執(zhí)行卷宗電子檔案是為保障法院檔案工作科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化，不斷提升檔案工作管理工作水平和服務(wù)中心大局的能力，人民法院緊緊圍繞全院審判執(zhí)行工作，結(jié)合檔案工作實(shí)際，堅(jiān)持提效率、要成效，大力推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，以信息化助力檔案管理工作提質(zhì)增效。

　　強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。該院將檔案室日常管理工作列入重要議事日程，為檔案工作的開展提供了良好的組織保障。同時(shí)，注重完善各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，為智慧法院建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　加強(qiáng)制度建設(shè)。該院結(jié)合自身工作實(shí)際，將檔案管理工作定人定崗，完善了詳細(xì)的工作職責(zé)和制度，制定了具體的工作規(guī)范，將檔案工作的立卷歸檔、安全保管、調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，做到檔案管理工作有章可循，確保全部檔案資料保存完好。綜合辦公室制定歸檔日程安排，每月統(tǒng)計(jì)各部門的歸檔情況，并及時(shí)督促各業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定移交案件歸檔。

　　實(shí)現(xiàn)信息化管理。該院以加強(qiáng)智慧法院建設(shè)為契機(jī)，對(duì)案卷全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，啟用電子檔案查閱系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)閱卷無紙化，使檔案管護(hù)智能化、實(shí)質(zhì)化水平得到不斷提升，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理模式向信息技術(shù)主導(dǎo)模式的轉(zhuǎn)變。

　　運(yùn)用信息化辦案系統(tǒng)，各類訴訟材料均以電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，逐步實(shí)現(xiàn)案件辦理流程與卷宗同步生成，在確保數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確的情況下生成電子檔案，減少歸檔的步驟和環(huán)節(jié)，提高案件歸檔效率。

　　提升管理水平。組織檔案工作人員進(jìn)行檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)辦公軟件系統(tǒng)操作，規(guī)范訴訟檔案的歸檔工作，不斷提升檔案管理水平。當(dāng)事人可以通過信息化渠道，自行調(diào)閱案卷卷宗，實(shí)現(xiàn)歸檔審判執(zhí)行卷宗全部線上調(diào)閱，提高了閱覽服務(wù)的質(zhì)量和效率。

　　下一步，人民法院將堅(jiān)持把檔案工作置于法院工作大局思考謀劃，切實(shí)提高思想認(rèn)識(shí)，細(xì)化工作舉措，努力做到場所更加規(guī)范、制度更加完善、利用更加方便，加大對(duì)當(dāng)事人及代理人的信息化普及，不斷滿足審判執(zhí)行要求、人民群眾需求，全面推動(dòng)法院檔案工作再上新臺(tái)階。

　　以上就是執(zhí)行卷宗電子的詳細(xì)內(nèi)容

　　法院電子卷宗制作過程

　　1.2制作卷宗

　　點(diǎn)擊卷宗制作→案件卷宗制作，打開卷宗制作界面，查詢到相應(yīng)案件。

　　1.2.1啟動(dòng)卷宗制作工具

　　選擇具體案件，點(diǎn)擊上方“制作”按鈕，彈出卷宗制作工具窗口。

　　1.2.2卷宗目錄制作

　　打開具體案件的卷宗制作界面，點(diǎn)擊“添加”按鈕添加卷，在彈出的框中選擇卷類別，選擇好類別后，卷名稱會(huì)自動(dòng)生成（名稱可自行再做修改），卷名稱需和紙制卷宗名稱必須一致.

　　1.2.3卷宗文件添加

　　選中已添加的卷宗目錄，點(diǎn)擊添加并選擇“添加文件”，在彈出的框中選擇類別，選擇類別后，文件名稱自動(dòng)生成，可根據(jù)實(shí)際卷宗材料更改名稱。

　　1.2.4上傳文件

　　點(diǎn)擊“上傳PDF”按鈕，系統(tǒng)彈出提示，選擇上傳的模式：選“是”，則只上傳未上傳的文件；選“否”則上傳所有卷宗文件。

　　卷宗檔案電子化管理辦法

　　電子檔案的全流程管理

　　(1)電子文件的整理與歸檔

　　電子文件的整理和存檔是形成電子檔案的前提，《辦法》首先明確了電子文件的歸檔要求，例如：形成、辦理等管理過程合法；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備合格的電子文件歸檔功能；以及電子文件及其元數(shù)據(jù)一并歸檔，且歸檔范圍和保管期限應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　(2)電子檔案的移交與接收

　　關(guān)于電子檔案的移交與接收程序，《辦法》分別規(guī)定了移交接收的期限、方式、程序要求：

　　移交接收期限

　　?滿足期限要求的，檔案館不得拒絕接收

　　?經(jīng)同級(jí)主管部門同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的電子檔案可以延長移交期限

　　?不涉及政府信息公開事項(xiàng)的未到移交期限的電子檔案可由檔案館提供保管服務(wù)

　　移交接收方式

　　?在符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行

　　?不具備在線條件的，應(yīng)配備符合安全管理要求的存儲(chǔ)載體

　　移交接收程序

　　?雙方對(duì)電子檔案經(jīng)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交接收

　　?移交方對(duì)電子檔案只保留電子印章的印章圖形，不保留數(shù)字簽名信息

　　?加密文件解密移交，壓縮文件解壓縮移交

　　關(guān)于電子檔案的移交接收期限長短，《辦法》未做具體規(guī)定，對(duì)此檔案局曾發(fā)布《電子檔案移交與接收辦法》，其中第6條規(guī)定：“檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國家綜合檔案館移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可以適當(dāng)延長移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規(guī)定?！币虼?，企業(yè)一般應(yīng)當(dāng)在5年內(nèi)向檔案館移交電子檔案。

　　(4)電子檔案的利用和開放

　　《辦法》對(duì)電子檔案的利用和開放進(jìn)行了概要性的規(guī)定。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及檔案館應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度，并根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同利用范圍，建立基于網(wǎng)絡(luò)的電子檔案利用服務(wù)平臺(tái)。檔案館還應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放電子檔案的目錄。檔案主管部門應(yīng)當(dāng)推動(dòng)電子檔案共享工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門共享利用。

　　4.監(jiān)督檢查

　　《辦法》最后專章設(shè)置了檔案主管部門的監(jiān)督檢查制度，明確了具體的監(jiān)督檢查事項(xiàng)，以促進(jìn)各項(xiàng)規(guī)定要求的實(shí)施。但是，《辦法》并未規(guī)定相關(guān)法律責(zé)任。根據(jù)檔案局的立法說明，可以理解《辦法》的適用與既有的相關(guān)法律法規(guī)銜接，因此檔案主管部門可能考慮適用《數(shù)據(jù)安全法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)中的法律責(zé)任規(guī)定。對(duì)于企業(yè)而言，雖然《辦法》沒有專門設(shè)置法律責(zé)任的規(guī)定，但不意味著違反《辦法》的要求不會(huì)有被追責(zé)風(fēng)險(xiǎn)。

　　三、觀察和建議

　　綜上，《辦法》對(duì)電子檔案的歸檔到保管使用、轉(zhuǎn)移、備份、利用開放、銷毀的生命周期全流程進(jìn)行了全面規(guī)定，對(duì)電子檔案管理中涉及的兩類主體（檔案形成單位和檔案館）提出了具體的工作要求，并設(shè)置了檔案主管部門及其職權(quán)范圍。

　　不過，目前《辦法》仍存在一些尚待解釋和澄清的問題。首先，關(guān)于電子檔案的概念界定，目前采用的是形式要素+實(shí)質(zhì)要素的方式，即“計(jì)算機(jī)等電子形式”和“對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值”。關(guān)于何為對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值，有待進(jìn)一步在實(shí)踐中明確。其次，目前對(duì)電子檔案的利用和開放共享規(guī)定得較為簡略，尚需進(jìn)一步明確利用和開放共享的工作程序。最后，《辦法》僅有檔案主管部門的監(jiān)督檢查制度，但并無對(duì)受規(guī)制的兩類主體的法律責(zé)任的規(guī)定，對(duì)于組織或個(gè)人違反《辦法》規(guī)定的行為，檔案主管機(jī)構(gòu)是否直接適用現(xiàn)有法律法規(guī)中的法律責(zé)任規(guī)定來解決，以及電子檔案管理中是否存在法律責(zé)任適用的特殊情形，這些問題都有待立法或者監(jiān)管機(jī)關(guān)的明確。

　　實(shí)踐中，隨著企業(yè)日常辦公電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的普及，各類企業(yè)組織隨時(shí)都會(huì)面臨電子檔案管理的合規(guī)需求，建議各企業(yè)單位密切關(guān)注《辦法》的立法動(dòng)態(tài)和進(jìn)程，以提前部署和安排合規(guī)整改工作。

　　(3)電子檔案的保管與處置

　　執(zhí)行局卷宗檔案整理流程

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。

　　分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

　　文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　排列

　　排列是在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列；照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目內(nèi)按照時(shí)間排列即可。

　　編號(hào)

　　檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合，能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置。

　　以件為單位整理檔案，按照年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—件號(hào)。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案，去掉機(jī)構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—目錄號(hào)（類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)）—案卷號(hào)—件、頁（張）號(hào)，比如，Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號(hào)順序，逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的，項(xiàng)目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。