加快人事檔案信息化建設(shè)

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術(shù)加工，嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強的工作責(zé)任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責(zé)，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學(xué)校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!

(二)人事檔案管理的意義。

在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當事人會遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個單位限制的單位人，個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會人才管理機構(gòu)的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個社會也能了解和掌握人才的真實狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國特色的社會主義社會服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

(三)人事檔案社會價值。

高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會組織或機構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個高等學(xué)校、社會組織、社會機構(gòu)及全社會服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴重制約了人事檔案的使用價值和利用率。同時也制約了人才的使用、流動及服務(wù)社會的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟的要求，也是對高等學(xué)校人事檔案管理模式進行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個單位內(nèi)部人事部門進行嚴密的管理。當今是改革開放的時代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進行管理，不進行與時代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需求，就不能與時俱進，從而嚴重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務(wù)。同時也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟化、科技化、市場化社會的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會利用價值。

(一)加強對高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。

高等學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進程的不斷推進，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時代對高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價值與經(jīng)濟價值對高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實性作用、歷史性作用及全貌性作用。

(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。

傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價值卻一直認識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國際化社會的重要貢獻。 創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學(xué)校當前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。高等學(xué)校人才的社會流動，推動高等學(xué)校之間的競爭、發(fā)展及進步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動，促進校內(nèi)各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。

(三)改進傳統(tǒng)觀念，充實更新檔案內(nèi)容。

傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱評定、表彰獎懲等，但是，作為一個高等學(xué)校卻恰恰忽略了專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)的.業(yè)務(wù)檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對于專業(yè)技術(shù)人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。

高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻，來影響和提升學(xué)校的聲譽、地位、知名度等，給學(xué)校帶來價值和利益。因此一個高等學(xué)校的社會聲譽、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。

(四)加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準確、及時地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實、高效、便捷的人才信息服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時，還要注意保存好紙制人事檔案，因為數(shù)字化檔案的原始性和真實性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜。可向外公開的人事檔案，進行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務(wù)，省時省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻。

(五)促進人事檔案管理制度的標準化進程。

人事檔案管理的標準化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標準進行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實行人事檔案管理的標準化，既可以省時省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時省力的便捷服務(wù)。

所謂標準化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標準，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容(工作總結(jié)、表彰獎勵、工資收入、職務(wù)變動等)，還應(yīng)該給專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專業(yè)水平等項內(nèi)容。即對于高等學(xué)校的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：

一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

二是能反映出貢獻度大小及工資收入。

三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來聲譽、地位及知名度的專業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學(xué)校人事檔案的標準化管理也是人事檔案管理制度改革的一項重要內(nèi)容，人事檔案的標準化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。

如何提高基層單位人事檔案管理水平

如何提高基層單位人事檔案管理水平
建立完善的檔案管理體制
對于檔案管理工作來說，它主要是建立在運行機制的基礎(chǔ)之上的。從管理方面來剖析，進行檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)我國相關(guān)的法律法規(guī)的規(guī)定進行，重視管理的宏觀把握，加強檔案管理的科學(xué)化管理，從而有效的提高工作效率。在此過程中，應(yīng)該加強各個部門積極配合，將檔案管理工作認真落實下去，同時，還要對檔案管理工作進行探究，構(gòu)建健全的管理機制，重視采用工作的責(zé)任制，將責(zé)任落實到每一個人頭上，認真落實專人專崗制度，從而構(gòu)建一個健全合理的審核制度。通過這樣進行檔案管理工作能夠有效的調(diào)動工作人員的工作積極性，鼓舞工作人員的工作士氣，從而使檔案管理工作變得更加標準化和規(guī)范化，避免工作中出現(xiàn)玩忽職守的現(xiàn)象。除此之外，一些上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作的重要性，加大對各個部門檔案管理工作的管理和監(jiān)督力度，提高工作審核的質(zhì)量，從而使檔案管理工作順利的進行，構(gòu)建一個科學(xué)化的管理機制。
加快檔案管理信息化建設(shè)
所謂的信息化檔案管理，就是利用比較現(xiàn)代化的信息技術(shù)將一些檔案管理資料和信息進行統(tǒng)一化的管理、歸類、處理和保存，是國家檔案管理總局進行統(tǒng)一制定和規(guī)劃的一種形式，通過檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，從而為社會提供更加便捷和優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，從而實現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。在檔案管理過程中，通過信息化的管理不僅能夠有效的提高工作效率，還能夠有效的落實科學(xué)化的管理工作，使檔案管理工作跟上時代的步伐，實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理進程以滿足現(xiàn)代化社會飛速發(fā)展的需要。同時，單位應(yīng)該加大對檔案管理工作的投資，不斷增添新的硬件設(shè)施，從而擁有現(xiàn)代化多樣化的檔案載體。除此之外，在管理過程中應(yīng)該構(gòu)建一個完善的管理機制，構(gòu)建一個信息關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)一個專門的檔案管理室，逐漸建立電子檔案，并利用現(xiàn)代化的電子通訊技術(shù)進行信息之間的交流和傳遞，從而在構(gòu)建檔案管理工作中進行科學(xué)化、自動化的管理。
促進檔案管理標準化建設(shè)
在檔案管理過程中，為了實現(xiàn)科學(xué)的檔案管理工作，就應(yīng)該將檔案管理資料進行標準化的管理，改善檔案管理和保存的環(huán)境和條件，加強檔案管理設(shè)施的保養(yǎng)和維修。在此過程中，單位應(yīng)該建立一個專門的檔案保存室，并招聘專門的保管工作人員將這些檔案資料進行妥善的保管，從而有效的提高管理的工作效率。所以，在檔案管理中應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，改變過去陳舊的管理思想觀念，不斷提升檔案的監(jiān)督力度，同時，在監(jiān)督過程中應(yīng)該在第一時間將檔案的開發(fā)與管理工作進行有針對性的審核，在保證正確進行檔案管理工作的同時努力做到最好。除此之外，檔案管理部門還應(yīng)該相應(yīng)的構(gòu)建一個健全的檔案評估機制，積極引用比較先進的檔案管理硬件設(shè)施，采用現(xiàn)代化的管理模式，從而實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，保證今后檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作事實上屬于一種持續(xù)性非常強的一項工作，這就要求管理工作人員具備較強的專業(yè)素質(zhì)。隨著社會的飛速發(fā)展，人才市場對人才的要求也越來越高，各個檔案管理單位要求人才不僅要具備一般的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該使上崗人員具備現(xiàn)代化的管理能力，從而為現(xiàn)代化的科學(xué)化檔案管理奠定基礎(chǔ)。在進行科學(xué)化的檔案管理的時候，就應(yīng)該要求工作人員具備較強的工作能力和較高的素質(zhì)，具備現(xiàn)代化的管理思想，這對于檔案管理工作的未來發(fā)展意義深遠。