檔案保管制度是指檔案整理規(guī)范服務(wù)公司在檔案保管過(guò)程中，要求相關(guān)人員共同遵守的、按照一定要求工作的行動(dòng)準(zhǔn)則。制度的根本目的在于確保檔案保管工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和高效開(kāi)展，科學(xué)的制度有利于防止與減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整和安全。

　　檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的、歷史的意義。

　　什么是檔案整理？

　　檔案管理也稱作檔案管理工作，是直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。

　　檔案整理工作的分類(lèi)

　　檔案整理工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用工作。

　　隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，也對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。

　　檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。

　　其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

　　檔案管理人員的主要工作有哪些？

　　1、負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索工作編制等工作。

　　2、負(fù)責(zé)庫(kù)房檔案的收進(jìn)和移出工作，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，準(zhǔn)確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。

　　3、庫(kù)房?jī)?nèi)部整理，檔案裝具和案卷排放整齊、科學(xué)有序。保證庫(kù)內(nèi)無(wú)灰塵，整潔美觀。

　　4、檢查檔案安全保管情況，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有害因素時(shí)，要及時(shí)上報(bào)采取措施。做到以防為主，防治結(jié)合，保證檔案的完整與安全。

　　5、明確檔案利用工作的目的，積極主動(dòng)地做好接待工作，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。

　　6、正確處理好利用和保密的關(guān)系，增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，嚴(yán)格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。

　　7、負(fù)責(zé)檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準(zhǔn)確、及時(shí)主動(dòng)。用后及時(shí)清退，按時(shí)入庫(kù)歸位。

　　8、應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)編目檢索、存貯及調(diào)用檔案；利用裱糊及復(fù)印技術(shù)，對(duì)紙張破損、字跡褪變、擴(kuò)散的現(xiàn)行檔案進(jìn)行搶救。

　　9、負(fù)責(zé)檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型事例，年終寫(xiě)出利用分析綜合報(bào)告，及實(shí)例選編。

　　機(jī)關(guān)檔案的整理

　　檔案整理工作，就是按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！兑?guī)定》明確了檔案整理的原則，并對(duì)具體整理流程提出了要求。

　　1.整理原則

　　《規(guī)定》提出了檔案整理的4項(xiàng)原則，即遵循文件材料的形成規(guī)律；保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用；逐步推進(jìn)卷件融合管理。其中兩項(xiàng)原則需要重點(diǎn)關(guān)注：一是要求整理工作遵循文件材料的形成規(guī)律，讓整理真正成為文件材料辦理的自然延續(xù)過(guò)程，這項(xiàng)原則不僅傳統(tǒng)載體檔案適用，對(duì)于各種電子形式檔案整理同樣具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。二是要求逐步推進(jìn)卷件融合管理，為今后檔案整理工作發(fā)展提出了路徑和方向。

　　2.基本流程

　　機(jī)關(guān)檔案整理工作主要指對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行的整理。實(shí)踐中，由于不同門(mén)類(lèi)檔案或者采用不同整理方法的同一門(mén)類(lèi)檔案整理時(shí)都有相應(yīng)的整理規(guī)則，導(dǎo)致整理要求繁復(fù)多樣，給整理工作帶來(lái)不少困擾。實(shí)際上，無(wú)論采取何種方法，檔案整理的基本流程都是一致的，都需要確定整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定整理單位之間的先后順序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類(lèi)、排列、編號(hào)與編目。

　　正是基于上述思路，《規(guī)定》對(duì)組件（卷）、分類(lèi)、編號(hào)與編目提出了具體要求：

　　組件（卷）?！兑?guī)定》提出“文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件（張）等為單位進(jìn)行整理?？萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”，建議不同門(mén)類(lèi)檔案確定適當(dāng)?shù)恼韱挝弧?/p>

　　對(duì)于具體的組件或組卷要求，《規(guī)定》沒(méi)有詳述，但概括起來(lái)一般分為2項(xiàng)內(nèi)容，一是件（卷）的構(gòu)成，即件（卷）由哪些部分構(gòu)成；二是件（卷）內(nèi)排序，即這些構(gòu)成部分之間如何排序。

　　分類(lèi)?！兑?guī)定》對(duì)于全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)提出了3項(xiàng)要求：一是在《規(guī)定》第二十三條門(mén)類(lèi)設(shè)置基礎(chǔ)上制定統(tǒng)一、穩(wěn)定的分類(lèi)方案。二是不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。三是機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi)，有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，從其規(guī)定。從具體整理工作角度來(lái)看，分類(lèi)指的是檔案歸類(lèi)，即將完成組件（卷）的檔案按照分類(lèi)方案，劃分、歸入相應(yīng)的層次和類(lèi)別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　編號(hào)。《規(guī)定》提出了檔號(hào)編制要求：一是檔號(hào)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)檔案來(lái)源、檔案門(mén)類(lèi)、整理分類(lèi)體系和排列順序等檔案基本屬性。二是不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

　　機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照要求制定本單位統(tǒng)一的編號(hào)方案，保證不同門(mén)類(lèi)、不同整理方法檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)類(lèi)似、位數(shù)相當(dāng)，并且檔號(hào)內(nèi)容體現(xiàn)全宗、門(mén)類(lèi)、保管期限等檔案基本屬性。

　　由此，建議以《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號(hào)結(jié)構(gòu)為基準(zhǔn)，調(diào)整門(mén)類(lèi)屬性，確定以件（張）等為單位整理的檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)；同時(shí)，對(duì)以卷為單位整理的檔案檔號(hào)進(jìn)行擴(kuò)展，增加年度、保管期限項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)卷、件檔號(hào)結(jié)構(gòu)的協(xié)調(diào)呼應(yīng)，滿足《規(guī)定》檔號(hào)編制要求。

　　編目。對(duì)于目錄編制，《規(guī)定》將其納入檢索工具予以統(tǒng)一規(guī)定，要求目錄應(yīng)當(dāng)滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要，并且應(yīng)當(dāng)與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集等工作和要求協(xié)調(diào)對(duì)應(yīng)。在此基礎(chǔ)上，《規(guī)定》在“信息化建設(shè)”一章中提出了室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要求。

　　因此，準(zhǔn)確理解編目工作，一是應(yīng)當(dāng)將目錄編制與檔案著錄、元數(shù)據(jù)收集工作聯(lián)系起來(lái)，二是要將目錄編制與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、數(shù)字化元數(shù)據(jù)和電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)元數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)聯(lián)系起來(lái)。