將紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務商可以幫助企業(yè)完成這項工作，使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果，提高辦公效率和經濟效益。中博奧進行檔案整理數(shù)字化加工，一般步驟包括：

　　項目準備：檔案整理數(shù)字化服務商和委托企業(yè)制定工作標準和計劃，按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。

　　定掃描頁：原則上應將確定為數(shù)字化對象的紙質檔案全部掃描，不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應加以標注。

　　編制頁號：應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。

　　目錄數(shù)據(jù)準備：按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況進行標記。

　　拆除裝訂：應以對紙質檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

　　技術修復：破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業(yè)技術人員進行技術修復。折皺不平影響掃描質量的紙質檔案應先進行壓平等相應技術處理。

　　數(shù)字化處理：對原紙質材料進行掃描，上傳到相應的系統(tǒng)。然后對已經上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。

　　校驗和掛接：會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目。掛接完成之后還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。

　　分類和裝訂：在進行數(shù)字化管理之后，需要對紙質檔案進行分類和裝訂，以便于后續(xù)的查閱和使用。

　　數(shù)據(jù)備份：最后需要在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。

　　檔案管理轉型數(shù)字化管理是一種趨勢，順應互聯(lián)網潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務商。

　　長沙檔案數(shù)字化外包需要哪些設備

　　隨著數(shù)字化時代的到來，檔案數(shù)字化加工服務越來越受到重視，長沙檔案數(shù)字化外包需要以下設備：

　　掃描設備：將紙質檔案轉換為數(shù)字格式，根據(jù)檔案的大小和特點，可以選擇不同類型的掃描設備，如平板式掃描儀、卷軸式掃描儀和自動進紙式掃描儀等。

　　文字識別（OCR）軟件：將掃描的圖像轉換為機器可讀的文字，通過OCR技術，可以將掃描的紙質檔案中的文字內容轉換成可編輯的電子文本，提高檔案的搜索、檢索和利用效率。

　　圖像處理軟件：對掃描的圖像進行清晰度、對比度、色彩等方面的調整和優(yōu)化，確保數(shù)字化檔案的質量和可讀性。

　　數(shù)據(jù)存儲與管理系統(tǒng)：對數(shù)字化檔案進行分類、存儲、檢索和共享，提高檔案管理的效率和便捷性。

　　安全備份與存儲設備：對數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)進行定期備份和長期存儲，確保數(shù)據(jù)的可靠性和安全性。

　　總之，檔案數(shù)字化需要使用多種設備來支持實現(xiàn)。這些設備的選擇應考慮檔案的類型和特點，以及數(shù)字化的需求和要求。通過合理選擇和使用這些設備，可以有效地完成檔案數(shù)字化工作。

　　長沙檔案數(shù)字化外包注意事項

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，如參照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質量和檔案安全。

　　選擇合適的檔案整理外包服務公司至關重要。檔案整理外包服務公司很多，選擇一家信譽良好、經驗豐富的公司非常重要?？梢酝ㄟ^查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、與其進行面對面的溝通等方式來準確評估其專業(yè)水平和能力。

　　要明確自己的需求和目標。在將檔案整理外包給公司之前，需要明確自己的需求和目標，以及對整理后檔案的要求。例如，需要整理什么類型的檔案，是否需要數(shù)字化處理，是否需要建立檔案管理系統(tǒng)，通過明確需求和目標，可以更好地和外包服務公司進行溝通和合作，確保能夠滿足自己的需求。

　　確保與外包服務公司有良好的溝通和合作。在整個檔案整理外包的過程中，與服務公司的溝通和合作至關重要。要保持雙方的信息暢通，及時溝通和解決問題，確保整個項目能夠順利進行。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　長沙檔案數(shù)字化外包公司的特點

　　長沙有許多檔案數(shù)字化外包公司，這些公司通常具有以下特點：

　　專業(yè)性：由專職、專業(yè)、經驗豐富的檔案整理團隊提供駐地服務。

　　設備精良：采用業(yè)界最高配置的硬件設備，以確保整理、加工效率和質量。

　　遵循行業(yè)標準：整理、加工規(guī)范符合國標、行標及本單位標準規(guī)范。

　　流程化管理：經過多年的經驗積累，已實現(xiàn)檔案整理、檔案數(shù)字化全過程的流程化。

　　高標準質量管理：檔案整理、數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)質量標準嚴格遵循業(yè)界最高要求。

　　保密措施嚴格：員工會進行保密培訓、簽訂保密協(xié)議，并且在工作過程中進行全過程影像監(jiān)控。

　　這些特點可以幫助外包公司提供高質量的數(shù)字化服務，滿足客戶的需求。在選擇外包公司時，可以根據(jù)這些特點進行評估和選擇。在選擇外包公司時，建議綜合考慮公司的資質、技術、服務和價格等因素，以確保數(shù)字化工作的順利完成。