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高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策
高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學(xué)校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!
(二)人事檔案管理的意義。
在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當(dāng)事人會遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會人才管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實(shí)狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國特色的社會主義社會服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。
(三)人事檔案社會價值。
高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會組織或機(jī)構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學(xué)校、社會組織、社會機(jī)構(gòu)及全社會服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴(yán)重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務(wù)社會的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求，也是對高等學(xué)校人事檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟(jì)化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內(nèi)部人事部門進(jìn)行嚴(yán)密的管理。當(dāng)今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，不進(jìn)行與時代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進(jìn)，從而嚴(yán)重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務(wù)。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟(jì)化、科技化、市場化社會的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會利用價值。
(一)加強(qiáng)對高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。
高等學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經(jīng)濟(jì)價值對高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實(shí)性作用、歷史性作用及全貌性作用。
(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。
傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認(rèn)識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認(rèn)識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認(rèn)可等方面的重要作用。
在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻(xiàn)，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國際化社會的重要貢獻(xiàn)。 創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學(xué)校當(dāng)前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。高等學(xué)校人才的社會流動，推動高等學(xué)校之間的競爭、發(fā)展及進(jìn)步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動，促進(jìn)校內(nèi)各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。
(三)改進(jìn)傳統(tǒng)觀念，充實(shí)更新檔案內(nèi)容。
傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學(xué)校卻恰恰忽略了專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)的.業(yè)務(wù)檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對于專業(yè)技術(shù)人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。
高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻(xiàn)，來影響和提升學(xué)校的聲譽(yù)、地位、知名度等，給學(xué)校帶來價值和利益。因此一個高等學(xué)校的社會聲譽(yù)、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。
(四)加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。
人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準(zhǔn)確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實(shí)、高效、便捷的人才信息服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實(shí)這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時，還要注意保存好紙制人事檔案，因為數(shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開的人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務(wù)，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費(fèi)和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進(jìn)行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費(fèi)，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻(xiàn)。
(五)促進(jìn)人事檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實(shí)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費(fèi)和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務(wù)。
所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容(工作總結(jié)、表彰獎勵、工資收入、職務(wù)變動等)，還應(yīng)該給專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專業(yè)水平等項內(nèi)容。即對于高等學(xué)校的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：
一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。
二是能反映出貢獻(xiàn)度大小及工資收入。
三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來聲譽(yù)、地位及知名度的專業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。
高等學(xué)校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理也是人事檔案管理制度改革的一項重要內(nèi)容，人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。
導(dǎo)語：隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)競爭日趨激烈，而企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強(qiáng)的競爭力，這使更多的企業(yè)單位越來越重視人力資源管理工作。
一、人事檔案的概念及特點(diǎn)
人事檔案是人事管理活動中形成的，關(guān)于個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處分等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實(shí)反映，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。員工出國出境、計算工齡、工作流動、晉升職務(wù)、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等都需要使用個人檔案。其主要特點(diǎn)有：
1.全面性
人事檔案收存員工的履歷、考核材料、入黨入團(tuán)、獎勵、處分、任免、工資、職稱評審、繼續(xù)教育等各方面的文件材料。它是員工個人信息的儲存庫，全面反映了員工全貌。
2.現(xiàn)實(shí)性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事部門正確使用人才、合理解決職務(wù)晉升、職稱評定、工資變動等一系列問題的重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
3.真實(shí)性
這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和有用參考。
4.動態(tài)性
人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時間差”，并要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補(bǔ)充新材料。
5.流動性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。在工作中必須堅持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一定時間內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
6.機(jī)密性
人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個人也不能查閱自己的人事檔案。
二、人事檔案的重要性
1.為企業(yè)提供員工真實(shí)可靠的信息
企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在各個崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個員工的一些最真實(shí)最全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過查閱員工檔案，能了解到每個員工的歷史和工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價值的參考信息，最大程度上避免信息不對稱引起的人事管理的無效或低效。
2.為企業(yè)提供重要的決策依據(jù)
人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。如專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升和聘用、選派技術(shù)人才掛職鍛煉、任期考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎懲，決定著企業(yè)對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而員工考核、考察需要有大量的檔案記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。
3.可以優(yōu)化人力資源的合理配置
人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑?，F(xiàn)代化的人事檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源在一定范圍內(nèi)得到最佳的配置。
三、目前人事檔案管理工作中存在的問題
1.思想上不夠重視
由于人事檔案管理工作是一項內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，平時工作不引人注目、默默無聞，許多一線員工甚至不清楚人事檔案管理工作是怎么回事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人事檔案概念淡化，思想上重視不夠。一是因為客觀上人才流動越來越頻繁，人事檔案中反映一個人的工作能力、工作業(yè)績、培訓(xùn)方面的材料很少，對企業(yè)選才、識才用處不大。
二是因為人事檔案中個人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、假學(xué)歷層出不窮，而失真的信息導(dǎo)致人事部門無法正確評估職工。因此領(lǐng)導(dǎo)在招聘、錄用人員時不注重調(diào)檔、查閱檔案，久而久之也忽視了企業(yè)內(nèi)部的人事檔案管理工作，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的`事務(wù)性工作，不是單位的主要業(yè)務(wù)，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行。領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視也直接影響到人事檔案管理人員思想上重視不夠，平時的管理工作也是敷衍了事，只要力求不出差錯即可。
2.硬件設(shè)施不到位
缺乏專門的人事檔案室，部分企業(yè)人事檔案和文書檔案、技術(shù)檔案一起存放，甚至混淆存放，部分企業(yè)直接把人事檔案存放在行政、人事辦公室，安全、保密措施不到位。檔案柜、檔案盒以及各種人事檔案管理設(shè)備陳舊，很難滿足人事管理日常工作要求。
3.管理人員不專業(yè)
很多企業(yè)并未設(shè)置專門的人事檔案管理人員，而是由辦公室或人事部門工作人員兼任。他們往往缺乏專業(yè)知識，業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。又因為大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，對檔案材料的收集力度不夠，人事檔案的全面性、動態(tài)性難以保障，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作。
4.管理手段落后
傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動性的加強(qiáng)，往往出現(xiàn)人、檔不在同一個城市的現(xiàn)象。人力資源管理部門要想查閱一個人的檔案，就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，造成大量時間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。 四、人事檔案管理改革的措施
1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，真正把人事檔案工作作為人事部門的一項重要基礎(chǔ)性工作來抓。支持人事部門對人事檔案工作的投入和創(chuàng)新。建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進(jìn)行量化與考核，出臺相應(yīng)的獎懲制度，激發(fā)人事檔案工作人員工作積極性和創(chuàng)造性。促進(jìn)人事檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化邁進(jìn)。
加大投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案基礎(chǔ)工作。確保人事檔案工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，特別是對人事檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障，按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。
2.完善人事檔案管理規(guī)章制度
建立健全檔案工作目標(biāo)管理考核制度和責(zé)任追究制度，規(guī)范人事檔案管理流程，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準(zhǔn)確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規(guī)范有序。
對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料，確保歸檔材料規(guī)范、完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通，采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式，及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。
對于員工入職的基本信息以及工作經(jīng)驗的真實(shí)性，人事部門一定要進(jìn)行核對?？梢圆捎秒娫捲L問的方式，也可以查詢相關(guān)的社保記錄或者離職手續(xù)等等。對于在職員工的檔案資料，管理人員一定要及時記錄歸檔保存，并定期進(jìn)行核對，對于不真實(shí)的，可以通過詢問本人或者周邊同事等方式盡可能補(bǔ)全。
3.提高人員素質(zhì)，配置專職人員，落實(shí)人員待遇
隨著時代的發(fā)展，社會的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人，而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識又會運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。因此要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專業(yè)人員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期參加業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，讓他們掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
4.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。一是實(shí)行現(xiàn)代化管理。充分利用計算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，逐步建立和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。二是實(shí)行開放式的管理。
一方面建立員工工作業(yè)績檔案，及時將員工的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點(diǎn)事件中的表現(xiàn)記錄在案。
另一方面建立干部專業(yè)技術(shù)能力檔案，重點(diǎn)收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映干部的情況，以提高決策效率，提高干部檔案的使用效率。
干部人事檔案工作只有與時俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計算機(jī)。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。
檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。
隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展,社會各項事業(yè)對檔案的依賴性越來越強(qiáng),檔案在社會各項事務(wù)中的作用也顯得越來越重要。下面是我為大家整理的檔案管理方面的論文，供大家參考。
檔案管理方面的論文 范文 一：人事檔案管理思考
摘要：近年來，隨著我國社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對人事檔案管理工作新的認(rèn)識，人事檔案管理的重要性也越來越被人們重視。在目前，人事檔案管理工作中還存在諸多不足，急需改進(jìn)。本文就人事檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析，并就這些問題提出了一些自己的看法。
關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;信息化
一、目前人事檔案管理中存在的問題與不足
1.對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足
近年來，隨著各項人事制度的不斷改善，很多單位對人事方面的工作越來越重視，但對人事檔案管理工作的認(rèn)識與投入力度卻還存在一定不足。有些單位對人事檔案管理工作只停留在表面，認(rèn)為人事檔案管理工作難以獲取利益，認(rèn)為檔案管理工作不如其他工作重要，往往忽視人事檔案管理工作的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)的這種不重視，導(dǎo)致對檔案管理工作投入不足，從而使其相關(guān)工作人員敷衍了事，致使人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)，不能更好地為單位人事隊伍服務(wù)。
2.檔案管理方式過于單一
目前，我國企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)部門的人事檔案管理方式較為單一，都采用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類進(jìn)行管理，而不能根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)及具體情況采取不同的管理模式，這種過于單一的管理模式，使人事檔案管理千篇一律，缺乏特色。
3.人事檔案管理 方法 比較滯后
目前，在人事檔案管理中，現(xiàn)代化管理方式運(yùn)用較少，其管理方法存在很大的滯后性，多數(shù)部門和企業(yè)仍采用傳統(tǒng)管理方法，工作比較繁瑣，且不易操作。當(dāng)前的人事檔案管理方法已不能很好地適應(yīng)社會發(fā)展的新要求，導(dǎo)致人事檔案的管理不能很好地對人才進(jìn)行全方面、深度的考核。
4.人事檔案管理人員的創(chuàng)新性不強(qiáng)
隨著社會與知識經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)都在不斷地進(jìn)行著創(chuàng)新與改革，以更好地適應(yīng)社會發(fā)展。而人事檔案管理工作也需要不斷地進(jìn)行創(chuàng)新與改革，從而使更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。然而，目前，多數(shù)單位的人事檔案管理人員相對較為守舊，缺乏足夠的創(chuàng)新性和主動性，仍重保管輕服務(wù)，處于被動低調(diào)的狀態(tài)，在一定程度上難以配合迅速發(fā)展的技術(shù)，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，嚴(yán)重阻礙檔案管理的創(chuàng)新與變革。
二、加強(qiáng)人事檔案管理的 措施 研究
1.加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識
在新形勢下，要想提高人事檔案管理的效率，就要加強(qiáng)對人事檔案管理的認(rèn)識，充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的積極性，從而更好地促進(jìn)人事檔案管理的發(fā)展。首先，要提高管理人員的對人事檔案管理的認(rèn)識與重視。在單位中，管理層人員要加強(qiáng)對人事檔案管理重要性的認(rèn)識，以積極的態(tài)度來面對人事檔案管理，投入較多的精力來關(guān)注人事檔案管理。其次，要加大對人事檔案管理的投入力度，加強(qiáng)對人事檔案管理工作人員的重視，提高工作人員待遇，從而不斷提升人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
2.加強(qiáng)對人事檔案材料的完善管理
要加強(qiáng)對人事檔案材料的完善，從而使人事檔案管理工作可以更好地與社會發(fā)展相適應(yīng)。對人事檔案材料的管理，要在檔案資料具有真實(shí)可靠的前提下，不斷提升人事檔案資料的科學(xué)價值。對人事檔案資料的管理，要從收集、整理、歸檔等各個方面來規(guī)范地完成，對所有人事檔案材料的收集要具有真實(shí)性、可靠性，進(jìn)而全面提高人事檔案管理質(zhì)量。
3.提高檔案管理信息化水平
由于人事檔案在一定程度上是人才信息資源庫，為了合理利用各種人力資源,從而更好地發(fā)揮其作用，企事業(yè)單位相關(guān)管理人員首先需要與時俱進(jìn)，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,從而提高工作效率，延長人事檔案的壽命。只有應(yīng)用高科技的檔案管理信息系統(tǒng)，將人事檔案和計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)無紙化檔案，使人事檔案的紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，提高相關(guān)人事部門閱覽檔案的便利性，提高管理效率。在人事檔案管理中，要加強(qiáng)計算機(jī)在人事檔案管理過程中的運(yùn)用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在各個行業(yè)中的運(yùn)用越來越普及，利用計算機(jī)自身的優(yōu)勢，可以加強(qiáng)人事檔案管理電子檔案的建立，從而加快電子信息化檔案建設(shè)管理的實(shí)現(xiàn)。
4.加強(qiáng)提升人事檔案管理人員的整體素質(zhì)
隨著科學(xué)技術(shù)與社會時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理的方式也發(fā)生了巨大變化。而對人事檔案管理人員來說，其不再是簡單的整理、查詢檔案，而應(yīng)成為既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又會運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式的綜合性人才。因此，我們要不斷地提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需求與社會需要，從而更好地推動人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。同時，任用人事檔案管理人員，要選拔責(zé)任心強(qiáng)、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T。人事檔案管理人員也要不斷通過各項技能的學(xué)習(xí)來完善自身的業(yè)務(wù)知識，同時，要加強(qiáng)人事檔案管理工作的服務(wù)意識。
三、結(jié)語
加強(qiáng)人事檔案管理的創(chuàng)新，可以更好地提升檔案在實(shí)際工作中的作用，而人事檔案管理工作又是一項政策性、專業(yè)性都比較強(qiáng)的工作，因此，我們要不斷加強(qiáng)對人事檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行分析，從而把人事檔案管理工作做得更好。
參考文獻(xiàn)：
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檔案管理方面的論文范文二：事業(yè)單位人事檔案管理水平提升建議
【摘要】提升事業(yè)單位人事檔案管理水平是目前人事單位管理部門很重要的工作,目前人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題:人事檔案管理資料不齊全;人事檔案管理資料不及時更新;人事檔案管理人員不專業(yè)等等。面對這些問題，本文會提出一些提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議。
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;提升工作水平;建議
事業(yè)單位相關(guān)部門繁多，人員資料復(fù)雜，這對人事檔案的管理增加了難度。檔案用來詳細(xì)記述相關(guān)人員的基本信息、社會經(jīng)歷、品德表現(xiàn)等資料。很多相關(guān)部門會根據(jù)人事檔案作為選拔、培養(yǎng)、使用人員的依據(jù)。
一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也在進(jìn)步一部完善。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，我們必須先發(fā)現(xiàn)目前事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題，然后想出對策對癥下藥。
1、基礎(chǔ)設(shè)施不完善
現(xiàn)在人事檔案由兩種形式存在，一種是一直以來很傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事資料，另一種是隨著多媒體出現(xiàn)的電子檔案。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨(dú)立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；?、通用化的管理軟件起不到很好的作用。為了完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施也是不齊全的，如計算機(jī)、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器不夠，造成人事檔案信息化滯后，限制了事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
2、管理標(biāo)準(zhǔn)忽視對教師的管理
沒有規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的重要問題所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點(diǎn)出發(fā)進(jìn)行管理，跟 其它 部門都是互不干涉，每一個部門的管理標(biāo)準(zhǔn)都是不一樣的，因此，就無法形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，也就不可能實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
3、人事檔案利用水平較低
人事檔案的管理工作主要是為人事部門人事工作提供相關(guān)的材料，這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。在之前的檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案本來就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，但是現(xiàn)在的問題是人事檔案利用率低下，使人事檔案成為一個擺設(shè)，人事檔案服務(wù)使用意識差，認(rèn)識不到其重要性。
4、管理的方式相對落后
現(xiàn)代社會已經(jīng)全面進(jìn)入到一個信息化快速發(fā)展的時代，檔案管理的方式也是需要隨著社會發(fā)展而發(fā)展。目前很多的事業(yè)單位人事檔案管理錄用工作還是手工、半手工操作，雖然也利用計算機(jī)將紙質(zhì)版變成電子檔案，但是也只是保留人事人員的在基本信息，缺乏系統(tǒng)的管理與操作，對于提高人事檔案的管理水平和工作效率并未有真正的提高。而且現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能很好適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化的要求。
二、事業(yè)單位人事檔案管理改進(jìn)的對策
隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理制度也需要進(jìn)行改革。人事檔案管理都是對人事檔案進(jìn)行校對、整理、歸納等比較枯燥、煩瑣的工作，都需要工作人員的細(xì)心和耐心。這些工作能夠?qū)τ萌藛挝坏氖褂闷鸬椒e極作用，推動人力資源工作的進(jìn)程。但是，多年來，目前的人事檔案管理的制度中存在很多的問題和瑕疵，為了能夠讓事業(yè)單位人事檔案管理制度更加符合社會的需求，提出以下對策。
1、建立健全人事檔案信息化的管理機(jī)制
1.1完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施
基礎(chǔ)設(shè)備完善是做好人事檔案管理工作的前提，根據(jù)工作的實(shí)際情況處理好人事檔案管理工作的信息化需要，建立健全人事檔案管理信息化工作制度與機(jī)制。人事檔案管理中電子檔案必須能夠使各級地方部門都能夠?qū)崿F(xiàn)共享。每個地方的部門對人事檔案信息化的需求是不一樣的，它們都是相對獨(dú)立的，每個地方部門都是各自為政，彼此是不相互干涉的。各個部門使用的軟件不能相互聯(lián)系和交流，使得規(guī)?；?、通用化的管理軟件起不到很好的作用。因此，為了解決這個問題，應(yīng)當(dāng)完善相應(yīng)的電子錄用檔案的基本配備設(shè)施，使基本設(shè)施配備齊全，如計算機(jī)、掃描儀、以及網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備等，基礎(chǔ)儀器充足，就不會造成人事檔案信息化滯后，限制事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展。
1.2標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理機(jī)制
規(guī)范化、統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)是目前事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。如果做一件事情是沒有標(biāo)準(zhǔn)來作為目標(biāo)和依據(jù)，那么事業(yè)單位人事檔案管理的工作就可能質(zhì)量得不到保證，而且做事效率也得不到提高。處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實(shí)際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。在目前的人事檔案管理工作中，各個部門都是根據(jù)部門自身問題和特點(diǎn)出發(fā)進(jìn)行管理，跟其它部門都是也要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臏贤ê徒涣?，形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享。
2、重視人事檔案利用
在目前的人事檔案管理中，檔案管理中檔案的內(nèi)容資料是比較安全和保密的。因此，面對這種檔案不輕易被調(diào)處理使用得情況下，人事檔案管理的工作人員對于人事檔案就不太重視，忽視其根本的重要性。人事檔案就是為各級部門服務(wù)的，它可以保存很多重要信息，是我們查閱相關(guān)資料的重要來源，所以我們提高人事檔案的利用率，使人事檔案成為一個真正為人民服務(wù)的工具，人事檔案服務(wù)使用意識要提高，認(rèn)識到其重要性。管理者可以放寬檔案中某些不重要信息，以便為需要的人員提供方便。人事檔案中人員的基本履歷、職稱、工資等都是可以開放的，加大對人事檔案的開放程度，提高人事檔案的利用效率，這都可以使人事檔案發(fā)揮自己的作用，也有利于提高管理人員對人事檔案的保管和重視的思想意識，從而發(fā)揮人事檔案的最大價值。
3、加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性
檔案管理的一個重要關(guān)鍵是確保事檔案的保密性和安全性。因此，加強(qiáng)人事檔案管理的安全性是很有必要的，建立人事檔案信息化管理的制度法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善信息安全的保障體系。建立人事檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，規(guī)范借閱機(jī)制，保證檔案信息的存儲安全與使用安全。其次，從人員上保證安全。加強(qiáng)人事檔案信息化管理工作人員的安全性 教育 和安全技術(shù)培訓(xùn)，增強(qiáng)信息保密安全意識及安全使用技能。最后，存儲上保證安全。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案要在物理上分開存儲，數(shù)字檔案的存儲和檔案的使用也盡量在物理上分開。
4、建立人事檔案管理信息化的人才機(jī)制
任何事業(yè)的發(fā)展都必須需要人才，只有人才才能推動社會、企業(yè)的發(fā)展。如果不重視人事檔案管理的工作，很難充分、有效地管理和開發(fā)人力資源。因此，為了建立良好的檔案管理人才機(jī)制，必須從上而下的對檔案人事部門的各級工作人員進(jìn)行思想上教育，改變他們對檔案管理不重視的思想。首先，需要各級員工都充分認(rèn)識人事檔案工作的特點(diǎn)、地位、作用，支持和重視人事檔案工作。事業(yè)單位不但要建立健全 規(guī)章制度 ，配備專業(yè)的人員設(shè)備，而且要把人事檔案管理作為重要的基礎(chǔ)性工作。同時，針對檔案管理人員隊伍新人多、兼職多的現(xiàn)狀，力求實(shí)用，找準(zhǔn)開展工作的切入點(diǎn)，使人事檔案管理工作效率得到提高，完善人事檔案管理的步驟。
5、完善管理機(jī)制，靈活處理人事檔案
處理每一件事情都需要對策下藥，找出問題才能解決問題。面對事業(yè)單位檔案管理的問題，要結(jié)合目前實(shí)際的問題進(jìn)行有目的、有計劃、有效率地處理各種人事檔案管理問題，要靈活應(yīng)對人事檔案管理的各種問題，因此，建立健全的人事單位檔案管理制度是很有必要的。事業(yè)單位的管理者和人力資源部門必須管好、用好檔案材料，不要讓檔案成為擺設(shè)，要利用好人事檔案，發(fā)揮人事檔案在識人用人中的基礎(chǔ)作用，善于利用檔案材料推進(jìn)事業(yè)單位人力資源的開發(fā)和利用。靈活的處理人事檔案，對人事檔案的內(nèi)容也可以靈活的進(jìn)行開放和查閱。
三、結(jié)論
人事檔案管理是事業(yè)單位挑選人才的重要依據(jù)。制度改革必須順應(yīng)時代潮流，堅持科學(xué)發(fā)展觀，提升人事檔案管理的工作效率，明白人事檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義和作用，在工作中努力解決問題、提高工作效率，為事業(yè)單位的快速發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
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可以。人才碼申領(lǐng)可以換單位。添加申報信息時將工作單位修改為機(jī)構(gòu)改革后的新單位即可，人才一碼走天下，享受交通出行、旅游健身等多項福利人才碼可以在網(wǎng)上一鍵生成人才補(bǔ)貼清單，申領(lǐng)房票生活補(bǔ)貼等N項人才補(bǔ)貼。進(jìn)入人才碼頁面，此時頁面顯示“未認(rèn)定”，如您是大學(xué)生，請點(diǎn)擊“大學(xué)生及職稱、技師類人才認(rèn)定”，如您符合紹興市高層次人才認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，請點(diǎn)擊“高層次人才”進(jìn)行人才認(rèn)定。
大學(xué)生申領(lǐng)人才碼，若系統(tǒng)后臺已獲取到所需信息，則即刻賦碼。高層次人才申領(lǐng)人才碼，提交申請后由人才辦進(jìn)行人工審核，具體時間以審核通過時間為準(zhǔn)。大學(xué)生申領(lǐng)人才碼，若系統(tǒng)后臺已獲取到所需信息，則即刻賦碼。高層次人才申領(lǐng)人才碼，提交申請后由人才辦進(jìn)行人工審核，具體時間以審核通過時間為準(zhǔn)。、在全國范圍內(nèi)來講，當(dāng)前的人事檔案信息化建設(shè)的整體進(jìn)度緩慢，檔案局的人事檔案信息化管理系統(tǒng)還處于初步的建設(shè)階段。在當(dāng)前我國的事業(yè)單位當(dāng)中對于人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)注力度有待加強(qiáng)，關(guān)注力度的不夠就決定了人事檔案信息化建設(shè)的緩慢，檔案內(nèi)容的不及時更新維護(hù)也是當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中所面臨的主要問題。這些問題在很大程度上阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，影響了人事檔案在全國范圍內(nèi)的資源共享工作的開展進(jìn)程。
法律依據(jù)
《人才市場管理規(guī)定》
第三條
人才市場活動應(yīng)當(dāng)遵守國家的法律、法規(guī)及政策規(guī)定，堅持公開、平等、競爭、擇優(yōu)的原則，實(shí)行單位自主用人，個人自主擇業(yè)。
第四條
縣級以上政府人事行政部門是人才市場的綜合管理部門，縣級以上工商行政管理部門在職責(zé)范圍內(nèi)依法監(jiān)督管理人才市場。
第二十二條
人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)舉辦人才交流會的，應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的組織實(shí)施辦法、應(yīng)急預(yù)案和安全保衛(wèi)工作方案，并對參加人才交流會的招聘單位的主體資格真實(shí)性和招用人員簡章真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，對招聘中的各項活動進(jìn)行管理。
第二十三條
用人單位可以通過委托人才中介服務(wù)機(jī)構(gòu)、參加人才交流會、在公共媒體和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布信息以及其他合法方式招聘人才。
第二十四條 用人單位公開招聘人才，應(yīng)當(dāng)出具有關(guān)部門批準(zhǔn)其設(shè)立的文件或營業(yè)執(zhí)照(副本)，并如實(shí)公布擬聘用人員的數(shù)量、崗位和條件。
用人單位在招聘人才時，不得以民族、宗教信仰為由拒絕聘用或者提高聘用標(biāo)準(zhǔn);除國家規(guī)定的不適合婦女工作的崗位外，不得以性別為由拒絕招聘婦女或提高對婦女的招聘條件。
第二十五條
用人單位招聘人才，不得以任何名義向應(yīng)聘者收取費(fèi)用，不得有欺詐行為或采取其他方式謀取非法利益。
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