規(guī)范檔案資料的管理，是將無序、混亂的檔案資料進行有序化的梳理，對檔案進行加以整理、規(guī)范，分類保存，使檔案管理更加方便。規(guī)范檔案資料的管理一般會選擇專業(yè)的檔案整理公司進行整理，目前，規(guī)范檔案整理的方式已經(jīng)發(fā)展到數(shù)字化的階段。檔案整理數(shù)字化也是時代發(fā)展的必然趨勢。

　　規(guī)范檔案資料管理的具體流程：

　　1、確定需要整理檔案的范圍，將檔案資料收集到一起。規(guī)范檔案資料管理需要將所有需要整理的檔案收集到一起，然后將檔案進行清點，挑選出有保存價值的檔案，減少后期人員在查找檔案時的負(fù)擔(dān)。

　　2、檔案出庫。將有價值的檔案交給檔案整理人員，在清點之后，核對檔案數(shù)量，然后將檔案轉(zhuǎn)移到一個安全的工作環(huán)境當(dāng)中。同時，在轉(zhuǎn)移檔案時。要保證檔案的安全，避免在挪動時檔案有丟失的情況發(fā)生。

　　3、將檔案分類整理。這就需要檔案整理人員了解并掌握一定的檔案整理分類的知識，了解檔案的大致類型，根據(jù)客戶需求，或者按照檔案整理分類的一般規(guī)則進行分類。檔案整理人員要盡可能的熟悉檔案分類的方式，以便后期可以準(zhǔn)確的編碼編目。

　　4、給檔案編寫頁碼和目錄。規(guī)范檔案管理重要的就是使整個檔案都在一個大的分類體系里，能夠通過一定的標(biāo)準(zhǔn)可以快速的查詢到所需要的檔案資料。編寫頁碼和目錄需要依據(jù)一定的檔案內(nèi)部的邏輯，給檔案內(nèi)容進行排序，這樣方便后期的檔案管理員的查找。編寫目錄更是要依據(jù)一定的檔案規(guī)范原則，這樣才能更好的通過目錄進行快速的檢索。

　　5、檔案掃描數(shù)字化。檔案的整理歷史是相當(dāng)長的。人們整理檔案的目的不僅是為了更好的管理檔案，還是為了將有價值的檔案資料延續(xù)下去。檔案掃描數(shù)字化就死檔案整理發(fā)展到現(xiàn)階段的一個具體形式。采用更加先進的設(shè)備對檔案進行掃描。將掃描的數(shù)據(jù)進行處理，確保檔案掃描的質(zhì)量。

　　6、檔案掃描數(shù)據(jù)核對和儲存。檔案掃描后的數(shù)據(jù)需要再次的核對，掃描的數(shù)據(jù)中有模糊，不清楚的，圖表有畸變的需要重新掃描或者修復(fù)。要保證檔案掃描的數(shù)據(jù)與檔案原件內(nèi)容是一致的。這樣在后期才能，提升數(shù)字化檔案的利用率，減少對檔案原件的查看，更好的保護檔案原件。

　　7、數(shù)據(jù)對接。將掃描處理過的檔案數(shù)據(jù)儲存在一定的介質(zhì)里，然后將數(shù)據(jù)對接到檔案管理系統(tǒng)之上，這樣才能更好的通過電子設(shè)備實現(xiàn)對檔案資料的高效檢索和使用。

　　8、將檔案原件整理、裝訂、入庫。檔案數(shù)據(jù)在對接到檔案管理系統(tǒng)之后，進行備份。將檔案原件進整理裝訂。在檔案管理人員核對之后，可以將檔案移交入庫。

　　總之，規(guī)范檔案資料管理要將檔案進行有序化、有效的梳理。這樣才能將檔案高效的管理和應(yīng)用。檔案規(guī)范化的流程便是以上講述的這樣。不同的檔案規(guī)范整理公司可能會有一些不同，但是大致的流程便是這樣。

　　規(guī)范檔案資料管理的意義有什么？

　　規(guī)范檔案管理是時代發(fā)展到現(xiàn)階段的一個趨勢，在歷史上檔案管理的制度不斷的在完善，發(fā)展到今天，規(guī)范檔案資料的管理更加的科技化、現(xiàn)代化、智能化。其意義是非常的深遠的。

　　1、規(guī)范檔案資料管理可以提升檔案工作人員的工作效率。相比于傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化的檔案管理方式，已經(jīng)便捷了很多。利用檔案管理系統(tǒng)便可以實現(xiàn)檔案的異時異地的利用，還能通過電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案內(nèi)容的建檔、存檔、用檔等，極大的提升了檔案管理的效率。

　　2、規(guī)范檔案資料管理可以更好的延續(xù)和傳播檔案文化。規(guī)范檔案資料的管理，可以更好的開發(fā)和利用檔案文化資源，有助于為學(xué)者、研究者等提供較為完整的檔案資料。這可以更好的將檔案資料內(nèi)容延續(xù)下去。

　　3、規(guī)范檔案資料管理可以更好保存檔案資料。規(guī)范檔案資料的管理，將其進行數(shù)字化的加工，可以進行無限的備份，不同擔(dān)心因為環(huán)境、濕度等變化造成檔案的破損和丟失。可以更好的保護檔案。

　　4、規(guī)范檔案資料管理可以促進經(jīng)濟的發(fā)展和進步。規(guī)范檔案資料的管理可以開發(fā)檔案文化產(chǎn)業(yè)，更好的將檔案資料利用起來，文化資源的充分調(diào)動可以帶動經(jīng)濟的發(fā)展。

　　總之，規(guī)范檔案資料的管理意義是非常之廣泛，在當(dāng)下也是不可避免的一個趨勢。