檔案數(shù)字化加工監(jiān)理規(guī)范

檔案數(shù)字化加工監(jiān)理規(guī)范

一、總則

1.1 本規(guī)范定義了檔案數(shù)字化加工監(jiān)理的術(shù)語和程序，以確保檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

1.2 檔案數(shù)字化加工監(jiān)理的監(jiān)理范圍包括：檔案數(shù)字化加工的設(shè)備、軟件、程序、技術(shù)和規(guī)范等。

1.3 檔案數(shù)字化加工監(jiān)理的監(jiān)理指標(biāo)包括：檔案數(shù)字化加工質(zhì)量、數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)一致性、數(shù)據(jù)安全性等。

二、監(jiān)理內(nèi)容

2.1 檔案數(shù)字化加工設(shè)備的監(jiān)理

（1）監(jiān)理設(shè)備的安裝和使用，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行；

（2）監(jiān)理設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行；

（3）監(jiān)理設(shè)備的安全操作，確保設(shè)備的安全使用。

2.2 檔案數(shù)字化加工軟件的監(jiān)理

（1）監(jiān)理軟件的安裝和使用，確保軟件能夠正常運(yùn)行；

（2）監(jiān)理軟件的更新和升級(jí)，確保軟件能夠正常運(yùn)行；

（3）監(jiān)理軟件的安全操作，確保軟件的安全使用。

2.3 檔案數(shù)字化加工程序的監(jiān)理

（1）監(jiān)理數(shù)字化加工程序的設(shè)計(jì)，確保程序能夠正常運(yùn)行；

（2）監(jiān)理數(shù)字化加工程序的實(shí)施，確保程序能夠正常運(yùn)行；

（3）監(jiān)理數(shù)字化加工程序的安全操作，確保程序的安全使用。

2.4 檔案數(shù)字化加工技術(shù)的監(jiān)理

（1）監(jiān)理數(shù)字化加工技術(shù)的設(shè)計(jì)，確保技術(shù)能夠正常運(yùn)行；

（2）監(jiān)理數(shù)字化加工技術(shù)的實(shí)施，確保技術(shù)能夠正常運(yùn)行；

（3）監(jiān)理數(shù)字化加工技術(shù)的安全操作，確保技術(shù)的安全使用。

2.5 檔案數(shù)字化加工規(guī)范的監(jiān)理

（1）監(jiān)理數(shù)字化加工規(guī)范的制定，確保規(guī)范能夠正常使用；

（2）監(jiān)理數(shù)字化加工規(guī)范的實(shí)施，確保規(guī)范能夠正常使用；

（3）監(jiān)理數(shù)字化加工規(guī)范的安全操作，確保規(guī)范的安全使用。

三、監(jiān)理組織

3.1 檔案數(shù)字化加工監(jiān)理由專業(yè)的檔案數(shù)字化加工監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，由相關(guān)部門監(jiān)督管理。

3.2 檔案數(shù)字化加工監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的監(jiān)理機(jī)構(gòu)，組織專業(yè)人員，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工監(jiān)理工作。

3.3 檔案數(shù)字化加工監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對檔案數(shù)字化加工進(jìn)行監(jiān)理，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)、消除檔案數(shù)字化加工中存在的問題，確保檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。1.2 各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。2.4 對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。2.6 制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機(jī)制，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

3.1 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。3.2 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。3.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。3.6 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。3.9 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。4.9 檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。5.9 檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

6.檔案實(shí)體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。6.2 檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。6.5 檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對于離庫時(shí)間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

1、基本原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對檔案利用的需求。

2、數(shù)字化對象的確定原則：

應(yīng)當(dāng)對所要進(jìn)行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

3、符合國家法律法規(guī)的原則：

紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

4、價(jià)值性原則：

屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

5、安全保密管理原則：

確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

6、完整性原則：

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

擴(kuò)展資料：

檔案整理的步驟：

1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

2、拆除裝訂：

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

4、頁面修整：

破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

5、 檔案整理登記：

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

6、裝訂：

掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

參考資料來源：安鄉(xiāng)縣檔案局-中華人民共國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

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檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認(rèn)，將檔案拿回加工現(xiàn)場。
　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號(hào)等，應(yīng)進(jìn)行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會(huì)影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
　　頁面修整
　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。
　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　　（4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進(jìn)行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。
　　（4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。
　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　?。?）對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　?。?）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。
　　圖像存儲(chǔ)
　　存儲(chǔ)格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲(chǔ)。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個(gè)圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號(hào)命名，并存儲(chǔ)對應(yīng)圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲(chǔ)到相應(yīng)檔號(hào)的文件夾后，認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

為了加強(qiáng)檔案數(shù)字化的外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體和信息的安全，本“規(guī)范”是根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)起草的。
各個(gè)級(jí)別和類型的檔案館的檔案部分（以下簡稱“檔案部分”），辦公室和其他檔案部分（以下簡稱“檔案部分”）將檔案數(shù)字化外包，并對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理具有獨(dú)立法人資格的服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字服務(wù)機(jī)構(gòu)”）進(jìn)行檔案管理數(shù)字外包服務(wù)應(yīng)遵守本“規(guī)范”進(jìn)行安全管理操作。
當(dāng)部分檔案文件自行開發(fā)以將檔案文件數(shù)字化時(shí)，可以參考此“規(guī)范”來實(shí)施安全管理。

檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)是什么

　　檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，由此可見標(biāo)準(zhǔn)化對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質(zhì)的“老檔案”，這部分檔案是過去計(jì)算機(jī)技術(shù)未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質(zhì)化保存、庫房存儲(chǔ)。

　　采用人工方法進(jìn)行查閱無需計(jì)算機(jī)就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。

　　由計(jì)算機(jī)生成、各種存儲(chǔ)介質(zhì)保管存儲(chǔ)、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進(jìn)行日常管理，只有在計(jì)算機(jī)條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉(zhuǎn)換成為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進(jìn)行統(tǒng)一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。

　　所以說但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”，都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。

　　信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持，尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用，以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實(shí)現(xiàn)。