加快檔案信息化建設的措施

如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設
企業(yè)在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，是促進企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業(yè)的發(fā)展特點，積極創(chuàng)新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業(yè)檔案管理效率。
1 企業(yè)檔案管理工作現狀
企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規(guī)章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業(yè)對文書管理工作不夠重視，就會導致企業(yè)內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費。
2 實現企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化方法
2.1 轉變觀念，不斷學習
在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業(yè)知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內容，也是企業(yè)內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業(yè)發(fā)展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業(yè)在市場經濟的發(fā)展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強專業(yè)知識和專業(yè)技能的學習，促進企業(yè)檔案資料管理水平的提高。
2.2 一體化管理模式
在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區(qū)分處理，例如對于不適應企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業(yè)生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率。
2.3 完善制度規(guī)范
企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化管理離不開具體規(guī)章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規(guī)定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區(qū)分管理和專項管理，提高檔案管理質量。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進行制度化規(guī)范，有利于進一步促進檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。
2.4 加強基礎設施
企業(yè)檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業(yè)需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業(yè)對檔案管理人員的專業(yè)知識培訓和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術；硬件設施方面，企業(yè)需要對檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進行升級和更新，提高管理專業(yè)化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業(yè)內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強化內部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業(yè)檔案管理標準化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學化檔案管理機制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

如何進行檔案信息化管理

導語：在現代化社會發(fā)展中，檔案管理工作具有多樣性、便捷性、廣泛性以及服務性特點，人們對于檔案管理工作提出了越來越高的要求，不管是檔案保存方面還是管理理念的選擇方面，都發(fā)生了質方面的飛躍，隨著社會的發(fā)展以及經濟水平的提高，信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

一、配備統(tǒng)一的管理設備實現計算機在檔案部門的全覆蓋。

要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。

創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;

二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理標準化包括：

檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現傳統(tǒng)檔案管理模式向現代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

一、 轉變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的`檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發(fā)展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現代技術促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務;它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要;其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計;再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理;相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法;儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質，實現檔案管理科學化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構。

因此，建立一支具有現代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：

首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。

再次，從檔案管理現代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學習、學習、再學習，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群和梯隊型人才結構。

如何推進干部人事檔案信息化建設

干部人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質量，才能更高效地為人事干部工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關鍵
1.主動收集。目前，有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄，材料產生后把材料據為己有，不及時移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產生的信息，應主動深入材料形成部門收集歸檔，不能被動等待，避免材料形成時間過長未及時收集或經辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網絡聯系圖，重點收集。管檔人員建立部門人員網絡聯系圖，各部門設立一名聯絡員，再根據干部人事檔案分類法的十項分類，擬出十類重點收集的材料。如：三類考核材料，四類學籍材料、職稱評聘材料、培訓材料，五類政審材料，六類加入黨團組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時與聯絡員聯系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經常收集。檔案管理人員要經常關注個人基本信息，隨時掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學歷深造、參加各類培訓所掌握的技能、出國等相關信息，廣泛收集材料。對新進入單位人員，要認真審查檔案材料，發(fā)現缺漏的材料，要及時與相關人員或單位取得聯系，盡快把所缺材料補齊入檔，避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現未蓋章或簽字的，應及時與歸檔單位或個人取得聯系，盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù)，導致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉送或按有關規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對，以確保檔案的真實性。
2.技術加工，分類準確，編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右，避免裁到內容，如內容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標準對檔案材料進行技術加工，嚴把技術質量關，通過整理，使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準確做好目錄，錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進行集中整理，而對于年中不定期產生的材料，可采取隨時產生隨時整理的方式，及時裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風正派、腳踏實地、責任心強，用科學發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學習人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術，這就要求檔案人員要有一定的學習能力，才能準確領會、掌握和運用相關知識及理論指導。檔案人員要經常與檔案材料形成部門聯系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調與溝通能力，并且具有極強的工作責任意識，把當前檔案工作局面變被動為主動，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力，掌握現代化管理技術并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德，嚴于律己，認真負責，堅持原則，做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結合本單位實際情況積極探索出適合現代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務。

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策
企業(yè)檔案信息化管理是一項涉及多方面的復雜工程，為此，我們需要采取相應措施加強企業(yè)檔案信息化管理工作。對于實際工程中存在的問題，我們要在認真分析的基礎上，應用相應的對策措施做好應對，以促進檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對檔案信息化建設重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領導的重視、資金的支持、專業(yè)的技術人才和健全的管理機制。許多企業(yè)將資金投入到設備改造、工程建設中，但檔案信息化建設卻嚴重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國檔案信息化建設始于20世紀80年代末，目前，紙質檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經不適用于當前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護不夠嚴密
網絡的易受侵襲給檔案信息的安全帶來了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設的同時，搞好檔案信息網絡系統(tǒng)的安全已成為一項重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內容是計算機技術的應用，信息化的主要表現就是利用計算機來對檔案信息資源進行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內容可以概括以下幾個方面。
2.1 實現檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是整個檔案信息化管理的基礎，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎之上。傳統(tǒng)介質檔案的檔案管理由以往紙質檔案管理為主向數字化檔案管理為主轉變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數字化進程為基礎，以電子文件的歸檔和管理為重點，加強檔案信息資源建設，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉化為數字形式，以便通過計算機直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。
2.2 實現檔案信息利用的網絡化
檔案信息利用由以往面對面服務為主轉變?yōu)橐跃W絡服務為主，借閱者通過網絡提交借閱申請，檔案管理員通過網絡審核并借出。整個借閱過程，借閱者無需到檔案室聯系，這對部門之間相距較遠的企業(yè)來說是極為方便的。由于使用方便，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實現檢索的自動化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當檔案的數量較大時，使用效率仍然較低。計算機檢索速度快、效率高，可實現多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無法比擬的。另外，這種自動化檢索還可以通過網絡實現。
3 加強企業(yè)檔案信息化管理的對策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應具多種文件存儲格式，支持多種功能，并能實現紙質檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎上，才能對各部門的電子檔案進行收集和控制，也有利于各部門對保存檔案進行查閱。
3.2 加強對企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關人員的崗位工作計劃中，確保電子檔案的真實性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質直接影響著檔案信息化進程，檔案部門要開展技能培訓，努力培養(yǎng)一批復合型的人才。首先要加強理論知識與實踐相結合的培訓。檔案人員不僅要具備扎實的基本理論知識，還要不斷提高檔案信息化管理的實踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識體系側重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項改造工程的圖紙、竣工資料數量龐大而復雜，同時，還有會計、聲像實物等檔案，對檔案人員的要求就更高。因此，理論知識與實踐相結合的培訓方式已成為提高業(yè)務技能的一個重要手段。因此，企業(yè)要加強檔案人員信息化技術的培訓，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計算機數據錄入知識雖已普及，但是在運用網絡、管理軟件的使用操作以及數據庫知識的掌握程度上還有待加強，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運行的基礎和保證。
3.4 檔案信息網絡要有足夠的安全防護
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應使用僅供內部人員工作使用的封閉式網絡，建網時就應實行物理隔離，保證網絡的基本安全。同時，要建立檔案信息網絡的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網絡應安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并針對主機內核采取加固防護措施。實行級別控制，對用戶的訪問權限進行級別確認，按不同的級別進行不同檔案的信息查閱，防止未受權者違規(guī)操作。此外，要重視和加強員工的安全防護意識教育，嚴格遵守檔案信息網絡建設的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現代社會激烈的市場競爭中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內部活動的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內要求“信息資源共享”的趨勢下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標邁進，必須加強與企業(yè)各部門間的互聯合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢實現信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內容。
在新的歷史時代要求下，企業(yè)檔案部門在推進檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構建企業(yè)內一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實現信息資源共享的建設目標。這也正符合國家在信息化建設重要發(fā)展時期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國家主導；統(tǒng)一標準，聯合建設；互聯互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項全新的工作，又是一項需要運用多種學科知識、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程。為促進企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認識到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運行機制。在實施企業(yè)檔案信息化管理進程中，要科學決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進、加強協(xié)調，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務，切實落實企業(yè)檔案的信息化管理。

檔案信息化建設的基本對策

檔案信息化建設要做好，需要解決下列幾個問題：
1、要有電腦室建設，將電腦維護好；
2、要有專門的電腦操作人員；
3、要有一款好用、適用的檔案管理軟件，如果找不到對口的，就選萬能檔案，在百度上搜“萬能檔案”就可以下載到；
4、根據單位的檔案特點，建立相應的檔案管理模板，然后將檔案轉為電子文件保存到軟件里就可以了。