數(shù)字化檔案加工掃描服務(wù)

　　數(shù)字化檔案加工和掃描服務(wù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，以便更容易存儲、管理和檢索。這項服務(wù)通常包括以下步驟：

　　1.掃描紙質(zhì)檔案：使用高品質(zhì)掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字文件。

　　2.圖像處理：使用圖像處理軟件對掃描的數(shù)字文件進行清理和增強，以確保圖像質(zhì)量最佳。

　　3.OCR識別：使用OCR技術(shù)將掃描的圖像轉(zhuǎn)換為可編輯文本文件。

　　4.數(shù)據(jù)輸入：將數(shù)字文件輸入到數(shù)據(jù)庫或其他管理系統(tǒng)中，以便進行存儲和檢索。

　　數(shù)字化檔案加工掃描服務(wù)可以幫助組織更有效地管理和利用他們的檔案，提高生產(chǎn)效率和工作效率。

　　什么叫檔案數(shù)字化加工服務(wù)外包

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

　　檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝釘整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　主要負(fù)責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。

　　檔案數(shù)字化，就是用現(xiàn)代的數(shù)字技術(shù)來管理各類檔案，流程是這樣的：檔案接收—檔案掃描—掃描圖片的處理—將掃描好的電子圖片導(dǎo)入檔案管理軟件。

　　檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　文檔掃描

　　批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

　　圖像處理

　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息

　　對圖像中有用的信息進行提取（利用OCR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關(guān)鍵字），這些關(guān)鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案掃描怎么查找數(shù)據(jù)

　　在數(shù)據(jù)預(yù)覽界面根據(jù)文件類型、文件目錄查找。檔案掃描查找數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)預(yù)覽界面根據(jù)文件類型、文件目錄查找。檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項服務(wù)形式。

　　檔案信息化建設(shè)——檔案掃描

　　檔案掃描工作量是非常大的，因此，如果用戶文檔資料量很大，沒有足夠的人力

　　和時間對檔案進行掃描，那可以采用外包掃描服務(wù)的形式。

　　外包掃描服務(wù)就是用我們的人力、我們的機器設(shè)備，到用戶現(xiàn)場為您進行文檔掃描加工

　　、檔案索引建立、檔案目錄打印等全套工作，作業(yè)結(jié)束后將資料刻成光盤，并把機器中數(shù)據(jù)

　　刪除，保證資料安全性。

　　外包掃描服務(wù)，可以使用戶在盡量短的時間內(nèi)，享受到數(shù)字化檔案管理帶來的方便快捷

　　，而您又不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和作業(yè)質(zhì)量，因為專業(yè)的掃描加工隊伍有著嚴(yán)格的流程管理

　　和豐富的文檔掃描經(jīng)驗。

　　文檔資料數(shù)字化加工服務(wù)管理流程：

　　1.提卷：與用戶完成點交點收手續(xù)

　　2.案卷整理：按照加工服務(wù)操作規(guī)范將文檔整理成元寶樣式并填寫流程單。

　　3.檔案批量掃描：接受上一流程整理好的資料，按文件整理順序進行批量掃描。保證掃描影像的清晰完整，方向正確，沒有歪斜、黑邊。

　　4.影像處理：對以上環(huán)節(jié)沒有糾正的一些黑邊/歪斜/順序錯誤現(xiàn)象在系統(tǒng)中做人工處理或調(diào)整，保證文件順序正確以及影像品質(zhì)。記錄不清楚的文件待補掃。

　　5.建立索引：按照要求在索引系統(tǒng)中對影像建立對應(yīng)的索引信息。

　　6.圖像補掃：按照補掃記錄單記錄的頁號，對問題頁采用相應(yīng)色度一一補掃。

　　7.數(shù)據(jù)校對：對加工完成的索引數(shù)據(jù)及影像信息進行校對，對錯誤及時修正。

　　8.光盤刻錄/數(shù)據(jù)備份：將加工完成的電子數(shù)據(jù)資料（數(shù)據(jù)庫/電子影像）刻錄到光盤中，刻錄完成后再作一個光盤備份。

　　9.文檔還原：按照用戶要求將文檔恢復(fù)成原狀。

　　10.成品驗收/還卷：質(zhì)檢通過的光盤及原件，移交用戶。

　　掃描結(jié)束后，得到的數(shù)據(jù)光盤上就已經(jīng)包含有單盤檢索調(diào)閱軟件，您可以方便地在任何一臺微機上檢索光盤內(nèi)容；如果用戶有網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱需求，我們可以為您提供基于IE瀏覽器的文檔檢索調(diào)閱系統(tǒng)，當(dāng)然系統(tǒng)已經(jīng)為您考慮到了權(quán)限設(shè)定、密級控制等各種安全措施；

　　如果用戶有自己的OA系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)、或檔案管理系統(tǒng)，本掃描生成的光盤數(shù)據(jù)，具有很強的開放性，我們?nèi)匀荒軌驅(qū)⒓庸?shù)據(jù)方便地與您的系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接。

　　檔案數(shù)字化具體流程：從檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等過程實現(xiàn)全生命周期的自動化管理。

　　1、檔案收集：按照檔案形成的規(guī)律，把各企業(yè)單位分散的材料進行接收、征集、集中起來。

　　2、檔案整理：根據(jù)不同需求，對收集起來的檔案分類組成有序體系，規(guī)范化處理。

　　3、掃描錄入：將有價值的檔案進行分類掃描錄入系統(tǒng)歸檔，采用中博奧檔案管理系統(tǒng)，分類保管檔案。

　　4、歸檔入庫：根據(jù)國家檔案分類要求標(biāo)準(zhǔn)，建立標(biāo)準(zhǔn)檔案分類，進行歸檔。

　　5、檔案利用：通過中博奧檔案管理系統(tǒng)的借閱手續(xù)，是檔案資料直接可以為各企業(yè)單位提供檔案利用服務(wù)工作。

　　6、檔案統(tǒng)計：運用中博奧統(tǒng)計技術(shù)和方法，通過表冊和數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢情況，可以了解和掌握檔案工作總體情況。

　　7、檔案鑒定：利用系統(tǒng)甄別檔案文件的現(xiàn)實價值和歷史價值以及年限，進行存毀的判斷條件。

　　8、檔案銷毀：根據(jù)不同年限檔案、不具有保存價值的檔案，在系統(tǒng)上導(dǎo)出目錄，將相對應(yīng)的檔案消除或銷毀。

　　利用中博奧檔案管理系統(tǒng)，一款專業(yè)的檔案管理軟件，中博奧功能涵蓋檔案收集、檔案著錄、檔案查詢、檔案借閱、檔案利用、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定、檔案銷毀的全生命周期管理，適用于科技檔案管理、人力資源信息管理、證照管理、客戶資料管理、文件資料管理等等，同時還適用于自動化辦公應(yīng)用?；旧弦粋€軟件就能夠滿足一個企業(yè)當(dāng)中，不同人員的辦公需求。