監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

　　1.建立施工監(jiān)理檔案管理制度，明確施工監(jiān)理檔案管理的職責(zé)和權(quán)限；

　　2.建立施工監(jiān)理檔案的類別，建立施工監(jiān)理檔案的索引；

　　3.建立施工監(jiān)理檔案的存檔、檢索、維護(hù)和歸還制度；

　　4.建立施工監(jiān)理檔案的管理規(guī)定，細(xì)化施工監(jiān)理檔案的存放、維護(hù)、維修、報(bào)廢、銷毀等管理流程；

　　5.建立施工監(jiān)理檔案的安全防護(hù)制度，明確檔案安全防護(hù)的職責(zé)和權(quán)限；

　　6.建立施工監(jiān)理檔案的使用規(guī)定，明確檔案使用的范圍、權(quán)限和程序；

　　7.建立施工監(jiān)理檔案的檢查制度，定期對施工監(jiān)理檔案進(jìn)行檢查；

　　8.建立施工監(jiān)理檔案的檔案移交制度，明確施工監(jiān)理檔案的移交流程；

　　9.建立施工監(jiān)理檔案的信息化管理制度，實(shí)現(xiàn)施工監(jiān)理檔案的信息化管理；

　　10.建立施工監(jiān)理檔案的績效考核制度，定期對施工監(jiān)理檔案的管理績效進(jìn)行考核。

　　歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容：

　　1、委托監(jiān)理合同；

　　2、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則；

　　3、監(jiān)理日記；

　　4、監(jiān)理月報(bào)；

　　監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

　　5、監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令，工程開工/復(fù)工報(bào)審表等）

　　6、與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位往來函件、文件；

　　7、會議紀(jì)要；

　　8、工程計(jì)量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書；

　　9、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案審核簽證資料；

　　10、監(jiān)理總結(jié)報(bào)告、工程質(zhì)量評估報(bào)告；

　　11、工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件；

　　12、工程驗(yàn)收資料（分部工程驗(yàn)收記錄，單位工程竣工驗(yàn)收記錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣工報(bào)驗(yàn)單，竣工驗(yàn)收報(bào)告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）；

　　監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

　　13、分包單位資格報(bào)審資料；

　　14、索賠文件資料；

　　15、報(bào)驗(yàn)申請表（原材料/構(gòu)配件/設(shè)備、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、定位放樣、沉降觀察、施工試驗(yàn)等）。

　　建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

　　為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案，根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的具體情況，制定本辦法。

　　第一條建設(shè)監(jiān)理檔案，是指我所在對受托建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶，也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實(shí)記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

　　第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義：一是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交；二是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。

　　第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項(xiàng)目總監(jiān)理工程師。項(xiàng)目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后的一個(gè)月內(nèi)，將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部，由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作，項(xiàng)目的監(jiān)理工作才算告一段落。

　　第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱，監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下：每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示，例如：

　　D J 2 0 1 0 2 0 1

　　第1位：D含義是“檔案”類，以區(qū)別于“圖書”“資料”；

　　第2位：填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”；S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”；

　　第3位：表示文件的大類，以數(shù)字來表示?！?”代表工程準(zhǔn)備階段文件；“2”代表監(jiān)理文件；“3”代表施工文件；“4”代表竣工圖；“5”代表竣工驗(yàn)收文件；

　　第4、5位：表示文件的小類，以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》（以下簡稱附錄A）的順序編號；如“立項(xiàng)文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

　　第6、7位：表示文件屬類，是小類項(xiàng)下的分項(xiàng)，依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫，如不劃分屬類時(shí)可分別填寫“0”、“0”。

　　第8、9位：為文件流水號。

　　本例代碼含義為：建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實(shí)施細(xì)則一份。

　　第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件，均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下：

　　1工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；

　　2施工合同文件及委托監(jiān)理合同；

　　3勘測設(shè)計(jì)文件；

　　4施工許可證和安全許可證；

　　5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；

　　6分包單位資格報(bào)審表；

　　7設(shè)計(jì)交底及圖紙會審會議紀(jì)要；

　　8施工組織設(shè)計(jì)（方案）、專項(xiàng)施工方案、安全施工組織設(shè)計(jì)報(bào)審表；

　　9工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程開工/工程暫停令；

　　10測量核驗(yàn)資料；

　　11工程進(jìn)度計(jì)劃及控制資料；

　　12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗(yàn)資料；

　　13施工試驗(yàn)資料；

　　14設(shè)計(jì)變更和工程變更資料；

　　15隱蔽工程驗(yàn)收記錄；

　　16工程計(jì)量單和工程支付證書；

　　17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件；

　　18各種報(bào)驗(yàn)申請表；

　　19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報(bào)；

　　20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件；

　　21檢驗(yàn)批、分項(xiàng)（子分項(xiàng)）、分部（子分部）、單位工程的驗(yàn)收資料；

　　22索賠文件資料；

　　23竣工結(jié)算審核意見書；

　　24工程項(xiàng)目施工質(zhì)量評估報(bào)告等專題報(bào)告；

　　25監(jiān)理工作總結(jié)；

　　26鑒于每個(gè)項(xiàng)目具體情況不同，歸檔資料不一定都如上所列齊全，但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

　　第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件，其幅面尺寸為A4幅面。

　　第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

　　第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管；監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊，由指定人員見證銷毀。

　　第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料，須持單位介紹信，并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時(shí)，須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　監(jiān)理材料管理包括哪些內(nèi)容

　　針對“監(jiān)理材料的編制與管理”職責(zé)剖析提供行業(yè)中常用的解答：一、封面：案卷題名，應(yīng)簡明、精確地提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容并應(yīng)契合下列門檻：

　　案卷題名主要包括項(xiàng)目稱號、階段、代字、代號等。項(xiàng)目稱號宜與核準(zhǔn)稱號或調(diào)度命名分歧，可填寫全稱，也可填寫標(biāo)準(zhǔn)簡稱；

　　歸檔的外文材料的案卷題名應(yīng)譯成中文。

　　立卷單位，應(yīng)填寫案卷整理單位的全稱；

　　起止日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件構(gòu)成的年、月、日，年度應(yīng)填寫四位數(shù)字；

　　保管期限，應(yīng)參照《電網(wǎng)建立項(xiàng)目檔案分類、歸檔范圍及保管期限劃分表》，同一案卷文件保管期限不同的，應(yīng)從長；

　　密級，應(yīng)根據(jù)政府有關(guān)保密規(guī)則，按項(xiàng)目已確定的密級填寫卷內(nèi)文件的最高密級；

　　檔號，應(yīng)按檔案室編號形式執(zhí)行。

　　二、組卷：

　　應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對獨(dú)立完好。

　　獨(dú)立成冊、成套的項(xiàng)目文件，應(yīng)堅(jiān)持期原貌，不宜分離重新組卷。

　　設(shè)計(jì)變卦文件應(yīng)按專業(yè)、時(shí)刻順序組卷。

　　監(jiān)理文件應(yīng)按類型、專業(yè)，結(jié)合時(shí)刻、文種等特征組卷。

　　三、編目：

　　1、應(yīng)在無效內(nèi)容的頁面上編寫文件頁號。頁號地位，單面的，在文件右下角；雙面的，正面在右下角，背面在左下角。空白頁不編。

　　2、應(yīng)按裝訂方式辨別用鉛筆編寫頁號。按卷裝訂的，卷內(nèi)文件應(yīng)從“1-N”開始延續(xù)編寫頁號，同類文件資料過多需轉(zhuǎn)盒時(shí)（如報(bào)審類文件）頁號不能續(xù)上盒，還是從“1-N”開始延續(xù)編寫頁號；按件裝訂的，每份文件從“1”編寫頁號，件與件之間頁號不延續(xù)。

　　3、裝訂成冊的圖樣或印刷成冊的項(xiàng)目文件，已有頁號的，不用另行編寫頁號。

　　四、裝訂：

　　文件裝訂前應(yīng)撤除原不標(biāo)準(zhǔn)的金屬物，改用不銹鋼書釘或棉線裝訂，有完整破損的應(yīng)停止修補(bǔ)，字跡不清的重要文件應(yīng)停止復(fù)制，并與原件一同歸檔，復(fù)制件在前，原件在后，過厚的文件采用三孔一線裝訂。簡易方式中，材料可用三孔一線方式停止裝訂。歸檔材料中如有小于A4的單張材料，應(yīng)粘貼在空白A4紙上。

　　五、結(jié)合施工圖：

　　作為監(jiān)理單位普通不門檻移交施工圖檔案，可作為監(jiān)理單位自存的方式來歸檔。

　　類目稱號：其他，案卷歸檔細(xì)目：搜集文件，主要項(xiàng)目文件：施工圖。

　　編號方式：參見參考材料。

　　六、參考材料（不止以下各項(xiàng)）：

　　《中華人民共和國檔案法》（2019修訂版）；

　　《科技檔案案卷構(gòu)成的普通門檻》（GB/T 11822-2019）；

　　《建立工程文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T 50328-2019）；

　　《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T 18894-2002）；

　　《照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T11821--2002）；

　　《國有企業(yè)文件資料歸檔方法》（檔發(fā)[2004]4號政府家檔案局國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)視管理委員會印發(fā)）；

　　《企業(yè)文件資料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)則》（政府檔案局第10號令）；

　　《政府嚴(yán)重建立項(xiàng)目文件歸檔門檻與檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（DA/T28－2002）；

　　《嚴(yán)重建立項(xiàng)目檔案驗(yàn)收方法》（檔發(fā)[2019]2號）；

　　《建立工程監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T50319—2019）。