——“節(jié)慶”檔案如何整理？這些事兒你要知道

月餅美酒一相逢，勝卻人間無數(shù)。今年的十月，“中秋”“國慶”19年一遇，人潮涌動處，笑靨如花，江山多嬌，各種小歡喜小團圓美不勝收。

每逢節(jié)慶，作為檔案人，您可能會不由自主思索，重大節(jié)慶活動的檔案如何收集整理？結(jié)合國家檔案局《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿），我談幾點個人想法。

01

一是事前主動參與，賽過事后跑斷腿

重大節(jié)慶活動通常參與單位眾多，其形成資料分布廣泛，涵蓋各個行業(yè)，而節(jié)日過后參與人員基本上就各奔東西了，檔案人員如果事先不策劃，事后想將資料收集齊全完整，難度不是一般的大。

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十三條規(guī)定：責任部門應(yīng)當根據(jù)檔案主管部門確定的年度工作任務(wù)制定實施計劃和檔案管理方案，明確檔案負責部門和人員，并按工作程序和要求形成歸檔文件材料。也就是說，檔案人一定要未雨綢繆，將重大節(jié)日活動檔案的收集列入年初工作計劃，而且在節(jié)慶活動前夕要積極與活動籌委會或領(lǐng)導機構(gòu)對接，根據(jù)各個單位或部門承擔的任務(wù)，列出歸檔明細清單，明確兼職檔案員職責，提出具體工作要求。當然，如果能直接加入到活動組織機構(gòu)中，將檔案收集工作作為活動的一個組成部分，那就更好了。條件允許的話，還可在節(jié)慶活動前夕，向各部門領(lǐng)導和兼職檔案員提供“快餐式”檔案業(yè)務(wù)知識培訓，提高這部分人員的工作技能和獨立工作能力，收集質(zhì)量有望達到事半功倍之效。

二是文書與聲像檔案互為補充，方能呈現(xiàn)原汁原味的歷史

文書檔案主要包括籌備委員會及下屬單位形成的各種文件，一般通過OA平臺傳送，這部分內(nèi)容比較好收集。聲像檔案包括數(shù)碼照片、音視頻等，它通過畫面、聲音等形式將事件生動地展現(xiàn)在人們面前，使利用者產(chǎn)生“身臨其境”的感覺。主要包括節(jié)慶籌備期間的訓練照片、活動配樂、選用歌曲等，活動當天的展臺展板圖紙、模型、PPT文件及選用的各種物品的照片、實物和航拍城市照片等。

實際工作中，聲像與實物檔案總是容易缺失，這其實是一個比較奇怪的現(xiàn)象。因為在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，快手、抖音、微信等各種平臺，幾乎事事有記載、人人有記錄，可為什么一旦要歸檔移交，這些素材就好像突然人間蒸發(fā)了，沒有著落了呢？是責任沒有落實到位，還是收集方式待改進，個中原因還需要檔案人好好琢磨。

三是整理方法要思慮周全，便于查考是原則

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對全宗設(shè)置作了詳細規(guī)定：責任部門為一個單位如何設(shè)置全宗；責任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責任部門為臨時機構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會問，各個全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動檔案怎樣在第一時間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時，將數(shù)據(jù)庫信息中的“備注”欄標識“2020年國慶中秋慶?；顒印?，檢索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會一目了然。

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動全部檔案也可以設(shè)立專題進行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項目檔案進行管理。例如，將“2020年國慶中秋慶?；顒印碑斪饕粋€項目，通過劃分籌備、彩排、開場、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個人的形成資料全過程納入項目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個門類的活動資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對全宗設(shè)置作了詳細規(guī)定：責任部門為一個單位如何設(shè)置全宗；責任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責任部門為臨時機構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會問，各個全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動檔案怎樣在第一時間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時，將數(shù)據(jù)庫信息中的“備注”欄標識“2020年國慶中秋慶?；顒印保瑱z索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會一目了然。

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動全部檔案也可以設(shè)立專題進行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項目檔案進行管理。例如，將“2020年國慶中秋慶?；顒印碑斪饕粋€項目，通過劃分籌備、彩排、開場、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個人的形成資料全過程納入項目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個門類的活動資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十六條對全宗設(shè)置作了詳細規(guī)定：責任部門為一個單位如何設(shè)置全宗；責任部門分主辦單位、協(xié)辦單位如何設(shè)置全宗；存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的如何設(shè)置全宗；責任部門為臨時機構(gòu)的，形成的檔案應(yīng)當如何管理。

那么問題來了，檔案小伙伴可能會問，各個全宗下的文書檔案浩如煙海，散落其中的節(jié)慶活動檔案怎樣在第一時間內(nèi)跳脫顯示？畢竟不是每個題名都能起到揭示作用。檔案小白教你一招，用好“備注”很關(guān)鍵。例如，在著錄節(jié)慶條目時，將數(shù)據(jù)庫信息中的“備注”欄標識“2020年國慶中秋慶祝活動”，檢索中錄入關(guān)鍵字，相關(guān)條目推送就會一目了然。

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》（征求意見稿）第十七條規(guī)定，重大活動全部檔案也可以設(shè)立專題進行管理。我的理解是，可以借鑒工程建設(shè)項目檔案進行管理。例如，將“2020年國慶中秋慶?；顒印碑斪饕粋€項目，通過劃分籌備、彩排、開場、結(jié)束、收尾及后期安置等階段，將所有單位和個人的形成資料全過程納入項目中管理，這樣做的好處就是所有單位、各個門類的活動資料能夠?qū)崿F(xiàn)集中展示，查考方便、檢索快捷。更重要的是，檔案資料的齊全、完整和系統(tǒng)可以得到更好的體現(xiàn)，最大程度地避免信息支離破碎，讓時間和空間在同一幅檔案畫卷中凝固，讓歷史永恒。

（中原油田分公司檔案管理中心  黃琥）

原創(chuàng) 專欄作者：黃琥