電子檔案掃描規(guī)范

電子檔案掃描規(guī)范是一項有關如何掃描文件的標準，它的目的是確保掃描出的文件質(zhì)量達到最佳水平，以便能夠在后期處理中可靠地使用掃描出的文件。

1. 分辨率：掃描的分辨率應根據(jù)掃描的文件類型進行調(diào)整，一般來說，圖片需要較高的分辨率，文字文件則可以使用較低的分辨率。

2. 文件格式：掃描出的文件應以PDF格式保存，以便在后期處理中可以靈活使用。

3. 圖像質(zhì)量：掃描出的文件應盡可能保持文件原有的圖像質(zhì)量，以便在后期處理中能夠清晰的顯示文字和圖像。

4. 文件名：掃描出的文件應以有意義的文件名進行命名，以便在后期處理中可以快速找到所需文件。

5. 文件大小：掃描出的文件應盡量減小文件大小，以減少存儲空間的消耗，同時也可以加快文件的傳輸速度。

電子檔案怎么制作

電子檔案怎么制作

一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理電子檔案怎么制作相關內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

電子檔案制作步驟如下：

1、檔案整理：掃描前對檔案進行核實、案卷拆分，掃描后將檔案重新裝訂，恢復其原貌的整理工作。

2、著錄建庫：利用檔案目錄數(shù)據(jù)庫建庫軟件經(jīng)過數(shù)據(jù)準備工作后的符合標準的檔案目錄輸入計算機；（一般通過政務網(wǎng)錄入該單位檔案管理賬戶）

3、檔案掃描：根據(jù)檔案原件的不同特點，使用相應的掃描儀和掃描方式對檔案逬行掃描。

4、圖像處理：檢查所掃描的圖像是否清晰、完整，有無缺漏頁，影像方向是否正確等，并視需要對所掃描的圖像進行糾偏、去污等技術處理。

5、圖像存儲：存儲時按全宗、目錄、案卷分級建立文件夾存儲，其中的一份文件也需要單獨創(chuàng)建文件夾。并根據(jù)不同的掃描格式選擇適當數(shù)據(jù)存儲格式。

6、數(shù)據(jù)質(zhì)檢：對建成的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像的質(zhì)量分別進行質(zhì)量檢查和技術把關。

7、數(shù)據(jù)掛接：建立目錄數(shù)據(jù)庫和檔案圖像信息之間的一一對應關系。

8、數(shù)據(jù)驗收：對掃描的`圖像與相應數(shù)據(jù)信息掛接的準確性進行抽樣檢查并對合格數(shù)據(jù)提交甲方驗收。

9、數(shù)據(jù)備份：將掛接后的目錄數(shù)據(jù)庫和掃描的圖像信息及時地刻錄光盤或依據(jù)甲方要求的介質(zhì)和份數(shù)進行備份。

電子檔案系統(tǒng)應包括哪些功能

電子檔案系統(tǒng)應包括哪些功能

檔案管理系統(tǒng)主要功能：檔案流水化采集功能實現(xiàn)多人多客戶端對多本檔案同時進行掃描采集功能，并按操作角色進行分工及權限管理。以下我為大家整理了電子檔案系統(tǒng)的功能，希望對大家有所幫助！

1、檔案類型管理：

可自由定義檔案的管理類型及其架構，符合國家標準。

2、檔案屬性管理：

屬性分為系統(tǒng)標準屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據(jù)分類進行繼承，并且可以調(diào)整自由匹配列表顯示屬性，實現(xiàn)客戶對于不同類型檔案（如實物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。

3、檔案信息的采集：

提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。

4、歸檔編輯功能：

文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質(zhì)掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現(xiàn)從文件到檔案的全過程。

不同的用戶可根據(jù)被授予的權限，在不同的文件管理分類中分散進行整理工作，亦可利用歸檔編輯功能實施集中整理，甚至根據(jù)管理需要，采用混合模式對歸檔文件進行整理，大大地提高了檔案管理人員的工作效率和管理的靈活性。

5、權限管理：

針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。

6、編號管理：

檔案注冊可自動生成歸檔編號、統(tǒng)計文件數(shù)及頁數(shù)，完成檔案歸檔

7、檔案借閱申請：

當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內(nèi)容時，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。

8、檔案利用統(tǒng)計：

有權限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統(tǒng)計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統(tǒng)計文檔的使用熱度。

9、檔案檢索：

持按關鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。

10、過期檔案管理：

根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

電子檔案存儲管理制度

第一章 總 則

第一條 為了加強電子文件的存儲管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《電子文件存儲與管理規(guī)范》〔GB/T 18894-2002〕、《重慶市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》和有關法規(guī)、國家標準、行政規(guī)章，結合重慶市實際制訂本制度。

第二條 本制度參照重慶市電子檔案管理技術標準執(zhí)行。

第三條 本制度以維護電子檔案的真實性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條 基本術語解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個人在公務活動中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計算機進行操作、傳輸、存儲和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計算機技術形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價值，按照有關電子文件存儲管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲的電子文件。

第二章 電子檔案的存儲

第五條 電子文件具有對計算機系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識讀性、復制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對于不同信息類型的電子文件，由于其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據(jù)電子文件的特點分別采取措施保證其原始性、真實性、完整性：

（一）字處理文件

1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于其它類型的文檔，如果無法轉換為XML或TXT格式，則應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（二）圖像文件

1、TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對于無法轉換格式的圖片應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對于普通紙質(zhì)檔案來說光學分辨率不低于200dpi，對于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對于16mm膠片來說分辨率不低于200 dpi，對于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

2、存儲時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息應一并存儲。

（四）影像文件

1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、對于無法轉換格式的影像文件應按原格式存放并將有關的軟件、壓縮算法和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（五）聲音文件

1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、對于無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

2、多媒體文件依賴的計算機軟硬件信息及相關參數(shù)應一并存儲。

（七）數(shù)據(jù)庫文件

1、數(shù)據(jù)庫文件DBF格式可以作為電子文件直接存儲。

2、對于無法轉換格式的數(shù)據(jù)庫文件應按原格式存放并將有關的軟件和計算機系統(tǒng)信息一并存儲。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲時注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

3、超文本文件依賴的計算機軟硬件信息應一并存儲。

（九）計算機程序

1、計算機程序可以作為電子檔案直接存儲。

2、計算機程序依賴的軟、硬件平臺說明應一并存儲。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應對數(shù)據(jù)來源進行說明并一同存儲。

第六條 對電子檔案的說明性文檔一律用TXT文檔編寫。

第七條 在符合軟、硬件平臺條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

第八條 電子檔案中涉及的`口令、密匙、權限管理說明等應同電子檔案一并存儲。

第九條 保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準確、可靠的標識關系。

第十條 用掃描儀、視頻壓縮卡等設備獲得的電子檔案，如果采用非標準算法，則應將相關軟件一并存儲。

第十一條 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中設計的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子檔案一同存儲。

第十二條 電子檔案應該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（A），一套供查閱利用（B），一套異地保存（C）。對于加密的電子文件，則應在解密后再完成上述工作。

第十三條 在相同條件下，電子檔案的存儲載體的選擇應優(yōu)先考慮可靠性和先進性。本標準推薦的存儲載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長期保存載體。

第十四條 對于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應存放于指定的計算機服務器上，服務器必須采取磁盤鏡像、雙機容錯等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設備更新時必須制定嚴格的數(shù)據(jù)轉換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行。

第十五條 電子檔案的保管要求除應具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應符合下列條件：

1、存儲載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，作到防塵、防變形，避免陽光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離，遠離熱源。

第十六條 電子文件存儲時必須檢查病毒及其他危害計算機的隱患，對于不能清除隱患的電子文件不得存儲。

第十七條 存儲電子檔案的光盤應放入盒中存放，A、B兩套電子檔案應分開保管。

第十八條 電子檔案的有效性保證：

（一） 隨著計算機技術和設備的更新發(fā)展，存儲載體或電子檔案數(shù)據(jù)會出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲載體出現(xiàn)兼容性問題時應更換先進、可靠的存儲載體進行復制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時應對電子檔案進行升級轉換并進行復制。

3、復制后舊版存儲載體應至少保留四年。

（二）刻錄光盤時采用整盤刻錄（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻錄（multiseion recording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為： NERO BURNING6、WINONCD6以上版本。

（三）對磁性載體每2年、光盤每4年進行一次有效性、安全性檢查，對存儲載體的壽命、存儲載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

（四）存儲在磁帶上的電子檔案，每年應倒帶一次，五年轉存一次。

（五）檢查、拷貝、轉換等情況要做好登記。

怎樣建立電子檔案

問題一：如何建立電子檔案？詳細點的 是把紙質(zhì)文件掃描進電腦，然后弄成方便查詢的電子文檔或者檔案？
紙質(zhì)檔案變成電子檔案首先得掃描，用一個小軟件給檔案自動編號。然后簡單的做一下圖像處理。各或單位對歸檔，查詢應該有自己不同方法，所以沒有統(tǒng)一的軟件來實現(xiàn)，得定制軟件。有了這個軟件，必須還得要手工錄入和圖像的掛接，這樣既能查詢到關鍵的信息，還能根據(jù)信息看到掃描的圖像

問題二：如何整理建立電子檔案并歸類 可以買個檔案軟件，歸類方式可以參照檔案局對企事業(yè)單位的一些標準。

問題三：電子檔案是什么？怎么做??？ 電子文件檔案數(shù)據(jù)中心主要用于存儲黨政機關、相關企事業(yè)單位實施辦公自動化系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的有保存價值的電子文件信息。這些信息通過電子文件檔案數(shù)據(jù)中心可轉化成為檔案或資料。電子文件檔案數(shù)據(jù)中心將成為 *** 歷史信息的集中地，所有政務信息都將通過電子文件檔案數(shù)據(jù)中心得以妥善處理。建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)有如下目的意義：1、實現(xiàn)文檔一體化管理有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結束后自動向電子文件檔案數(shù)據(jù)中心提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。2、減少重復勞動，降低數(shù)據(jù)處理成本建立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，各機關單位把辦公和業(yè)務管理系統(tǒng)形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數(shù)據(jù)中心，避免了數(shù)據(jù)的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，減少了數(shù)據(jù)錯誤的幾率，從而大大降低數(shù)據(jù)處理成本。3、實現(xiàn)信息共享，集中管理傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島。設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統(tǒng)一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過數(shù)據(jù)中心對外服務，當然信息共享并不意味著實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發(fā)揮著保存、保管信息實體的作用。4、保障數(shù)據(jù)的安全性設立電子文件檔案數(shù)據(jù)中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作?？梢酝ㄟ^采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權限體系、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離、雙機熱備份、數(shù)據(jù)備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數(shù)據(jù)分散在各個單位管理有更強的保障。5、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范所有 *** 關于電子文件信息的標準和規(guī)范均由電子文件檔案數(shù)據(jù)中心制定，各單位必須依照制定的技術標準和規(guī)范，對電子文件信息進行統(tǒng)一管理。只有這樣才能統(tǒng)一數(shù)據(jù)形式、統(tǒng)一操作規(guī)程、統(tǒng)一利用方式，確立 *** 管理文件信息的權威，充分發(fā)揮電子文件檔案數(shù)據(jù)中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。6、統(tǒng)一窗口，開放利用

問題四：如何把照片弄在電子檔案上面。 30分 照片用掃描儀掃描，或相機翻拍、手機拍照。
在辦公軟件中打開自己的電子檔案，插入圖片－>選剛才掃描好或牌照好的照片，
照片尺寸不合適的話，用美圖軟件或者丹青唬件管理系統(tǒng)、格式工廠等圖片處理軟件處理成規(guī)定尺寸，粘貼在電子文檔相應的地方。

問題五：怎樣在電腦上建立人事檔案 我是專業(yè)做檔案用品的，我這有人事檔案管理系統(tǒng)，送你一套
可以百度HI我

問題六：如何建立企業(yè)電子信息檔案管理系統(tǒng) 電子信息技術幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺，并隨著信息技術的迅速發(fā)展，不斷升級、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個功能模塊，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應對信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。
1、企業(yè)檔案管理信息化的軟環(huán)境
隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和應用的快速發(fā)展，企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計劃)最具代表性。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結構。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。
2、電子檔案管理的特點
信息化條件為檔案管理充分發(fā)揮作用提供了方便快捷的平臺，使用者在自己的電腦終端上，可以直接進行檔案信息檢索，迅速地查閱相關檔案的借閱記錄、保密等級，并可以完成在線借閱、網(wǎng)上瀏覽。檔案管理工作者可以將檔案進行更便捷的分類和數(shù)據(jù)管理，如國家電網(wǎng)將檔案模塊劃分為文書檔案、會計檔案、科技檔案、音像檔案等若干個模塊，每個檔案模塊按不同的檢索順序進行排列，并根據(jù)管理需要劃分不同的管理權限，使檔案信息按閱覽權限公開，提高檔案資源的利用效率，為領導決策提供更及時準確的依據(jù)。通過信息化檔案管理，節(jié)省大量的人力、物力、財力，符合國家當前的“三節(jié)約”政策。
3、電子檔案管理需要注意的幾個問題
人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關系問題，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。電子文件的復雜性、變化性、多樣性是紙張載體所沒有的。
4、解決困繞當前檔案管理信息化問題的途徑
目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用問題的途徑主要有如下幾種方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉環(huán)節(jié)等方式。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境......>>

問題七：請問怎么創(chuàng)建免費學生電子檔案？ 150分 開發(fā)一個系統(tǒng)不就可以了 免費的有嗎

問題八：怎樣建立財務電子檔案管理 1、建立財務檔案庫房；
2、參照國家財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及結合企業(yè)（部門）自身情況指定出有效的會計檔案管理制度；
3、明確會計檔案包含內(nèi)容，編制財務檔案明細登記表；
4、專人專管、進出（借、還）登記、按規(guī)定擺放或定期整理裝箱；
5、有條件的對能掃描的原件建立電子文檔庫（PDF格式），方便查閱、減少原件的借閱；
6、由IT部門協(xié)助對電子文檔庫設置共享權限級別。

問題九：員工電子檔案的ExceL的樣本怎么做？ 根據(jù)需要做

問題十：如何建立電子檔案 紙質(zhì)的分類掃描,入庫建檔管理

為什么一些大公司紙質(zhì)合同簽訂以后還要掃描成電子件歸檔到電子檔案中？

因為紙張保存不是那么方便的，現(xiàn)在有所謂電子版文件，那么是方便好用了。
千年的紙會說話，那說的是宣紙吧，而且要墨水書寫，用鉛筆也成?？墒悄銜媚畷鴮懨矗U筆就更別說了，有改的可能。所以留掃描件是個辦法。
其實掃描，也就是為了掃描那個章，那其實就是為自己分辨用，知道哪個版本是“簽”的，本來么對方也是有一份文件的。其實可以用數(shù)字證書，把簽字頁掃描與其他頁直接合成也一樣，然后加數(shù)字簽名為記。

公共衛(wèi)生怎樣才能把檔案建的規(guī)范

建議：

1、所有紙制檔案通過自動掃描儀進行掃描歸檔，形成電子檔案，可以按照日期進行歸檔，目錄自行建立，然后書面的紙制檔案進行歸檔，已備復查。

2、建立的所有檔案形成目錄，以便查找。

3、書面檔案盒要粘貼標簽進行查找。

4、分出專門的房間做檔案管理等。

昆明市電子文件管理與歸檔辦法

第一章　總 則第一條　為規(guī)范電子文件的管理與歸檔工作，確保電子文件安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《昆明市檔案條例》等法律、法規(guī)，結合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市機關、團體、事業(yè)單位的電子文件管理與歸檔工作。

　　企業(yè)和其他組織的電子文件管理與歸檔工作參照本辦法執(zhí)行。第三條　本辦法所稱電子文件是指機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，以及實體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。第四條　電子文件管理與歸檔應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅持“分級管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密”的原則。第五條　市、縣（市）區(qū)人民政府應當加強電子文件、電子檔案的管理，納入信息化發(fā)展規(guī)劃，建立健全機構，明確人員編制，將所需經(jīng)費納入同級財政預算，并建立責任追究、目標管理制度。第二章　機構與職責第六條　市、縣（市）區(qū)人民政府辦公廳（室）負責組織、協(xié)調(diào)行政機關電子文件管理與歸檔工作。第七條　市、縣（市）區(qū)信息化行政主管部門應當為電子文件管理與歸檔工作提供信息化保障，統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)標準，指導制定檔案信息化建設規(guī)劃，做好檔案信息化項目立項管理、組織協(xié)調(diào)、技術論證和項目建設評估工作。第八條　市、縣（市）區(qū)檔案行政主管部門應當會同相關部門，按照國家、省有關規(guī)定和業(yè)務規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案的有關數(shù)據(jù)標準，建立檔案信息資源共享平臺，對電子文件歸檔進行監(jiān)督管理。同時，加強對企事業(yè)單位和其他組織電子文件管理與歸檔的監(jiān)督指導。第九條　保密行政主管部門對全市電子文件管理與歸檔工作中的涉密電子文件管理進行指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查。第十條　市、縣（市）區(qū)國家綜合檔案館負責接收和保管其接收范圍內(nèi)各單位形成的電子檔案，并依法提供利用。

　　各專業(yè)檔案館和部門檔案館按行業(yè)標準負責本專業(yè)、部門電子檔案的接收、管理、利用。第十一條　電子文件形成單位負責屬于本單位歸檔范圍的電子文件的收集和歸檔、整理、管理、移交工作。第三章　收集與歸檔第十二條　電子文件形成單位應當實時收集電子文件，并即時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，確保電子文件安全、完整、真實、有效。第十三條　電子文件形成單位的檔案管理機構對符合下列歸檔范圍的電子文件，應當進行收集：

　　（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的；

　?。ǘC關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的；

　?。ㄈ┍緳C關需要貫徹執(zhí)行的上級、同級機關的文件材料，下級機關的重要報送件；

　?。ㄋ模┍締挝还ぷ骰顒又行纬傻恼诫娮游募半娮游募男纬蛇^程稿；

　?。ㄎ澹┢渌麑Ρ緳C關工作具有查考價值的。

　　電子文件在收集時，應當同時收集相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。第十四條　收集的電子文件類型包括：

　?。ㄒ唬┪谋疚募河梦淖痔幚砑夹g形成的文字文件、表格文件；

　　（二）圖像文件：用掃描儀、數(shù)碼相機等獲得的靜態(tài)圖像文件；

　?。ㄈ﹫D形文件：用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件；

　?。ㄋ模┯跋裎募河靡曨l設備獲得并經(jīng)計算機處理的動態(tài)影像文件；

　　（五）音頻文件：用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的聲音文件；

　?。┒嗝襟w文件：用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含文字（表格）、圖像、圖形、聲音、影像等兩種以上的復合信息形式；

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)文件（數(shù)據(jù)庫文件）：用計算機軟、硬件系統(tǒng)進行信息處理過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等；

　?。ò耍┢渌麘斒占瘹w檔的電子文件。第十五條　電子文件形成單位應當實時將符合歸檔條件的電子文件進行歸檔整理，整理以“件”為單位進行。第十六條　電子文件歸檔應當符合以下要求：

　?。ㄒ唬w檔的電子文件應當齊全、完整，能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　?。ǘ┓媳臼须娮游募碗娮訖n案數(shù)據(jù)格式標準，能夠長期有效讀取；

　?。ㄈ┚哂杏谰帽４鎯r值或者其他重要價值的文本文件、圖像文件、圖形文件，應當制成紙質(zhì)檔案或者縮微膠卷同時歸檔，并建立互聯(lián)；

　?。ㄋ模┘用軅魉?、存儲的電子文件應在解密后進行歸檔，壓縮電子文件應在解壓縮后進行歸檔；

　?。ㄎ澹w檔電子文件應當設置成禁止改寫狀態(tài)；

　?。┮?guī)定電子文件、電子檔案的開放級別。

　　前款第（二）項所稱電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)格式標準，由市檔案行政主管部門會同質(zhì)監(jiān)、信息化、保密等行政主管部門，依據(jù)國家、省的相關標準制定，報市人民政府批準后，向社會公布執(zhí)行；專業(yè)檔案館、部門檔案館的主管部門可以按照行業(yè)標準和規(guī)范，制定專業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)標準，報市檔案行政主管部門備案。