檔案利用工作是一項保險性服務工作

——新《檔案法》與《檔案館利用五定律》之九

 新《檔案法》第一條規(guī)定：“為了加強檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，為中國特色社會主義事業(yè)服務，制定本法?！闭f明檔案利用工作是一項服務性工作，“有效保護和利用檔案”，“為中國特色社會主義事業(yè)服務”。但是，新《檔案法》并沒有具體說明這種服務性工作是一個什么樣的服務性工作，這里就對檔案館的檔案利用服務性工作做一下解讀。

檔案館的檔案利用工作是一項服務性工作，但是，檔案館的檔案利用工作又不是一般的服務性工作，檔案館的檔案利用工作實質上是一項保險性服務工作，它為全社會的檔案用戶提供的是一項保險性服務。檔案利用工作的保險性服務是由檔案利用的用少律決定的，或者也可以說檔案利用的用少律是由檔案利用工作的保險性服務性質決定的。檔案利用工作的保險性服務的重心在保險，其次才是服務。保險性才是檔案館的檔案利用服務的性質，檔案館的檔案利用服務是一項保險性服務。從檔案利用的保險性服務性質看就很容易地理解和解釋檔案館的檔案利用長期在低谷中徘徊的現(xiàn)象了。

檔案利用就是保險性利用。檔案保險性利用的核心有兩點最關鍵：一是為預防萬一而用，其用為少用檔案或者不用檔案；二是在用時必須能用，并且是及時準確地用的上。

1檔案利用工作的保險性服務涵義

“保險的一般概念可概括為：保險是集合具有同類風險的眾多單位或個人，以合理計算分擔金的形式，實現(xiàn)對少數(shù)成員因約定風險事故所致經濟損失或由此而引起的經濟需要進行補償或給付的行為?！盵1]通俗地說，就是大家集資預防萬一，用最小的代價防范不可預知的風險，并將萬一的風險損失降到最低限度。

檔案館的工作頗像保險，簡單地說，就是集中管理檔案預防萬一。只不過集中管理檔案的費用由國家承擔。它同樣是用最小的代價防范個人、社會組織和國家不可預知的風險，并將萬一的風險損失降到最低限度，即在檔案利用者需要利用檔案的時候及時準確地提供檔案以避免不必要的損失或者得到應該得到的利益。因此，可以這樣理解檔案館的工作，即由國家出資集中保管對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案，以備應對對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人在必要時查考利用，并及時準確地提供相關檔案，解決相關問題，達到社會穩(wěn)定的目的。

如果從檔案利用服務工作的角度看，檔案館的檔案利用工作服務就是一項保險性服務，是為全社會的檔案用戶提供的一項保險性檔案利用服務。

不論是檔案館工作的保險性，還是檔案館檔案利用服務工作的保險性服務，其根源來自于檔案的本質——記憶備忘工具，“檔案的形成從一開始就有著明確的目的性——備用查考。離開了這個目的，就沒有檔案的產生，也就沒有檔案的存在”[2]，檔案館的存在是由于檔案記憶備忘工具——備用查考決定的，檔案館保存檔案的目的就是預防萬一“備日后之用”。

檔案館的檔案利用工作是一項保險性服務是與檔案利用應對的都是“黑天鵝事件”有著切的關系。檔案館保存檔案都是為了預防萬一，檔案館的檔案利用工作就是在出現(xiàn)萬一的“黑天鵝事件”情況下提供保險性服務。

檔案館檔案利用工作保險性服務來自于檔案利用的保險性利用性質，其核心與檔案保險性利用的核心是相同的：一是為預防萬一而用，其用為少用檔案或者不用檔案；二是在用時必須能用，并且是及時準確地用的上。

檔案館檔案利用工作的保險性服務是由檔案利用的保險性利用性質決定的，而檔案利用的保險性利用性質是由檔案利用的用少律決定的，或者也可以說檔案利用的用少律是由檔案利用的保險性利用性質決定的，是由檔案利用的保險性服務性質決定的。檔案利用工作的保險性服務的重心在保險，其次才是服務。當然，并非檔案利用服務不重要，而是在需要提供檔案利用服務的時候，必須及時準確的提供檔案利用服務，否則就是失職，就失去了保存檔案的意義，就失去了檔案館存在的意義。因此，保險性是檔案存在的價值，保險性是檔案館存在的依據，保險性才是檔案館的檔案利用服務的性質，檔案館的檔案利用服務是一項保險性服務。從檔案利用的保險性服務性質看就很容易地理解和解釋檔案館的檔案利用長期在低谷中徘徊的現(xiàn)象了。多用才是不正常，而長期在低谷中徘徊的少用才是正常的。

2檔案利用工作保險性服務的作用

2.1檔案利用工作的保險性服務是一項保底性服務

檔案館檔案利用工作保險性服務是一種公共服務，是一種公共資源。檔案館只能在有限的資金范圍內最大限度地保管對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案，以應對萬一出現(xiàn)的“黑天鵝事件”為對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人提供檔案利用服務。這種服務既是一項保險性服務，又是一項保底性服務。

國家檔案館的設立實際是為國家、社會組織和個人在檔案方面投的保險，檔案館保存的檔案實際是為保障國家、社會組織和個人權益的最后保底的防線。國家設立檔案館一方面是為了預防萬一而提供保險性檔案利用服務，另一方面這種保險性的檔案利用服務實際上是為了那些對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人提供的保底性檔案利用服務。檔案館保存檔案是為了預防萬一的，而這“萬一”實際上是那些對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人在遇到問題時，并通過其他渠道無法解決時，才來到檔案館這最后保底的防線利用查找相關檔案解決。不論是國家層面，還是社會組織及個人層面都是如此。凡是到檔案館接受保底性檔案利用服務的，大都是因為利用者手頭上或者就近沒有或者找不到所要用的材料，并通過其他各種渠道無法解決時，才最后求助于檔案館這最后保底的防線來接受保底性檔案利用服務查找相關檔案解決。這里就以近幾年利用最多的民生檔案為例說明這個問題。民生檔案大都是解決的個人層面的問題，而來檔案館接受保底性檔案利用服務查找相關檔案的，大都是自己手上沒有或者就近沒有或者找不到所要用的材料，并通過其他各種渠道無法解決的。如利用婚姻檔案、知青檔案、退伍軍人檔案等等，大都是自己丟失了結婚證、知青下鄉(xiāng)證、退伍證等，或者其他材料無法證明其相關經歷，或者其他相關單位沒有相關材料或者無法出具證明的。只有在這種情況下利用者才會來到檔案館利用這最后保底的防線查找相關檔案。提供這些保險性的保底檔案利用服務才是檔案館設立的初衷和目的所在。

很顯然，檔案館的這種保險性的保底檔案利用服務，其利用者不可能很多，如果所有的檔案館保存的檔案的相關人都到檔案館來利用相關檔案的話，那檔案館的檔案利用服務就既不是保險性服務，也不是保底服務了，而成了代替所有相關單位的工作服務了。如果是那樣的話，就會打亂現(xiàn)有的社會分工和相關單位的職能界限，會使檔案的相關人更加無所適從。如上文說的婚姻檔案就已經出現(xiàn)了類似問題。實際上婚姻檔案本身就是婚姻登記部門的辦事依據或工具，無論是辦理補發(fā)結婚證、離婚證，還是辦理離婚手續(xù)，還是出具未婚證明，都需要婚姻檔案。也就是說只要婚姻當事人有一個人還健在，其婚姻檔案都應該保管在婚姻登記部門。只有婚姻當事人雙方都不在了，才可以將其婚姻檔案移交檔案館保存。將婚姻當事人都還健在的婚姻檔案移交檔案館保存，實際上是檔案館代替了婚姻登記部門的部分職能，而這樣的代替并沒有為婚姻當事人帶來辦事的便利，相反還增加了不便。如補辦結婚證或離婚證，就需要先到檔案館開具婚姻證明，然后再到民政機關的婚姻登記部門補辦結婚證或離婚證。這種情況實際上并沒有方便婚姻當事人（民政機關的管理相對人），使本來在一個部門就可以辦理的事，現(xiàn)在需要跑兩個部門辦兩次手續(xù)才能辦理完。這也就是一些學者一直呼吁要將戶籍等類的檔案接收到檔案館來改變館藏結構增加民生檔案而一直落實不了的原因所在。就是因為，這些戶籍等類的檔案都是相關部門管理和辦理相關事務的依據與工具，是不可能移交給檔案館的，如果移交給檔案館將會影響他們的正常的職能和工作。另外，即便是婚姻檔案移交給檔案館了，但是，其利用率仍然不高（這將在下文中專門統(tǒng)計分析），這是由于檔案“備”的性質所決定的。因為，并不是每一個婚姻當事人都天天需要結婚證或離婚證來辦理有關事項，也不是每一個婚姻當事人都會將結婚證或離婚證丟失的。

國家設立檔案館保管檔案，就是為了對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人提供保底的檔案利用服務，這種保底服務可以視為是一種國家救濟行為。這里雖然面對的是所有對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人，但是，實際需要檔案館提供保底的檔案利用服務的只會是少數(shù)而不是大多數(shù)。

2.2檔案利用工作的保險性服務是社會的穩(wěn)定基石

檔案利用工作的保險性服務是由檔案的本質——記憶備忘的工具決定的，檔案“備”的價值就這在于其是保障國家、社會組織和個人的權益具有權威性的憑據證明。國家設立檔案館保管對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案，就是為對國家、社會組織和個人有保存價值的檔案相關人在檔案方面投的保險，它的作用就是為了保證社會穩(wěn)定，是社會穩(wěn)定的基石。這種穩(wěn)定社會基石的保險作用，不是體現(xiàn)在日常的利用上，而是表現(xiàn)在存在上，表現(xiàn)在預防萬一上。有檔案的存在就可以預防萬一，有檔案的存在就能發(fā)揮保險作用。

檔案利用工作的保險性服務主要依賴于檔案的存在，檔案存在是主要的，而它們被利用則是相對次要，這里說的相對次要不是說檔案被利用不重要，而指的是檔案被利用的少，檔案被利用的少并不等于檔案不重要。檔案的存在起著穩(wěn)定社會的基石作用，檔案被利用少的檔案利用保險性服務同樣也起著是穩(wěn)定社會的基石作用。這是檔案的存在與檔案利用工作的保險性服務雙重穩(wěn)定社會基石的保險作用?；蛘哒f是檔案保險作用的兩個方面。

正因為檔案的存在起著穩(wěn)定社會基石的主要作用，而保險又是預防萬一的，所以，檔案利用工作的保險性服務所提供的檔案利用服務對象不論什么時候都是少數(shù)，而不是多數(shù)。盡管“從目前各館特別是綜合館利用情況看，涉及公證、婚姻、學歷、獎懲、上山下鄉(xiāng)等內容檔案的利用率相對較高”[3]，但是，這種檔案利用率相對較高是相對于文書檔案的利用來說的。這些檔案的利用對于此類檔案來說利用的仍然是少數(shù)。因為這些檔案涉及的當事人不可能人人都發(fā)生問題，出現(xiàn)問題的畢竟是少數(shù)，而且有許多都是歷史遺留問題或某些利用者個人的問題。對于檔案“備”的價值來說，它們存在的本身就構成了對穩(wěn)定社會，維護國家、社會組織和個人權益的價值。偶爾利用它們解決矛盾、化解糾紛、維護社會公平則是起著檔案利用工作的保險性服務的作用，或者起著保險性的保底檔案利用服務作用。但接受這種保險性的保底檔案利用服務的肯定只能是少數(shù)，誰也不希望由于有檔案的存在而使每個社會組織和個人都經常發(fā)生糾紛或問題來利用這些檔案，那樣社會還能穩(wěn)定嗎？有些“檔案也許在相當長時間內都不會被利用，但正是由于這些檔案的存在，才奠定了國家統(tǒng)一、民族友好、社會穩(wěn)定的基礎?！盵4]

參考文獻：

[1]楊忠海編著.保險學原理新編[M].中國金融出版社，2015：14.

[2]昌晶,張瓅丹.對“備以查考性”的認識[J].四川檔案，2010（03）：54-55.

[3]宗培嶺.對檔案利用工作現(xiàn)狀的思考[J].浙江檔案，2000（09）：37-39.

[4]薛匡勇.檔案館論[M].上海：第二軍醫(yī)大學出版社，2002：147.

（節(jié)選《檔案館利用五定律》第四章第一節(jié)）