紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實踐，隨著數(shù)字化時代的到來，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描已經(jīng)成為了檔案管理工作中不可或缺的一部分。紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描儀等數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)換為電子檔案的過程，它不僅可以提高檔案的存儲和管理效率，還可以方便檔案的查詢和共享。

　　在紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的實踐中，我們需要注意以下幾個方面：

　　首先，我們需要選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。不同的掃描設(shè)備和掃描方式會對數(shù)字化檔案的質(zhì)量和效率產(chǎn)生影響，因此我們需要根據(jù)檔案的特點和需求選擇合適的設(shè)備和方式。

　　其次，我們需要對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量控制。在數(shù)字化掃描過程中，可能會出現(xiàn)一些質(zhì)量問題，如圖像模糊、偏色等，因此我們需要對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查和控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。

　　最后，我們需要對數(shù)字化檔案進行管理和維護。數(shù)字化檔案的管理和維護是保證數(shù)字化檔案長期可用的關(guān)鍵，我們需要建立完善的數(shù)字化檔案管理制度，定期對數(shù)字化檔案進行備份和維護，確保數(shù)字化檔案的安全和可用性。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描是一項復(fù)雜而重要的工作，它需要我們在實踐中不斷探索和總結(jié)，以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打下堅實的基礎(chǔ)。

　　前期紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描準備

　　1)紙質(zhì)檔案的準備。在掃描前，必須取出活頁夾,檢查文檔中是否有任何干擾(如訂書釘、碎紙),以免卡紙和損壞掃描儀。有必要保持文檔的清潔并將其放入掃描儀。不能掃描的損壞部分應(yīng)先修復(fù)粘貼。掃描前應(yīng)將原件的掃描質(zhì)量平整;紙張?zhí)∏彝该?如信紙、便簽紙)、紙張?zhí)瘛⒄掌炔捎酶咚賿呙鑳x平掃:當(dāng)有附小頁、紙張時，頁面的大小將為在平板上分別掃描。

　　2)拆卸捆綁。在刪除文檔中的綁定時，應(yīng)注意在刪除綁定時保護文件不受損壞;在不刪除綁定的情況下，應(yīng)保護影響掃描工作的文件。

　　3)區(qū)分掃描件和非掃描件。根據(jù)需要在同一文件中將掃描儀與非掃描儀分開。通用文件的區(qū)分原則是刪除無關(guān)的重文件，不能掃描有正版或原版文件的文件。

　　4)頁面裁剪。對于嚴重損壞不能直接掃描的文件，應(yīng)先進行技術(shù)維修和粘貼。對皺紋影響掃描質(zhì)量的原始零件，應(yīng)在掃描前進行處理(平整或均勻熨燙)。

　　5)掃描設(shè)備和軟件的選擇?？紤]到本單位檔案的數(shù)字掃描大部分是A3和A4我們配備了A3和A4掃描儀。當(dāng)我們需要掃描一些大型文檔時，例如基礎(chǔ)設(shè)施圖紙，我們使用塊掃描方法，然后使用圖像處理軟件進行圖像拼接。為了保證拼接后的信息完整性，需要注意幾個問題:第一，在掃描大面積塊時，要保證每個塊有一定的距離，沒有重疊部分;第二，要將這些數(shù)據(jù)塊單獨存放在文件夾中，統(tǒng)一存放。第三，掃描的圖像屬性要統(tǒng)一。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描的過程

　　1)掃描范圍的確定。在實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，首先要確定檔案數(shù)字化的優(yōu)先范圍。合理確定掃描范圍:先掃描利用率高的檔案;先保存利用率低、價值高但不適合掃描的檔案。根據(jù)《檔案查閱登記表》、《使用效果登記表》、《咨詢?nèi)艘庖姇贰ⅰ稒n案出入境登記表》中的相關(guān)項目，確定了整個檔案掃描的優(yōu)先順序、年度優(yōu)先順序、內(nèi)容優(yōu)先順序等，并對檔案進行了整理。有計劃、有秩序的掃描。如:黃熱病疫苗使用率高但無計算機管理的原始記錄和外國留學(xué)生的外語形式被納入優(yōu)先掃描范圍。

　　2)掃描參數(shù)的選擇。首先是分辨率，原則上,分辨率的參數(shù)是由筆跡和紙張的質(zhì)量來決定的但由于速度的原因，統(tǒng)一的技術(shù)條件和標準不能完全實現(xiàn)。一般來說，文件的分辨率為300dpi,但對于筆跡不清楚的特殊文件，應(yīng)采用較高的分辨率。例如，當(dāng)掃描帶有印章的文檔時，尤其是帶有外國印章的文檔時，我們應(yīng)該將分辨率設(shè)置為600dpi。檔案的書寫材料和字體不同，掃描參數(shù)的選擇也有很大的差異。但原則上，我們只需掌握清晰易讀的圖像就可以滿足瀏覽和搜索的需要。其次是顏色模型，顏色模式分為黑白、RGB顏色、灰度CMYK顏色LAB、Web/Internet顏色256色等一般文本文件選擇黑白圖片選擇RGB顏色或256色。最后是圖像模式根據(jù)掃描文件的特點和清晰度要求可采用編輯文本模式也可采用彩色圖片模式，如黑白圖片、彩色圖片等類型。

　　3)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描方式。

　　(1)文件數(shù)字化。D建立數(shù)字圖像存儲文件夾。在項目單元中建立用于存儲掃描數(shù)據(jù)的文件夾，并根據(jù)文件的流水線編號建立子文件夾。2圖像格式及數(shù)字圖像命名。數(shù)字圖像為jipeg格式。圖像的壓縮比設(shè)置為85。根據(jù)三位流水線編號:aaljpg”002.jpg 003jpg””003.jpg”和”圖像名稱的流水線編號必須與對應(yīng)頁面的頁碼一致。3)數(shù)字圖像的掃描彩色模式。通常采用顏色模式，顏色位數(shù)設(shè)置為24位。對于筆跡清晰、無灰底、無印章無插圖的黑白文件可以采用黑白二值模式掃描。4數(shù)字圖像掃描分辨率。對于頁面上手寫或插圖清晰的文件分辨率設(shè)置為200dpi。對于小、密集、清晰度差的文件，分辨率提高到300。G)數(shù)字圖像掃描方式的選擇。利用高速掃描儀的自動送紙功能，可以掃描出質(zhì)地較新或較好的A3、A4格式的紙張文件。質(zhì)地差、易碎、薄、軟、厚的文件應(yīng)采用平板掃描。大于A3的文件應(yīng)使用大型工程掃描儀進行掃描。6掃描頁碼檢查。在掃描檔案前，必須檢查紙質(zhì)檔案的頁數(shù)和頁數(shù)是否與目錄和參考表中記錄的頁數(shù)一致。使用自動糾偏軟件。如果用軟件對彩色圖像進行自動校正，校正角度較大時可能會自動填充白色邊緣。這些白色邊緣應(yīng)手動切制和去除。在圖像裁剪中，應(yīng)注意保留原始圖像的內(nèi)容，以保證圖像的完整性

　　(2)圖像數(shù)字化掃描。以24位彩色模式掃描的文檔的分辨率為100dpi;(上述模式的分辨率設(shè)置在A4紙上其他規(guī)格根據(jù)需要進行調(diào)整)掃描行數(shù)、值、亮度、度和對比度可根據(jù)掃描文檔材料的清晰度進行調(diào)整;創(chuàng)建以項目為單位存儲圖形數(shù)字數(shù)據(jù)的文件夾，然后根據(jù)文件的流水線編號建立子文件夾(同一文檔的數(shù)字化)。2數(shù)字圖像采用jpeg格式圖像壓縮比設(shè)置為85。圖像文件按照三位數(shù)流水線編號進行處理ool;jpg,002jpg003.jpg”圖像名稱的管道編號必須與對應(yīng)頁面的頁碼一致。3)圖紙數(shù)字化應(yīng)采用顏色模式，顏色位數(shù)應(yīng)設(shè)置為24位。4將繪圖掃描分辨率設(shè)置為200dpi。所有圖紙均采用大型掃描儀(工程圖紙)進行掃描。6數(shù)字化圖紙的頁碼檢查和質(zhì)量初審要求與數(shù)字化文件相同。

　　以24位彩色模式掃描的文檔的分辨率為100dpi;(上述模式的分辨率設(shè)置在A4紙上其他規(guī)格根據(jù)需要進行調(diào)整)。掃描行數(shù)、闕值、亮度、灰度和對比度可根據(jù)掃描文檔材料的清晰度進行調(diào)整:必要時，可根據(jù)原稿的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如果原稿質(zhì)量差，尺寸小，可以適當(dāng)提高分辨率;反之,可以相應(yīng)降低分辨率。增加或減少取決于掃描圖像根據(jù)原始尺寸顯示后是否清晰。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的存儲

　　1)存儲格式。文本文件存儲包括DOCRTF、HTML、DOT(MS文檔模)和TXT。其中前兩種是最常見的存儲格式，后三種不適合文本文件的訪問和標準化處理，因此一般不使用。圖像存儲的常見格式是TIFF和JPEG。前者不丟失圖像，但占用較大的磁盤空間:后者是可壓縮的，占用較小的磁盤空間，但在數(shù)據(jù)傳輸中會有不同程度的損失。因此，在掃描過程中要堅持正確的工作方法和標準，及時進行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，確保掃描文件的質(zhì)量和效率。

　　2)儲存方法。首先是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件保存和分類,在硬盤中設(shè)置多個文件夾并分別命名，分別存儲掃描的文件，并根據(jù)年份在每個文件夾中創(chuàng)建子文件夾。掃描后形成的文件按年度分類，便于管理和編目，也便于年復(fù)一年地檢索。其次要對紙質(zhì)檔案數(shù)字化文件排列和編號。掃描的圖像文件按時間順序排列,按順序編號，并形成文檔的流水線編號。命名規(guī)則為:類別-年份-存儲期間-文檔編號。例如”HR200910001”，其中第一至第二位表示類別第三至第六位表示年份，第七位表示保質(zhì)期，第八至第十一位表示文件編號。最后掃描完每個文檔后，根據(jù)原文仔細檢查掃描是否清晰、完整;使用掃描儀并按要求清潔，每次使用后清潔掃描儀，檢查電源是否關(guān)閉。