工程監(jiān)理單位檔案管理制度

　　施工程監(jiān)理單位檔案管理制度是指施工程監(jiān)理單位在施工管理過程中，按照法律法規(guī)和施工管理規(guī)定，建立健全檔案管理制度，以保證施工管理活動的有效實施和規(guī)范管理。

　　1、檔案管理的目的

　　施工程監(jiān)理單位檔案管理的主要目的是為了保證施工管理活動的有效實施和規(guī)范管理，保證施工管理的質量和效率，同時也為施工管理活動的日常管理提供依據(jù)。

　　2、檔案管理的范圍

　　施工程監(jiān)理單位檔案管理的范圍包括：施工管理規(guī)定、施工管理報告、施工管理活動記錄、施工管理質量檢查報告、施工管理評審報告、施工管理審核報告、施工管理記錄等。

　　3、檔案管理的要求

　?。?）檔案管理要求嚴格按照規(guī)定的分類、編號、存放位置、保存期限等要求進行管理；

　?。?）檔案管理要求建立嚴格的安全管理制度，保證檔案的安全；

　?。?）檔案管理要求定期清理和整理檔案，以確保其完整性和準確性；

　?。?）檔案管理要求定期備份檔案，以防止檔案的丟失、損壞或被盜。

　　4、檔案管理的責任

　　施工程監(jiān)理單位的檔案管理責任由施工管理部門負責，責任人應負責檔案的管理、保存和使用，確保檔案的完整性和準確性。

　　建設監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的有關規(guī)定，結合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術文件的總稱。是我所全體工程技術人員和管理人員的.勞動成果和智慧結晶，也是我所對監(jiān)理的建設項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項目監(jiān)理機構將監(jiān)理過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應在項目竣工驗收后的一個月內，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎設施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項文件”為1、“建設用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項下的分項，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結論性文件，均應屬于歸檔范圍。具體內容如下：

　　1工程項目監(jiān)理機構及負責人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設計文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

　　6分包單位資格報審表；

　　7設計交底及圖紙會審會議紀要；

　　8施工組織設計（方案）、專項施工方案、安全施工組織設計報審表；

　　9工程開工/復工報審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗資料；

　　11工程進度計劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設備的質量證明文件及檢查、試驗資料；

　　13施工試驗資料；

　　14設計變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗收記錄；

　　16工程計量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件；

　　18各種報驗申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報；

　　20質量缺陷和質量事故的處理文件；

　　21檢驗批、分項（子分項）、分部（子分部）、單位工程的驗收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結算審核意見書；

　　24工程項目施工質量評估報告等專題報告；

　　25監(jiān)理工作總結；

　　26鑒于每個項目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應保存的文件內容。

　　第六條歸檔的工程文件應為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經所主管領導批準并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復印檔案資料，須持單位介紹信，并經所主管領導批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時，須經所主管領導批準。

　　工程資料管理制度

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術檔案資料的接收和移交。

　　2、為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公設備。

　　3、工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。

　　4、設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。

　　各單項工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理，或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應集團新的組織架構，明確資料管理程序，按照國家規(guī)范、標準和地方的有關規(guī)定，結合集團的實際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　檔案資料管理辦法

　　（HL-M037-01）

　　為規(guī)范監(jiān)理站監(jiān)理管理，確保監(jiān)理數(shù)據(jù)管理有序，提高監(jiān)理質量，對監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理資料按本辦法收集、整理。

　　1項目監(jiān)理站成立后，為了便于日常管理、檢索，監(jiān)理人員應將監(jiān)理資料進行分類管理，分類管理方法可根據(jù)需要自行規(guī)定或按如下規(guī)定執(zhí)行。

　　1.1合同類

　　施工合同；委托監(jiān)理合同；分包單位資格報審表及分包相關資料；與工程建設有關的其它合同文件。

　　1.2監(jiān)理工作日志類

　　監(jiān)理日志簿；監(jiān)理文件；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細則；監(jiān)理營業(yè)執(zhí)照、資質等級證書（副本復印件）；監(jiān)理工程師上崗證等；總監(jiān)授權書；見證單位及見證人員授權書；關于更換監(jiān)理工程師的通知；監(jiān)理其它文件。

　　1.3監(jiān)理通知及月（季、年）報類

　　監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工程師通知回復單；監(jiān)理工作聯(lián)系單。監(jiān)理月（季、年）報。

　　1.4進度控制

　　施工組織設計（方案）報審表及施工組織設計（方案）。工程進度計劃（含周、月計劃）；工程監(jiān)理延期申請表；工程最終延期申請表；工程暫令；工程開工/復工報審。

　　1.5質量控制

　　1.5.1質量控制（驗收資料）

　　A檢驗批報驗資料；

　　B分項工程報驗資料；

　　C分部工程報驗資料；

　　D單位元工程有關資料。

　　1.5.2質量控制（隱蔽工程驗收資料）；

　　A隱蔽工程報驗申請表及建筑物測理定位放線（復核）記錄。

　　B基槽（坑）開挖驗槽記錄。

　　C隱蔽工程報驗申請表及檢驗批、分項工程質量驗收記錄、技術復核單。

　　D職工工資工程報驗申請及其它隱蔽工程質量驗收記錄。

　　E旁站監(jiān)理記錄表。

　　1.5.3質量控制（材料報驗）；

　　A工程材料/構配件/設備報審表質量證明文件。

　　1.5.4質量控制（見證取樣及試驗檢驗報告）；

　　A見證取樣單。

　　B施工單位試驗資質、試驗設備計量檢定證明、試驗人員資格證書。

　　C試驗（檢驗）報告。

　　D質量缺陷與事故處理文件。

　　E當?shù)刭|監(jiān)《建設、監(jiān)理、勘測、設計、施工單位地基與基礎、主體驗收意見表》。

　　F當?shù)刭|監(jiān)對工程竣工驗收的有關資料。

　　1.6投資控制

　　工程款支付申請表及相關資料；工程計量單和工程款支付證書；索賠文件資料；竣工結算審核意見。

　　1.7會議記錄類

　　會議記錄：收發(fā)文登記；往來函件。

　　1.8設計文件

　　勘察設計文件；工程變更設計（均粘貼在設計說明頁中）；圖紙會審會議紀要。

　　1.9圖紙類

　　施工圖紙；變更設計圖紙等。

　　2對于監(jiān)理過程中由委托人或其它部門提供的文件、圖紙等資料要進行收發(fā)登記、驗證、標識。

　　2.1收發(fā)登記

　　收發(fā)文件、圖紙時要登記，可在分類資料盒內放置目錄表（可自行設計）進行登記。

　　2.2驗證

　　收到文件資料、圖紙時，需進行有效性驗證。如委托人提供的文件、圖紙等產品檢驗證，不適用、無效或遺失時，應將存在問題、總監(jiān)意見及處理結果等內容填寫《委托人提供產品不適用或遺失報告》。

　　2.3標識

　　在對產品有效性驗證后，應對其標識，蓋“受控”印章，并注明標識、標識日期。

　　分類管理資料盒也標識，可在資料盒上標明盒內資料分類。

　　如有變更，應在需要改部加蓋“作廢”印章。變更文件資料經驗證為有效后，作標識并連同原件保存。施工圖紙的變更，加蓋“工程變更標識章”。

　　3監(jiān)理過程中形成的各類文件在使用后要及時歸還原位。

　　委托人提供產品不適用或遺失報告

　　編目：頁碼：/

　　委托人提供產品

　　產品編號收到時間年月日

　　存在問題：記錄人：年月日

　　項目總監(jiān)意見：總監(jiān)：年月日

　　處理結果記錄人：年月日

　　項目監(jiān)理資料管理制度

　?。℉L-M038-01）

　　1目的

　　規(guī)范項目監(jiān)理站編制工程監(jiān)理文件（監(jiān)理過程中形成的文件）及歸檔監(jiān)理竣工資料（按有關規(guī)定規(guī)范歸檔有保存價值的各種形式的歷史記錄）內容、方法和要求，做到有序可控，追溯有據(jù)。本辦法統(tǒng)稱監(jiān)理文件和監(jiān)理竣工資料為監(jiān)理資料。

　　2適用范圍

　　委托方對監(jiān)理資料整理和歸檔有書面特殊要求的，按委托方要求辦法，除此之外：

　　2.1委托方對監(jiān)理資料的整理和歸檔無指定要求，但有需移交監(jiān)理資料要求的。

　　2.2委托方對監(jiān)理資料的整理和歸檔無移交要求的。

　　3職責

　　3.1總工程師負責監(jiān)理竣工資料的移交和銷毀的審批。

　　3.2技術監(jiān)理部負責本辦法的編制、修改和歸口管理。負責監(jiān)理竣工資料的檢查、審核。

　　3.3綜合辦公室負責監(jiān)理竣工資料的接收、管理和銷毀。

　　3.4項目總監(jiān)負責組織監(jiān)理文件的編制和監(jiān)理竣工資料歸檔的管理。

　　3.5專業(yè)監(jiān)理工程師、監(jiān)理員參加監(jiān)理文件的編制、收集、管理和監(jiān)理竣工資料的整理。

　　4監(jiān)理文件的編制和管理

　　4.1監(jiān)理文件的內容必須完整、真實、準確、系統(tǒng)，符合《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB50319-2000）的規(guī)定。

　　4.2監(jiān)理文件的份數(shù)確定

　　監(jiān)理文件資料應按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定內容整理三份，兩份交竣工資料交委托人（其中一份由建設單位交市城建檔案館，委托人無此要求時可取消），一份竣工資料交綜合辦公室?？蓞⒖础队涗浨鍐巍?。

　　其它監(jiān)理文件無指定份數(shù)，不要求歸檔，隨工程完工可由項目監(jiān)理站自行處理。

　　4.3在工程監(jiān)理過程中，按預定的份數(shù)編制監(jiān)理文件，注意收集有關歸檔的施工文件，并按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》或技術監(jiān)理部的規(guī)定放置于平時立卷盒內，便于檢索和查閱。監(jiān)理文件要妥善保管，防止散失和損壞。

　　5監(jiān)理竣工資料的歸檔的范圍

　　5.1歸檔范圍、排列順序和保存期限應符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》附錄A的規(guī)定，可參看《記錄清單》。未執(zhí)行本規(guī)范的工程，組卷時允許以類似的監(jiān)理文件和施工文件歸檔。如隱蔽工程記錄、工程檢查證可代替工程質量驗收記錄等。單項專業(yè)工程，對施工文件中符合本專業(yè)規(guī)定的工程質量驗收記錄，如鐵路建設項目中的各種檢查證歸檔。

　　5.2項目總監(jiān)認為有必要歸入檔案的其它資料，如：監(jiān)理站與承包人意見不一致但經委托人同意放行的資料，對材料提出特殊要求的資料，新材料、新技術、新工藝、新結構的有關檢驗資料，有關電子文件和聲像檔案等，都可列入歸檔交至綜合辦公室的資料內，合并稱為“其它資料”，附在最后。

　　6監(jiān)理資料的質量標準

　　6.1監(jiān)理資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水。不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、雙面復寫紙、鉛筆等。

　　6.2交綜合辦公室的監(jiān)理竣工資料按長期和短期分別組卷，以利交接、保管和銷毀。

　　6.3交綜合辦公室的監(jiān)理資料應為原件。資料使用復印件時，加蓋復印紅色印章。

　　6.4監(jiān)理資料文字材料應為A4幅面，不足的應進行粘/補貼。

　　6.5封面、封底和卷內目錄宜采用鐵道部或建設部統(tǒng)一印制的。監(jiān)理資料的整理標準要符合《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》。

　　7監(jiān)理竣工資料的交接、保管與銷毀

　　7.1填寫《工程監(jiān)理文件/資料交接清單》，不同的交接雙方簽字、蓋章。移交委托方的交接單交綜合辦公室存盤，移交綜合辦公室的交接單交技術監(jiān)理部留存考核。

　　7.2綜合辦公室應將監(jiān)理竣工資料按時間或類別妥善放置，保證資料存放的適宜條件和有效合理的利用。電子文件以光盤形式保存。

　　7.3監(jiān)理檔案期限滿后，綜合辦公室組織兩個以上造冊、簽名、經總工程師批準后銷毀。

　　顧客溝通及服務制度

　?。℉L-M039-01）

　　1目的

　　通過對顧客的溝通、服務和滿意程度調查，了解是否正確理解并滿足顧客當前和未來的需求和期望，并根據(jù)顧客反饋改進質量管理體系，不斷提高顧客的滿意程度及忠誠度。

　　2范圍

　　適用于顧客實施的溝通和服務。

　　3職責

　　3.1綜合辦公室負責與顧客的溝通、服務和滿意程度調查，針對調查的結果及其它顧客反饋的信息進行綜合分析，編制分析報告；

　　3.2管理者代表負責顧客滿意度調查表或調查方案的批準；

　　3.3管理者代表負責組織相關部門根據(jù)滿意度調查結果采取相應的改進措施。

　　4內容

　　4.1顧客溝通

　　4.1.1綜合辦公室就合同執(zhí)行情況與顧客保持溝通，了解顧客的意見、需求及滿意程度，溝通采用電話、走訪、函件、會議等方式，需要時應保持相關記錄。

　　4.1.2項目監(jiān)理部及造價咨詢部傳遞項目執(zhí)行過程中顧客的需求，如因顧客的意見或要求需修改合同時，應與顧客商討修改內容，并將修改結果及時傳遞到相關部門。

　　4.1.3項目監(jiān)理部及造價咨詢部在服務提供過程中顧客投訴及發(fā)生嚴重不合格時，與顧客進行溝通，并及時反饋到綜合辦公室，保存相應記錄。

　　4.2服務回訪

　　4.2.1綜合辦公室編制竣工項目臺帳，并依據(jù)行業(yè)相關管理條例制訂回訪計劃?？⒐と陜鹊谋O(jiān)理項目應每年須組織一次回訪，以后可根據(jù)保修期限及工程實際情況再次組織工程回訪；造價咨詢項目應在顧客完成項目后組織一次回訪。

　　4.2.2工程回訪結束后，綜合辦公室要保存回訪記錄，回訪采用走訪、函件、會議、傳真（電話）等方式。接到顧客投訴后，應填寫顧客投訴單，及時組織相關人員對投訴內容進行核實，并上報領導，及進行處理。

　　4.3顧客滿意度評價

　　4.3.1監(jiān)理項目及造價咨詢項目完工后，應調查顧客滿意度；綜合辦公室應組織技術監(jiān)理部設計“監(jiān)理業(yè)務手冊”、造價咨詢部設計“回訪記錄”。設計時應考慮項目的不同類型及顧客的不同要求。

　　4.3.2通過對顧客的調查，綜合評價出顧客對的滿意程度。

　　4.4綜合辦公室每年年底，根據(jù)顧客回訪結果，以及從其它渠道獲取到的顧客滿意度信息（包括顧客的投訴、與顧客的日常溝通、媒體、消費者協(xié)會、行業(yè)協(xié)會等相關方反饋的信息等），整理出“顧客服務分析報告”，對需要采取糾正、預防或改進措施的執(zhí)行《改進措施控制程序》。

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅持持證上崗，明確崗位責任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗批的劃分數(shù)量、各種材料的檢驗批次、檢查點數(shù)、個施工工序的檢查驗證部位，以便工程資料記錄整理與工程實際施工相符合。

　　2、必須及時做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項目質量情況的真實反映，真實記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進度同步及時收集、整理。要指定專人負責管理工程資料，負責對質保資料逐項跟蹤收集，并及時做好分項分部質量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進度同步。做到內容連貫。

　　工程前期要及時收集工程前期資料，如中標通知書，定線成果報告、地質勘察報告、各種合同、施工組織設計、方案等。由于及時收集資料，待工程竣工時，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術人員要將當天施工項目的資料及時做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯誤。項目部指定專人每個月將各個在建項目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項缺項的情況，也能及時加以補充，能及時發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯誤，及時得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時收集建設單位各種安全使用功能驗收檢測資料，消防驗收、人防驗收、防雷驗收、室內環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗收資料、節(jié)能檢測資料等。及時收集設計單位的設計變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術資料的真實性和準確性

　　真實性是做好工程技術資料的靈魂。不真實的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅決杜絕對原始記錄采用“后補”造假的做法,否則,一旦工程出了質量問題,不僅不能作為技術資料使用,反而造成工程技術資料混亂,以致誤判。

　　同時也不能為了取得較高的工程質量等級而歪曲事實。資料的整理必須實事求是、客觀準確。

　　準確性是做好工程技術資料的核心。分部分項要劃分準確，數(shù)據(jù)計算要準確，不能隨意的填寫。分項工程的質量評定填寫應該規(guī)范化，符合質量檢驗評定標準的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。

　　資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或專業(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產生任何歧義。對于很多的分項工程檢驗批質量驗收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點數(shù)與后面附的質量資料不能前后對應。

　　有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個過程用文字來描述，單純從內業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內業(yè)就無所謂，應付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質量事故，當時不經意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術資料務求真實，切記偽造，有些資料員平時懶于動手，等到交工時就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴重失實的后果。這就要求發(fā)揮建設單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負責人對技術資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術負責人要對技術資料經常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當面核對工程及用材情況，認為準確無誤后，方可填寫。

　　如：技術安全交底是否屬實，是否落實到人；管道試壓是否按規(guī)范進行，是否達到要求標準；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內；各種材料合格證是否就是工程所用的產品等等。因此，我們一定要認真填寫資料，確保資料準確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術資料的完整性

　　不完整的技術內業(yè)資料將會導致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質量狀況。不僅資料內容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術資料，還要有相應的試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質量證明材料，我們平時的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關的資料放在一起，使質量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責分明，簽認齊全

　　《建筑工程質量檢驗評定標準》規(guī)定了“質量檢驗評定程序及組織”各級質量把關人員都應明確職責，不可越級評定，馬虎過關。自檢要通過現(xiàn)場與技術員、質檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質量進行記錄，做到實際施工質量與評定相吻合，并一一簽字確認；對于各種隱蔽、變更及關鍵部位均要求相關人員參與見證并一一簽字確認。

　　堅決杜絕代簽或漏簽，使責任沒有落實到位。及時對各種工程會議如：圖紙會審紀要、基槽驗收、基礎驗收、主體驗收及竣工質量驗收等階段驗收資料進行各方責任主體會簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場的技術資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項工程逐項分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質量驗收。

　　在竣工前，把已經初步整理有序的資料加以合并組卷即可。資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應工程的施工進度和內業(yè)資料是否同步，內業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。

　　最好能實現(xiàn)微機化管理（文字版目錄及時更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時查找到每一個施工項目的時間，每一份資料的存放地點，要用的時候能立即調出來，有了這樣一個電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費，還能減輕內業(yè)人員的工作強度。

　　要建立相應的全宗卷、卷內目錄和備考表，不僅檔案盒內有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設管理工作的不斷深化，內業(yè)資料也將實現(xiàn)標準化、微機化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗收電子版、照片，各種驗收會驗收照片，各種性能檢測實測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項目都有單獨的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們人一樣是有壽命的，應此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點。

　　7、有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風，勤于問質檢、安全、材料方面的事，做到及時了解工程施工及用材情況；勤于及時地通過三方見證、報驗、送檢；勤于及時填寫各種隱蔽工程資料并及時找?guī)追胶炞C。

　　勤于隨時到現(xiàn)場落實工程施工情況，比如：基礎及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進行，真實地記載工程施工的全過程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點，目前還未進行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實現(xiàn)資料管理軟件的網絡化，鼓勵軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實現(xiàn)技術資料網絡化收集管理的軟件。

　　因為一個項目不同施工管理人員的個人崗位范圍內的資料不同，為了保證資料的真實同步，就需要這樣一款軟件實現(xiàn)不同技術人員在不同電腦上完成個人資料的同時，資料管理員的電腦上同時可以更新收集和保存相關資料，實現(xiàn)網絡化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質方案。