學(xué)校綜合檔案室硬件設(shè)施相對(duì)落后 ，檔案結(jié)構(gòu)不規(guī)范、不科學(xué)，檔案搜集采集手段單一，管理方式落后 ， 專業(yè)檔案管理人才缺乏，從業(yè)人員業(yè)務(wù)不精，思維方式陳舊，阻礙了學(xué)校綜合檔案室建設(shè)有序發(fā)展。加強(qiáng)檔案硬件 建設(shè) ，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，改良檔案管理方式，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)作的作用勢在必行。

學(xué)校檔案是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)和工作的原始記載 ，是 學(xué)校建設(shè)的重要組成部分。具有內(nèi)容廣、門類多的特 點(diǎn)，主要包括文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、實(shí)驗(yàn)檔案、 會(huì)計(jì)檔案、設(shè)備檔案及聲像檔案等。

近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高?？ó?dāng)案管理工 作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī) 制度建設(shè)也取得了長足的進(jìn)步，學(xué)校普遍加大了檔案 管理工作力度，改革了舊的檔案分級(jí)管理模式，成立了 綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校檔案的集中統(tǒng)一管理，為檔案 管理現(xiàn)代化提供了有力保障，成為學(xué)校管理T作中不 可缺少的重要環(huán)節(jié)。

但是，也應(yīng)當(dāng)看到，目前學(xué)校綜合檔案室建設(shè)還存 在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案室的硬件設(shè)施相對(duì)滯后

少數(shù)學(xué)校綜合檔案室?guī)焓液喡?，功能單一，“八防?設(shè)施未能到位，辦公條件較差，庫室、辦公、閱覽也未能 實(shí)現(xiàn)三分開，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán) 重影響了檔案管理、保護(hù)及服務(wù)工作的正常開展。

（二）檔案結(jié)構(gòu)不規(guī)范 、不科學(xué)

從內(nèi)容上看，綜合檔案室往往只注重對(duì)文書檔案、教學(xué)檔案和會(huì)計(jì)檔案等相對(duì)“重要”的檔案進(jìn)行收集管 理，而對(duì)設(shè)備檔案、基礎(chǔ)性建設(shè)檔案等檔案資料搜集整 理采集力度明顯不夠；從載體上看，只重視紙質(zhì)檔案的 收集，而對(duì)聲像檔案、實(shí)物檔案(如膠片、印章、錦旗等) 缺乏足夠的重視。

(三) 檔案管理方式落后

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化、信息網(wǎng)絡(luò) 化和通訊現(xiàn)代化給學(xué)校綜合檔案室的管理工作提出了 新的要求。但由于經(jīng)費(fèi)保障不夠、設(shè)施不完善、管理人 員觀念落后等原因，學(xué)校計(jì)算機(jī)輔助管理功能得不到有 效發(fā)揮，有些高校雖然給檔案管理部門配備了微機(jī)，但 大部分的檔案管理工作還是依靠傳統(tǒng)的手丁操作，管理 和服務(wù)手段陳舊，效率低下，更談不上管理方式從傳統(tǒng) 作業(yè)型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變。

（四）檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理。據(jù)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)前學(xué)校 綜合檔案室的管理人員中有95%以上的人員是“半路出 家”，缺少專業(yè)的檔案管理人才，現(xiàn)在的從業(yè)人員基本沒 有進(jìn)行過系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)理論知識(shí)，缺 乏學(xué)術(shù) 、史料研究和計(jì)算機(jī)管理的基本能力。這是學(xué)校 綜合檔案信息資源開發(fā)乏力，檔案理論研究成果及檔案的情況下，現(xiàn)場收集同隨時(shí)收集相比，處于輔助地位， 但在歸檔制度不夠健全或雖有歸檔制度而執(zhí)行不夠嚴(yán) 格的單位：現(xiàn)場收集則處于不可忽視的重要位置。根據(jù) 科研檔案形成的一般規(guī)律和特點(diǎn)，科研檔案的現(xiàn)場收 集工作主要應(yīng)抓住以下三個(gè)環(huán)節(jié) ：

1.年度總結(jié)。研究周期比較長的課題，往往在年末 進(jìn)行年度試驗(yàn)研究總結(jié)，這是進(jìn)行文件材料收集、歸檔 的好時(shí)機(jī)，應(yīng)當(dāng)切實(shí)加以把握。

2.階段驗(yàn)收。對(duì)于一些能產(chǎn)生階段性成果的課題 ， 往往需要進(jìn)行階段驗(yàn)收。此時(shí)，可由科研檔案管理人員 在階段驗(yàn)收時(shí)到現(xiàn)場進(jìn)行收集T作。這樣，一方面可以 對(duì)階段驗(yàn)收時(shí)所形成的各種材料進(jìn)行全面收集 ；另一 方面，可以對(duì)不合乎要求的材料隨時(shí)予以糾正，切實(shí)提 高所形成材料的質(zhì)量。

3.成果鑒定會(huì)?？蒲谐晒b定會(huì)是現(xiàn)場收集課題科研卡當(dāng)案材料的重要環(huán)節(jié)。成果鑒定，標(biāo)志著有關(guān)的文件 材料已經(jīng)形成，該課題的研究工作告一段落。因此，一 方面要在成果鑒定前抓好科研檔案材料的歸檔工作 ； 另一方面，檔案工作人員要親臨鑒定會(huì)現(xiàn)場，做好科研 檔案材料的收集 作，避免鑒定材料的意外丟失。

史料研究成果的數(shù)量少的重要原因。

（五）服務(wù)手段落后，觀念陳舊

目前許多學(xué)校綜合檔案室工作中心不明確，業(yè)務(wù)工 作發(fā)展缺乏充分有效地協(xié)調(diào)，不少檔案人員滿足于看門 守?cái)?、你用我調(diào)的傳統(tǒng)服務(wù)方式和坐、等、靠的消極1二作 方法，不注重學(xué)習(xí)，觀念陳舊、服務(wù)手段落后、方法簡單， 已遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校和社會(huì)多方面的需要。 隨著教育改革的深入 、信息化的發(fā)展和學(xué)校建設(shè)的 全方位提高，學(xué)校在管理、教研和基礎(chǔ)性建設(shè)等方面，呈 現(xiàn)了多元化的發(fā)展特色。學(xué)校檔案工作，也隨檔案的種 類不斷增加而趨于復(fù)雜化和多樣化。學(xué)校應(yīng)充分認(rèn)識(shí) 檔案管理新特點(diǎn)，積極探索檔案管理新模式，把檔案工 作逐步納人學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，不斷提高檔案管理水 平，創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，努力為學(xué)校的發(fā)展和社會(huì)的需 求提供高效快捷及多方位的信息服務(wù)。

一、完善檔案管理制度，規(guī)范工作秩序

學(xué)校綜合檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式， 要考慮到它與其他_丁作的相互作用，結(jié)合學(xué)校教育實(shí)踐 的有關(guān)特性和思想理念，應(yīng)進(jìn)一步完善綜合檔案管理工 作的各項(xiàng)規(guī)章制度 ，確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范 圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動(dòng)其 積極的進(jìn)取心。工作制度的建立要體現(xiàn)檔案工作的專 業(yè)性和科學(xué)性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范綜合 檔案管理行為，使學(xué)校綜合檔案管理工作步入制度化軌 道，并逐漸形成良好的運(yùn)行機(jī)制。

二、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，注重素質(zhì)提高

首先要努 力提高廣大檔案人員的政治素質(zhì) ，樹立 “檔案T作要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，注重經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效 益”的服務(wù)觀念，保持和發(fā)揚(yáng)檔案_[作者的優(yōu)良傳統(tǒng)，愛 崗敬業(yè)，恪盡職守，無私奉獻(xiàn)；其次要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人 員的教育和培

第一：當(dāng)今社會(huì)，檔案的載體形態(tài)、管理程 序、技術(shù)方法等都發(fā)生了很大變化，這些變化對(duì)檔案人 員的]_作能力提出了新的要求。學(xué)校檔案部門要積極 創(chuàng)造條件，吸引專業(yè)人才，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè) 務(wù)培訓(xùn)，盡快提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代化管理技 能，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，成 為既懂管理又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才；

第二：要不斷強(qiáng) 化自身造血功能。抓住當(dāng)前深化改革的機(jī)遇，建立自我 發(fā)展、自我約束的機(jī)制，推行一人多崗、一崗多責(zé)的質(zhì)量 管理和目標(biāo)管理責(zé)任制；第四，要加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍 建設(shè)。學(xué)校應(yīng)明確兼職檔案員在學(xué)校工作中的地位，并 就其配備、職責(zé)、考核、獎(jiǎng)罰、培訓(xùn)、職務(wù)職稱晉升等方面 作出具體規(guī)定，為兼職檔案員設(shè)置崗位津貼，定期開展 檔案T作檢查評(píng)比活動(dòng)，引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)他們 的工作積極性。

三、加大經(jīng)費(fèi)投入，創(chuàng)新工作方式

良好的工作環(huán)境是提高工作質(zhì)量的重要保障，學(xué)校 應(yīng)加大對(duì)綜合檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和現(xiàn)代化建設(shè)的資 金投入力度，進(jìn)一步完善各項(xiàng)管理服務(wù)設(shè)施，不斷提高學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理人員應(yīng)針對(duì)以往檔 案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，改進(jìn)工作方法，對(duì)科研檔案、 實(shí)驗(yàn)檔案等難以收集整理的檔案資料，采取跟蹤收集等 有效方法，及時(shí)整理歸檔，為日后開展服務(wù)工作把好第 一關(guān)。學(xué)校各部、處都應(yīng)支持檔案部門的工作，幫助他們 疏通渠道，采取有效措施，使文書處理部門和科技文件 材料等部門的立卷歸檔工作真正做到制度化。

四、發(fā)掘檔案信息，提供系統(tǒng)服務(wù)

學(xué)校綜合檔案室的專職工作人員作為檔案服務(wù)工 作的主要力量，應(yīng)牽頭制定一系列切實(shí)可行的管理措施 和服務(wù)措施，牢牢把握學(xué)校和社會(huì)需求，挖掘庫存信息， 廣辟利用渠道，為學(xué)校和社會(huì)提供系統(tǒng)服務(wù)。一是要下 大力氣搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制， 完善檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度檢索；二是研 究、探索檔案信息資料開發(fā)利用的手段和形式，開展對(duì) 檔案中所記載信息的分析與研究；三是積極開展檔案資 料的編研工作，通過編寫本校檔案全宗介紹、校史資料 等，宣傳檔案、介紹所藏檔案的內(nèi)容，開展庫藏檔案信息 的二次、三次加工，形成各種專題資料，以滿足利用者從 不同角度查找的需要；四是認(rèn)真做好日常的查檔接待與 檔案咨詢工作 ，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)；五是經(jīng)常了解學(xué)校和社 會(huì)工作的實(shí)際需要，開展“跟蹤”服務(wù)，把服務(wù)工作做到 最需要的時(shí)刻。同時(shí)把學(xué)校檔案及時(shí)向社會(huì)公開，使檔 案資源得到充分利用，切實(shí)滿足學(xué)校和社會(huì)的需要。

五、注重信息化建設(shè)，全面提高檔案管理現(xiàn)代化水平

學(xué)校檔案實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理后，檔案部門的庫藏量 不斷增加，信息量日益增大，過去那種依靠手工管理檔 案的方式已完全不適應(yīng)檔案信息綜合開發(fā)的需要，因 此，學(xué)校檔案部門要全面改革傳統(tǒng)的檔案手工管理方 法，運(yùn)用現(xiàn)代化管理的理論、技術(shù) 、方法和手段，采用現(xiàn) 代化管理技術(shù)，把計(jì)算機(jī)和縮微保護(hù)技術(shù)引入檔案管理 和開發(fā)利用工作之中，逐步實(shí)現(xiàn)檔案立卷、檢索、編目、 統(tǒng)計(jì)、借閱等管理工作的計(jì)算機(jī)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù) 庫化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，最大限度地滿足學(xué)校和社會(huì)對(duì) 檔案部門快速、準(zhǔn)確提供檔案信息的要求，不斷開創(chuàng)學(xué) 校檔案管理工作新局面。