云南檔案數(shù)字化服務

　　云南檔案數(shù)字化服務是指將云南省內的各類檔案資料進行數(shù)字化處理，包括掃描、錄入、整理、存儲等一系列工作，以便實現(xiàn)檔案的電子化管理、交換、共享和利用。數(shù)字化服務可以提高檔案管理的效率和準確性，同時也可以保護檔案資料的安全性和完整性，減少檔案資料的損失和浪費。云南檔案數(shù)字化服務可以應用于各種領域，如政府機關、企事業(yè)單位、教育機構、文化機構等，為各個行業(yè)提供更加便捷、高效、安全的檔案管理服務。

　　紙質檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

　　任何一個有一定存在歷史的機構，都有一定數(shù)量的紙質檔案，將這些紙質檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。

　　下面，將以檢察院的紙質檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。

　　創(chuàng)建檔案管理分類架構

　　檢察院的綜合檔案管理，分類架構一般為：

　　文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。

　　各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。

　　取卷

　　從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質實體案卷，取卷時注意：

　　準確記錄所取案卷的物理存放位置。

　　依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。

　　檔案定義

　　檔案定義，是3Hmis的專用術語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關案卷信息，此步驟可省略。

　　關于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復。

　　拆卷

　　拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應執(zhí)行取消注冊功能，相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。

　　拆卷的注意事項：

　　保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標注是否正確。

　　保持案卷的清潔。

　　拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。

　　取掉案卷中的金屬物。

　　將卷內文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標注，以提醒掃描人員注意。

　　為了方便掃描及時與掃描人員溝通。

　　注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。

　　如有疑問，應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。

　　錄入卷內文件信息

　　一份案卷，一般都由多份性質相同或相似的文件組成，即所謂卷內文件。

　　如果系統(tǒng)中已存在卷內文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內文件屬性信息。

　　掃描

　　對已錄入相關屬性的卷內文件進行掃描，并將掃描結果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。

　　3Hmis的圖片管理器內嵌掃描處理程序，可在錄入卷內文件信息的同時直接調用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。

　　如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。

　　掃描時的注意事項如下：

　　根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。

　　對于封面、內頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。

　　根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。

　　將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結果不佳的頁面進行專門處理。

　　紙質檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　　①目錄數(shù)據(jù)準備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　?、诓鸪b訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　紙制品

　?、茼撁嫘拚浩茡p嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理<壓平或燙平等后再進行掃描。

　　⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?、扪b訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　云南省國家檔案館管理辦法

　　第一條為了加強國家檔案館建設、管理和服務，有效保護和利用檔案，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》等法律法規(guī)，結合本省實際，制定本辦法。第二條本省行政區(qū)域內國家檔案館的建設、管理和服務，適用本辦法。

　　本辦法所稱國家檔案館，包括縣級以上人民政府設置的各級綜合檔案館和專業(yè)檔案館。

　　綜合檔案館負責集中管理本行政區(qū)域內對國家和社會具有保存價值的各種門類檔案，并依法向社會提供檔案利用服務。

　　專業(yè)檔案館負責集中管理某一專門領域或者特殊載體形態(tài)檔案，并依法向社會提供檔案利用服務。第三條國家檔案館遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、依法設置、全面收集、科學管理、公益服務的原則，履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、提供政府信息公開查閱和電子文件管理等職能。

　　綜合檔案館按照省、州（市）、縣（市、區(qū)）行政區(qū)劃分級設置。專業(yè)檔案館按照特定領域或者特殊載體檔案管理的需要設置。第四條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將國家檔案館事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，配備必要的設施設備和人員，將國家檔案館運行維護經(jīng)費和檔案征集、搶救保護、信息化建設、開發(fā)利用及設備購置等經(jīng)費列入同級財政預算。第五條縣級以上檔案行政管理部門負責本行政區(qū)域內國家檔案館工作的監(jiān)督、指導和協(xié)調。

　　發(fā)展改革、工業(yè)和信息化、財政、人力資源社會保障、國土資源、住房城鄉(xiāng)建設等部門按照各自職責，保障和支持國家檔案館事業(yè)的發(fā)展。第六條省檔案行政管理部門應當組織編制國家檔案館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，按照省人民政府批準的規(guī)劃和有關檔案館布局要求設置國家檔案館。

　　州（市）、縣（市、區(qū)）人民政府及其城鄉(xiāng)規(guī)劃、國土資源、檔案行政管理等部門應當將國家檔案館的建設納入城鎮(zhèn)規(guī)劃，依法劃撥建設用地，規(guī)范建設，并根據(jù)檔案資源建設的需求，擴建或者新建檔案庫房。第七條縣級以上人民政府應當制定政策措施，支持國家檔案館購買社會事務性管理服務，規(guī)范并支持檔案服務機構參與檔案事務。第八條國家檔案館的選址、設計和建設應當符合國家標準，國家檔案館建筑應當為獨立建筑。

　　禁止改變國家檔案館建筑功能和用途；禁止非法占有國家檔案館建設用地、館庫。

　　住房城鄉(xiāng)建設主管部門在國家檔案館建設項目初步設計審查時，應當邀請同級檔案行政管理部門專家參與審查。第九條綜合檔案館應當制定檔案收集范圍細則，聽取上級檔案行政管理部門意見后，報本級人民政府批準實施。

　　專業(yè)檔案館應當制定檔案收集范圍細則，經(jīng)本級檔案行政管理部門同意后，由其主管部門批準實施。但法律、法規(guī)、規(guī)章另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十條機關、事業(yè)單位、社會團體、國有企業(yè)和其他組織應當按照國家規(guī)定及時向國家檔案館移交檔案，并同步移交電子檔案和紙質檔案的數(shù)字化副本。

　　移交的檔案應當完整、準確、系統(tǒng)。第十一條涉及地區(qū)性重大經(jīng)濟、政治、文化等活動，主辦單位或者承辦單位應當會同同級綜合檔案館制定重大活動檔案收集方案，指派專人具體負責形成文件材料的收集、整理、歸檔，并在活動結束之日起90日內移交檔案館。檔案行政管理部門應當依法履行監(jiān)督指導職責。

　　第十二條縣級以上人民政府及其部門應當建立公務禮品檔案管理制度，按照國家和本省規(guī)定向同級綜合檔案館移交公務禮品檔案。綜合檔案館應當設置專門庫房，配置專用設備，保存、展示本級機關的公務禮品。

　　第十三條國家檔案館可以通過接受捐贈、購買等形式，向社會征集非國家所有但對國家和社會有保存價值的檔案。國家檔案館接受捐贈的，應當向捐贈者頒發(fā)捐贈證書，并可給予獎勵。

　　公民、法人和其他組織可以向國家檔案館寄存、出售對國家和社會有保存價值的檔案。

　　鼓勵著名人物檔案所有人向綜合檔案館捐贈著名人物檔案。第十四條國家檔案館應當對記述和反映重大歷史事件、著名人物、自然文化遺產(chǎn)、重點建設項目、特色產(chǎn)業(yè)等具有歷史價值、文化價值、行業(yè)特色的檔案進行收集、整理。第十五條縣級以上人民政府應當將國家檔案館作為重點保護對象納入應急體系建設，確保檔案的優(yōu)先搶救和妥善處置。

　　檔案行政管理部門、國家檔案館應當建立突發(fā)事件防范和應急處置責任制，制定突發(fā)事件應急預案，定期組織應急培訓和應急演練。