項目檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

　　在數(shù)字時代，許多組織和企業(yè)已經(jīng)開始將實體文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，以提高效率和可靠性。以下是項目檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀：

　　1.數(shù)字化速度加快：隨著技術(shù)的進步和成本的降低，越來越多的企業(yè)開始將實體檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，這使得數(shù)字化的速度越來越快。

　　2.文檔格式多樣：數(shù)字化的檔案可以存儲在不同的格式中，例如PDF、Word、Excel等，這些格式可以根據(jù)需求進行相應的選擇。

　　3.存儲方式更加靈活：數(shù)字化的檔案可以存儲在云端服務器、外部硬盤和內(nèi)部服務器等不同的設備上，這種存儲方式比傳統(tǒng)的實體檔案更加靈活和安全。

　　4.信息共享方便：數(shù)字化的檔案可以輕松地分享給需要的人員，這使得信息的共享和交流變得更加方便和高效。

　　5.數(shù)據(jù)管理更加科學：數(shù)字化的檔案可以使用數(shù)據(jù)管理軟件進行管理，這使得數(shù)據(jù)的分類、檢索和分析更加科學化和智能化。

　　總之，數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)必不可少的一部分，它可以提高工作效率、節(jié)約時間和降低成本，讓企業(yè)更加迅速地適應市場變化。

　　新時期檔案管理數(shù)字化存在的主要問題？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構(gòu)成。

　　實現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理會遇到哪些問題

　　電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

　　數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限干文字錄人、編輯和打印，成廠名副其實的“高檔打字機”

　　。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

　　電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。

　　但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

　　辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡技術(shù)為基礎的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

　　實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理會有哪些問題

　　我國檔案管理人員隊伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊伍老齡化問題嚴重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計算機。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進程。

　　缺乏先進的數(shù)字化設備

　　軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設備，尤其是計算機系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進檔案數(shù)字化管理進程中，計算機設備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎。因此，要想實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進各種先進的現(xiàn)代化設備，及時更新陳舊的設備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實性提供重要保障，實現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。

　　檔案數(shù)字化管理存在風險

　　隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領(lǐng)域之中應用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計算機系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導致管理人員無法在第一時間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。

　　檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

　　檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢

　　（一）能增強立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應負責人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。

　　（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。

　?。ㄈ┨岣吡瞬樵冃?。在當前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。

　　二、檔案數(shù)字化管理的不足

　?。ㄒ唬n案數(shù)字化管理有一定的風險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應備加警惕。

　?。ǘ╇娮游募n案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設備的依賴性相當強，計算機儲存設備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應用軟件更新相當快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。

　?。ㄈ?shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。

　?。ㄋ模┕ぷ魅藛T業(yè)務素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復合型人才方可勝任。因而應重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)?？傊谟嬎銠C網(wǎng)絡技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務效能。

　　未來檔案數(shù)字化發(fā)展是什么樣的

　　隨著高校圖書館信息化水平的不斷提高，圖書館館藏資源的載體形式發(fā)生了很大變化。目前，圖書館正通過將館藏資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字數(shù)據(jù)，利用電子載體作為統(tǒng)一處理和存儲的媒介，向信息數(shù)字化和數(shù)字化全面發(fā)展。光盤、硬盤、u盤等電子載體以其巨大的存儲容量和優(yōu)異的存取速度，正在迅速取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體，成為高校圖書館館藏資源的主流信息載體。

　　此外，除了高校圖書館自身館藏資源的信息化外，還有大量電子出版物和電子數(shù)據(jù)的引入。這些以電子載體為存儲媒介的數(shù)字信息將成為未來高校圖書館館藏資源的主要組成部分。

　　檔案是一種重要的特殊資源，不可再生。一旦損壞，將給國家和單位帶來非常嚴重的損失。近年來，隨著自然災害的頻繁發(fā)生，檔案的安全保管受到了極大的關(guān)注。

　　隨著文件保護技術(shù)的不斷發(fā)展，文件的異構(gòu)備份技術(shù)越來越成熟。在當前的技術(shù)條件下，它被認為是實現(xiàn)文件長期安全保存的最可靠手段。

　　國家檔案局明確提出，重點要從根本上加強安全保障能力建設，全面完善檔案安全體系，確保檔案的安全和保密。重要文件遠程備份的實現(xiàn)。對于所有多組文件或文件副本，至少一組必須存儲在不同的位置。對于重要的電子文件，不僅要進行同構(gòu)備份，還要進行異構(gòu)備份，并及時轉(zhuǎn)換成縮微膠片或紙質(zhì)文件，以保證其長期可讀性。

　　在檔案數(shù)字化加工技術(shù)高度發(fā)展的時代，縮微技術(shù)與數(shù)字技術(shù)(即數(shù)模集成技術(shù))緊密結(jié)合，將數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(即數(shù)字傳輸?shù)目焖傩?、邏輯性和便捷?與縮微技術(shù)的安全性、可靠性、持久性、真實性和經(jīng)濟性結(jié)合起來，并將其納入現(xiàn)代信息管理的技術(shù)軌道。目前，我們正處于信息爆炸的時代。

　　以物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、智能和云計算為標志的網(wǎng)絡正充斥著社會生活和生產(chǎn)的每一個角落。在我國，檔案的產(chǎn)生和發(fā)展經(jīng)歷了一個從低級到高級、從簡單到復雜的發(fā)展過程。隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的建設也對未來的檔案館建設提出了明確的要求，即向更高層次的綠色、智能化、智能化檔案館邁進。

　　檔案數(shù)字化加工是傳統(tǒng)檔案館的“升級版”，智能檔案館是數(shù)字檔案館的“升級版”，或處于更高的層次和階段。智能檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的必然結(jié)果?？傮w而言，我們正在建設智慧城市，智慧檔案館的全方位服務功能凸顯，體現(xiàn)了智慧檔案館的“記憶中心”功能，為黨和政府的決策提供參考。

　　作為傳統(tǒng)檔案館和數(shù)字檔案館建設的更高層次和階段，智能檔案館概念的確立及其實際建設迫在眉睫。智慧檔案有狹義和廣義兩個概念。狹義的智慧檔案是指檔案建設的各個方面，包括傳統(tǒng)檔案、新檔案內(nèi)容信息和多元化檔案資源中的載體信息。廣義而言，智能檔案是指涉及所有信息的檔案，以及所有數(shù)字化的檔案

　　從檔案館的建設范疇來看，綠色檔案館的建設涵蓋的領(lǐng)域更多，不僅包括智能檔案館的軟硬件設施建設，還包括綠色建筑的研究范疇。隨著生態(tài)可持續(xù)發(fā)展理念的提出和發(fā)展，綠色檔案館建設已成為未來發(fā)展的方向。綠色檔案館建設的理念產(chǎn)生于20世紀80年代，遵循生態(tài)環(huán)境保護、節(jié)能降耗、可持續(xù)發(fā)展、堅固耐用、安全可靠、協(xié)調(diào)高效的理念。它的目標就像智能檔案館的建設一樣，是對檔案工作高效發(fā)展的有力支持。

　　最大限度地發(fā)揮檔案本身的作用；最終目標是實現(xiàn)檔案的最大社會價值。最大限度地發(fā)揮檔案館的服務功能等。從發(fā)展目標來看，它們都是加強檔案存儲、檔案信息資源開發(fā)、文化傳播、社會服務等全方位功能的檔案信息資源中心。這里，社會服務功能是影響檔案價值的一個重要因素。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的好處

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長原件的保存時間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復檔案材料模糊褪變的字跡。對字跡出現(xiàn)模糊擴散或褪變的檔案，可經(jīng)過計算機掃描等處理技術(shù)恢復模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。