干部檔案信息化建設(shè)建議

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

如何加強(qiáng)檔案管理信息化

如何加強(qiáng)檔案管理信息化
（一）建立健全檔案規(guī)范體系
要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。
（二）提供技術(shù)支撐
信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進(jìn)行工作，要針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。
（三）對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新
我們需要更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進(jìn)行管理，并且能夠應(yīng)對(duì)各種問題和困難，達(dá)到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會(huì)熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對(duì)軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的水平。

如何加快組織工作信息化建設(shè)

（一）核心是對(duì)干部實(shí)行建庫(kù)管理
一是要建立健全干部管理權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)干部的信息庫(kù)。我市已經(jīng)建立起了包括干部的基本信息、簡(jiǎn)歷、職務(wù)級(jí)別、學(xué)歷、學(xué)位、工資變動(dòng)、獎(jiǎng)懲、配偶等10個(gè)信息集，檔案掃描件信息集正在采集，今年為省委采集市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聲像信息后，市委組織部可以借鑒省委組織部的做法逐步建立起四平市縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的聲像信息集。涉及到領(lǐng)導(dǎo)干部的這些信息集全部建立完成后，基本上可以滿足干部工作需要。各縣（市）區(qū)在建立領(lǐng)導(dǎo)干部信息庫(kù)時(shí)，考慮到工作量特別大，可以首先采集可以滿足一般需要的幾個(gè)主要信息集，相對(duì)次要的可以分批建立。
二是建立起所管干部檔案人員信息庫(kù)。我市各級(jí)組織部大多采取檔案的集中管理，四平、公主嶺、雙遼、梨樹所管檔案都超過10000卷，要建立這么龐大的人員信息庫(kù)，其難度可想而知。所以建立這個(gè)信息庫(kù)時(shí)，對(duì)干部個(gè)人采集的信息不宜太大，否則在日后信息維護(hù)方面很可能出現(xiàn)顧此失彼的問題。是建立起管理權(quán)限范圍內(nèi)的，還是干部檔案管理范圍內(nèi)的干部信息庫(kù)，各級(jí)組織部要量力而行，根據(jù)我部的實(shí)際，可以考慮建立四平市的公務(wù)員隊(duì)伍信息庫(kù)。
三是要建立起后備干部、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者隊(duì)伍、知識(shí)分子信息庫(kù)。這幾個(gè)庫(kù)同樣對(duì)于提高組織部工作檔次有直接益處，它的建立相對(duì)來說工作量要小得多，在建庫(kù)時(shí)可與所管干部檔案人員信息庫(kù)同時(shí)建立，這樣可以避免重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。
四是建立黨員庫(kù)。黨員庫(kù)的建立，有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)行建庫(kù)管理，這方面我市的基礎(chǔ)比較好。
五是建立單位、組織信息庫(kù)。這兩個(gè)庫(kù)是最容易建立的，在機(jī)構(gòu)改革后要重點(diǎn)對(duì)各種編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)信息進(jìn)行采集，這項(xiàng)工作主要是做好與各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)。
這些工作雖然工作量非常大，但只要規(guī)劃好，從目前各市各級(jí)組織部的人員特別是檔案管理人員看，大部分是可以在近兩三年內(nèi)完成。
（二）關(guān)鍵是要理順工作流程。這項(xiàng)工作涉及的部門很多，從市委組織部看，涉及到的就有干部調(diào)配、任免、工資審批、干部審查、出國(guó)審批、干部檔案、干部教育、發(fā)展黨員等環(huán)節(jié)。在建立起信息庫(kù)的前提下，由于信息的來源非常廣泛，信息的維護(hù)的工作量又很大，要做好信息的及時(shí)更新，就要求必須做好與人事、紀(jì)檢等形成歸檔材料的部門的協(xié)調(diào)工作。
（三）基礎(chǔ)是做好干部檔案日常辦公自動(dòng)化。所有要建立的信息庫(kù)，信息源基本上都來源于干部檔案，可以說干部檔案工作是整個(gè)信息化建設(shè)當(dāng)中最重要的工作，那么，如何實(shí)現(xiàn)干部檔案辦公自動(dòng)化？這里主要的工作是檔案材料的收集歸檔、干部檔案的提供利用這兩項(xiàng)日常工作，今年我部與金鷹聯(lián)合開發(fā)的《干部檔案多界面管理系統(tǒng)》，正是基于這種考慮編制的，這套軟件的功能可以滿足我市各級(jí)組織部及各機(jī)關(guān)單位干部檔案管理工作需要。所以，要做好這套軟件的推廣應(yīng)用工作，同時(shí)也要重視軟件的培訓(xùn)工作。
（四）前提是處理好保密與安全的關(guān)系。大量的涉密文電、檔案如何應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理？
怎樣通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞和有限共享？信息利用與安全保密之間的矛盾，是各單位都在設(shè)法解決的一個(gè)難題，也是提高機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化水平必須解決的關(guān)鍵問題。這就需要正確認(rèn)識(shí)保密與各方面業(yè)務(wù)工作的辨證關(guān)系，既不能不重視保密工作，認(rèn)為無密可保，或片面相信軟、硬件產(chǎn)品自身的安全機(jī)制，又不能教條地看待保密工作，只要是涉密信息就鎖好看牢，限制了信息的應(yīng)用，這些都不是正確對(duì)待保密工作的觀點(diǎn)。這就要求我們必須要建立起一整套的保密、系統(tǒng)安全、備份等制度。只有制度健全了，保密工作才能有章可循，有法可依，只有這樣才能適應(yīng)工作的需要。
（五）下一步是辦公自動(dòng)化。這方面我部的條件比較成熟，一是各科室都配備了電腦，二是使用電腦的水平可以完成正常的操作，三是部?jī)?nèi)已經(jīng)建成了局域網(wǎng)，四是辦公自動(dòng)化軟件有選擇的余地。做好我部的辦公自動(dòng)化，主要是要充分發(fā)揮局域網(wǎng)的作用，實(shí)現(xiàn)信息共享。

談當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
1.嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
7.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
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檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策

檔案信息化建設(shè)要做好，需要解決下列幾個(gè)問題：
1、要有電腦室建設(shè)，將電腦維護(hù)好；
2、要有專門的電腦操作人員；
3、要有一款好用、適用的檔案管理軟件，如果找不到對(duì)口的，就選萬(wàn)能檔案，在百度上搜“萬(wàn)能檔案”就可以下載到；
4、根據(jù)單位的檔案特點(diǎn)，建立相應(yīng)的檔案管理模板，然后將檔案轉(zhuǎn)為電子文件保存到軟件里就可以了。