數(shù)字化檔案建設(shè)外包服務(wù)

　　數(shù)字化檔案建設(shè)外包服務(wù)是指將機(jī)構(gòu)或企業(yè)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，并將其存儲在云端或其他數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，以提高檔案的安全性、可訪問性和可管理性。數(shù)字化檔案建設(shè)外包服務(wù)通常包括以下步驟：

　　1.檔案調(diào)研：了解機(jī)構(gòu)或企業(yè)的檔案類型、數(shù)量、存放地點(diǎn)和使用需求，制定數(shù)字化檔案建設(shè)方案。

　　2.檔案掃描：將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并進(jìn)行圖像處理和質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的清晰度和完整性。

　　3.數(shù)據(jù)錄入：將數(shù)字化檔案中的基本信息（如檔案編號、文件名、日期等）錄入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，以便后續(xù)檢索和管理。

　　4.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)搭建：根據(jù)機(jī)構(gòu)或企業(yè)的需求，選擇合適的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行安裝、配置和測試。

　　5.數(shù)據(jù)遷移：將已經(jīng)數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)遷移到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

　　6.培訓(xùn)與支持：為機(jī)構(gòu)或企業(yè)的工作人員提供數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和支持，以便他們能夠熟練使用系統(tǒng)，提高工作效率。

　　數(shù)字化檔案建設(shè)外包服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)包括：

　　1.提高檔案的安全性和可訪問性：數(shù)字化檔案可以設(shè)置權(quán)限，確保檔案的安全性，并且可以隨時隨地訪問檔案，提高了檔案的可訪問性。

　　2.減少存儲空間：將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，可以減少存儲空間，節(jié)省存儲成本。

　　3.提高檔案的可管理性：數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以進(jìn)行檔案的分類、檢索和管理，提高了檔案的可管理性。

　　4.提高工作效率：數(shù)字化檔案的檢索和管理速度更快，可以提高工作效率。

　　5.降低風(fēng)險(xiǎn)：數(shù)字化檔案可以進(jìn)行備份和恢復(fù)，降低了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

　　檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

　　1.總則1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。

　　1.2各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。

　　1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。

　　2.檔案部門的安全管理

　　2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。

　　2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。

　　2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。

　　2.4對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。

　　2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。

　　2.6制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。

　　2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。

　　2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

　　3.數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理

　　3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。

　　3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。

　　3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。

　　3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

　　3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。

　　3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。

　　3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。

　　3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。

　　3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。

　　4.數(shù)字化場所的安全管理

　　4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。

　　4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　4.3數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

　　4.4數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

　　4.5數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進(jìn)行相關(guān)檢測。

　　4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。

　　4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場所。

　　4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場所。

　　4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。

　　5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

　　5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行必要的安全檢查。

　　5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍(lán)牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。

　　5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。

　　5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。

　　5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。

　　5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。

　　5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場所。

　　5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進(jìn)行記錄。

　　檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。

　　5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　　5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

　　6.檔案實(shí)體的安全管理

　　6.1檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。

　　6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。

　　6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。

　　6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。

　　6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識且無解密標(biāo)識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。

　　6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。

　　6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。

　　7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

　　7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。

　　7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。

　　7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。

　　7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。

　　7.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項(xiàng)目檔案內(nèi)容進(jìn)行管理。

　　如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

　　近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程。

　　基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。

　?。ǘ┸浖蟆＿x購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。

　?。ㄈ?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題

　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進(jìn)行的，還存在一些問題。

　?。ㄒ唬┱J(rèn)識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力；同時相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認(rèn)為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　?。ǘ┙?jīng)費(fèi)成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限，更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門,面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩①|(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實(shí)際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益，存在著重?cái)?shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。

　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策

　?。ㄒ唬墓芾眢w制入手，建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作來彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責(zé)，規(guī)范制度，加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。

　?。ㄋ模┘訌?qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細(xì)信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實(shí)專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。（作者單位朱妍霖：四川省武都水利集團(tuán)有限責(zé)任王琳：綿陽市檔案局）

　　檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；?，決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時，由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)

　　隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，這些數(shù)字化的文獻(xiàn)對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻(xiàn)的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進(jìn)行實(shí)時遷移，以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運(yùn)用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

　　廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子，專門為銀行、證券、保險(xiǎn)、機(jī)關(guān)單位等機(jī)構(gòu)提供會計(jì)、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)。

　　2020專門設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。

　　政府外包出去的數(shù)字檔案建設(shè)可以長久干嗎

　　可以。數(shù)字檔案建設(shè)是一項(xiàng)關(guān)系檔案事業(yè)能否穩(wěn)定、持續(xù)、健康發(fā)展的戰(zhàn)略決策，在檔案信息化建設(shè)中作用日益突顯，政府外包出去的數(shù)字檔案建設(shè)可以長久干。進(jìn)入信息化社會后，計(jì)算機(jī)使用率日益普及，電子數(shù)據(jù)存儲、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)不斷推陳出新，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)管理、存儲、發(fā)布各類數(shù)字信息資源已成為全社會普遍使用的一種手段。