監(jiān)理檔案管理的重要性

　　監(jiān)理檔案管理是檔案管理的一個重要組成部分，它是檔案管理的重要組成部分，是組織管理的重要保障。它是檔案管理的基礎(chǔ)，是組織管理的重要保障，是檔案管理的基礎(chǔ)，是組織管理的重要保障。

　　監(jiān)理檔案管理的重要性在于它可以有效地幫助組織管理者掌握企業(yè)的經(jīng)營情況，提高企業(yè)的經(jīng)營效率，提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)。

　　監(jiān)理檔案管理可以把企業(yè)的運營情況和經(jīng)營狀況及時準(zhǔn)確地反映出來，為管理者提供準(zhǔn)確的參考檔案，使管理者可以及時準(zhǔn)確地制定合理的經(jīng)營管理措施，有效地管理企業(yè)的經(jīng)營活動，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)。

　　此外，監(jiān)理檔案管理還可以有效地幫助企業(yè)改善管理水平，提高企業(yè)績效，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。它可以把企業(yè)管理中的問題及時發(fā)現(xiàn)出來，幫助企業(yè)及時制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，從而提高企業(yè)的管理水平和績效。

　　檔案管理的重要性如下：

　　1、檔案管理是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進(jìn)行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

　　2、檔案詳細(xì)真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進(jìn)的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

　　3、檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn)，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實的照片，一段段真實的影像，都是企業(yè)真實的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

　　4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù)，它真實地記錄著當(dāng)事人在何時、何地進(jìn)行了何種的業(yè)務(wù)活動，是最真實的反映者，它能保護(hù)企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責(zé)任更加明確，減少不必要的糾紛。

　　5、檔案其實是一種教育資源，它在企業(yè)對員工進(jìn)行培訓(xùn)時可以用作教材與參考檔案，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的檔案來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

　　擴(kuò)展檔案：

　　一、檔案管理的性質(zhì)

　　檔案管理是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

　　但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。

　　在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

　　由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。

　　1、維護(hù)完整有兩方面的含義：

　　一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。

　　2、維護(hù)安全也有兩方面的含義：

　　一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；二是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。

　　檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　二、檔案管理的作用

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

　　檔案工作的重要性和意義是什么?

　　正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維護(hù)歷史真實面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務(wù)社會發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。

　　做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進(jìn)科學(xué)發(fā)展提供了第一手檔案，是進(jìn)行科學(xué)管理，制定發(fā)展的好教材，為科學(xué)發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

　　檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護(hù)歷史真實面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻(xiàn)所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當(dāng)今社會日新月異，各項建設(shè)如火如荼，通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，使我們在工作中少走和不走彎路。

　　檔案管理的意義作用目的

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的作用：

　　1、保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。

　　2、為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，服務(wù)于社會。

　　3、檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，維護(hù)檔案的真實性。

　　4、不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，

　　5、檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。

　　對監(jiān)理檔案的四個重要要求是

　　一、監(jiān)理檔案的分類

　　按施工階段監(jiān)理檔案來源大致可以分為三大類：

　　第一類，即建設(shè)工程的基本文件。

　　第二類，即施工單位報審的各類報表及附件。

　　第三類，即項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。

　　第一類檔案主要來源于建設(shè)單位。主要包括：各類合同;勘察設(shè)計文件及圖紙等。這些檔案主要是原件，項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)要及時收集并妥善保存.

　　第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括：質(zhì)量、安全驗收以及進(jìn)度、費用審核表格。這些檔案由施工單位提供，檔案員要根據(jù)施工進(jìn)度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

　　第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。主要包括：監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細(xì)則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀(jì)要;監(jiān)理月報;工程質(zhì)量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外，還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分檔案由項目部編寫、紀(jì)錄、傳遞、整理歸檔。

　　二、監(jiān)理檔案員基本要求

　　應(yīng)掌握以下的知識：

　　(1)了解建設(shè)工程的基本建設(shè)程序，加深對工程建設(shè)的理解，從而知道自己處理的是什么檔案，有什么用處，檔案之間有什么關(guān)系，以便清楚掌握檔案管理工作。

　　(2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設(shè)工程文件歸檔范圍，以便能指導(dǎo)施工承包單位的施工技術(shù)檔案技術(shù)整理工作。

　　(3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)》的基本內(nèi)容，理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個層次質(zhì)量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量驗收的程序。

　　(4)了解與《統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容，材料、構(gòu)配件驗收試驗、工程檢測等的有關(guān)規(guī)定。

　　(5)掌握一定的文秘知識，具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

　　三、監(jiān)理檔案的管理要求

　　(一)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善監(jiān)理文件檔案管理制度，宜設(shè)專人管理文件檔案，做到“明確責(zé)任，專人負(fù)責(zé)”。

　　(二)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件檔案。監(jiān)理人員應(yīng)及時分類整理自己負(fù)責(zé)文件檔案，并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進(jìn)行管理，監(jiān)理文件檔案應(yīng)準(zhǔn)確、完整。

　　(三)項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件檔案應(yīng)為原件，若為復(fù)印件，應(yīng)加蓋報送單位印章，并由經(jīng)手人簽字，注明日期和原件存放處。

　　(四).監(jiān)理文件檔案涉及的有關(guān)表格應(yīng)采用統(tǒng)一表式，簽字蓋章手續(xù)完備。

　　(五).項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)宜采用信息技術(shù)進(jìn)行監(jiān)理文件檔案管理。

　　四、監(jiān)理檔案的分冊管理依據(jù)

　　1、《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理檔案按六冊分類整理。

　　2、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

　　發(fā)布:2013年5月13日實施：2014年3月1日

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161--2014

　　發(fā)布:2014-06-25實施：2014-08-01

　　第一冊(共7項內(nèi)容)

　　1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標(biāo)的應(yīng)附監(jiān)理中標(biāo)通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件蓋監(jiān)理單位公章。

　　2、施工合同(含各類合同，如分包合同等)

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理備案表

　　4、施工許可證

　　5、項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復(fù)印件加蓋監(jiān)理單位公章。

　　6、合同爭議處理意見

　　7、合同變更檔案

　　第二冊(共8項內(nèi)容)

　　l、勘察設(shè)計文件

　　2、設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要

　　3、工程變更單(C.0.2)

　　4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復(fù)工報審表(B.0.3)

　　5、施工組織設(shè)計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

　　6、分包單位資格報審表(B.0.4)

　　7、施工機(jī)械和設(shè)施/計量設(shè)備報審表(B.0.8)

　　8、試驗室報審表(B.0.6)

　　第三冊(共14項內(nèi)容)

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理實施細(xì)則

　　3、監(jiān)理月報

　　4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

　　5、工程質(zhì)量評估報告

　　6、監(jiān)理工作總結(jié)

　　7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

　　8、工程質(zhì)量事故報告單

　　9、工程質(zhì)量事故處理方案報審

　　10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

　　11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復(fù)單(B.0.11)

　　13、施工單位申請表

　　14、監(jiān)理日志

　　第四冊(共5項內(nèi)容)

　　l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　2、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

　　(有見證取樣送檢檔案的附在相應(yīng)的報審表后)

　　3、報審、報驗單(B.0.9)

　　4、分部工程報驗單(B.0.10)

　　5、旁站記錄(A.0.7)

　　第五冊(共6項內(nèi)容)

　　l、工程款支付報審表(B.0.13)

　　2、工程款支付證書(A.0.9)

　　3、索賠意向通知書(C.0.4)

　　4、費用索賠報審表(B.0.15)

　　5、施工進(jìn)度計劃報審表(B.0.14)

　　6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　第六冊(共5項內(nèi)容)

　　l、監(jiān)理臺帳

　　2、收、發(fā)文登記表

　　3、工程檔案的照片及聲像檔案

　　4、其它監(jiān)理檔案(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理檔案)

　　5、D類表(項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)考核評價用表)(建設(shè)工程監(jiān)理工作標(biāo)準(zhǔn)DB13(J)/T161-2014)

　　五、監(jiān)理檔案的移交

　　依據(jù)：《河北省建設(shè)工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》

　　需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理檔案

　　1、工程開工報審表(B.0.2)

　　2、工程復(fù)工報審表(B.0.3)

　　3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

　　4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

　　5、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審(B.0.7)

　　6、工程質(zhì)量事故報告單;

　　7、工程質(zhì)量事故處理方案報審表;

　　8、工程暫停令(A.0.6)

　　9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

　　10、監(jiān)理規(guī)劃

　　11、監(jiān)理實施細(xì)則

　　12、合同爭議處理意見

　　13、合同變更檔案

　　14、工程質(zhì)量評估報告

　　15、監(jiān)理工程總結(jié)

　　16、工程變更單(C.0.2)

　　17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔檔案