檔案整理及數(shù)字化監(jiān)理方案

檔案整理及數(shù)字化監(jiān)理方案

一、項目概況

1.項目背景：

本項目是為某檔案館實施檔案整理及數(shù)字化監(jiān)理方案，旨在提高檔案館的檔案管理水平，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，提升檔案館的管理水平，提高檔案的可查詢性，提高檔案的管理水平，提高檔案的存儲安全性，提高檔案的使用效率。

2.項目目標：

（1）實現(xiàn)檔案整理及數(shù)字化，提高檔案館的管理水平；

（2）提升檔案館的管理水平，提高檔案的可查詢性；

（3）提高檔案的管理水平，提高檔案的存儲安全性；

（4）提高檔案的使用效率，提高檔案的質(zhì)量。

二、監(jiān)理方案

1.檔案整理：

（1）檔案整理前，應先確定檔案的類型、數(shù)量和范圍，并建立檔案的登記表；

（2）根據(jù)檔案的類型，按照檔案分類標準進行整理，并建立檔案目錄；

（3）檢查檔案是否完整，如有缺失的檔案，應及時補充；

（4）按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行編號、封裝、標注等工作，建立檔案的索引表；

（5）對檔案進行歸檔，并按照規(guī)定的格式進行存儲。

2.數(shù)字化監(jiān)理：

（1）確定檔案數(shù)字化的標準，制定檔案數(shù)字化的規(guī)劃；

（2）確定檔案數(shù)字化的方法，選擇合適的設(shè)備；

（3）編制監(jiān)理方案，制定檔案數(shù)字化的工作流程；

（4）對檔案數(shù)字化的質(zhì)量進行檢查，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量；

（5）組織實施檔案數(shù)字化，并對檔案數(shù)字化的過程進行監(jiān)督；

（6）完成檔案數(shù)字化，并對檔案數(shù)字化的結(jié)果進行驗收；

（7）定期對檔案數(shù)字化的結(jié)果進行審核，確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

三、監(jiān)理機構(gòu)

1.監(jiān)理機構(gòu)組成：

（1）技術(shù)監(jiān)理人員：負責檔案整理及數(shù)字化的技術(shù)監(jiān)理；

（2）質(zhì)量監(jiān)理人員：負責檔案整理及數(shù)字化的質(zhì)量監(jiān)理；

（3）安全監(jiān)理人員：負責檔案整理及數(shù)字化的安全監(jiān)理；

（4）技術(shù)支持人員：負責檔案整理及數(shù)字化的技術(shù)支持。

2.監(jiān)理機構(gòu)的職責：

（1）負責檔案整理及數(shù)字化的技術(shù)監(jiān)理，確保檔案整理及數(shù)字化的質(zhì)量；

（2）負責檔案整理及數(shù)字化的質(zhì)量監(jiān)理，確保檔案整理及數(shù)字化的質(zhì)量；

（3）負責檔案整理及數(shù)字化的安全監(jiān)理，確保檔案整理及數(shù)字化的安全；

（4）負責檔案整理及數(shù)字化的技術(shù)支持，確保檔案整理及數(shù)字化的效率。

（5）負責檔案整理及數(shù)字化的管理，確保檔案整理及數(shù)字化的

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。
應用RFID?技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應用領(lǐng)域。如文檔服務中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據(jù)業(yè)務需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

檔案數(shù)字化加工流程細則具體方案

檔案數(shù)字化加工

1） 確定數(shù)字化對象應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合 一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化加工。
2）符合國家法律法規(guī)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定或本行業(yè)相關(guān)規(guī)定。
3）價值性原則屬于歸檔范圍且應長久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案
　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數(shù)量、各種材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。
　　2、 必須及時做好工程資料記錄和收集
　　工程資料室施工項目質(zhì)量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質(zhì)保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質(zhì)量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質(zhì)勘察報告、各種合同、施工組織設(shè)計、方案等。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術(shù)人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。工程收尾階段，要及時收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節(jié)能檢測資料等。及時收集設(shè)計單位的設(shè)計變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。
　　3、 確保工程技術(shù)資料的真實性和準確性
　　真實性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。
　　準確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質(zhì)量評定填寫應該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產(chǎn)生任何歧義。對于很多的分項工程檢驗批質(zhì)量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對應。有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當時不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。施工技術(shù)資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶于動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負責人要對技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為準確無誤后，方可填寫。如：技術(shù)安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規(guī)范進行，是否達到要求標準；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規(guī)范、合理。
　　4、 確保工程技術(shù)資料的完整性
　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會導致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應的試驗資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。除了質(zhì)量證明材料，我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。
　　5、 職責分明，簽認齊全
　　《建筑工程質(zhì)量檢驗評定標準》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗評定程序及組織”各級質(zhì)量把關(guān)人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進行記錄，做到實際施工質(zhì)量與評定相吻合，并一一簽字確認；對于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認。堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎(chǔ)驗收、主體驗收及竣工質(zhì)量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽并簽字蓋章齊全。
　　6、 做好技術(shù)資料的整理保管
　　由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗收。在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應工程的施工進度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。最好能實現(xiàn)微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調(diào)出來，有了這樣一個電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強度。要建立相應的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實現(xiàn)標準化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。
　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖模瑧?，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。
　　7、 有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻的精神
　　資料員要養(yǎng)成 “嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風，勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找?guī)追胶炞C。勤于隨時到現(xiàn)場落實工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。
　　8、 統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度
　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點，目前還未進行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟件實現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關(guān)資料，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。