現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展 ，給予了電子檔案發(fā)展的機(jī)會(huì)和空間。雖然電子檔案打破了紙質(zhì)檔案的管理方式，但是兩者是可以并存的。檔案的管理面臨著管理方式的更新，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存關(guān)系也將發(fā)生相應(yīng)的變化 ，探討電子檔案 的與紙質(zhì)檔 案的有機(jī)結(jié)合具有深遠(yuǎn)意義。

一、 紙質(zhì)檔案和電子檔案的互補(bǔ)性

 1．電子文件管理推動(dòng)紙質(zhì)文件管理改革 。電子文件的出現(xiàn)可以大大地推動(dòng)紙質(zhì)文件的管理改革。自從計(jì)算機(jī)輔助管理以來(lái)，紙質(zhì)文件的管理方法也發(fā)生了很多的變化，尤其是電子 文件 的管理對(duì) 于紙質(zhì)文件的管理的影響很大 ，所 以引發(fā)了很 多形式的變化 。首先，推動(dòng)了文檔的一體化的管理。也就是說(shuō)，對(duì)于文秘 以及檔 案工作 的全 局來(lái)說(shuō)，從公文生成到最后的歸檔整理的全過(guò)程，都需要使用計(jì)算機(jī)的管理系統(tǒng)，使得文檔實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。一次輸入，多次輸出，使得公文從產(chǎn)生到最后都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使得文檔實(shí)現(xiàn)一體化的發(fā)展。其次，電子檔案的出現(xiàn)可以使檔案的管理更加簡(jiǎn)單化。尤其是在整理這一步驟上面。電子檔案可以使得紙質(zhì)檔案的整理簡(jiǎn)單化，一方面，可以通過(guò)快速度的檢索以及隨時(shí)隨地的網(wǎng)上利用 ，使得用戶(hù)更加善于利用電子化 的文件。另一方面 ，對(duì)于電子檔案的存放，只需要在檢索的軟件中表明紙質(zhì)檔案的存放位置，就可以方便地查找到紙質(zhì)檔案。所以，對(duì)于紙質(zhì)檔案排放的要求就降低很多，可以通過(guò)借助電子檔案的檢索功能，隨時(shí)查找、快捷查詢(xún)。檔案部門(mén)可以提高工作效率，可以從繁重的整理工作中解脫，這不得不說(shuō)是一種進(jìn)步。

 2．紙質(zhì)文件管理促進(jìn)電子文件管理的完善。對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，顯然人們的經(jīng)驗(yàn)要比管理電子檔案多的多。雖然電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有很多的不同之處，但是管理 目標(biāo)是一樣的，都是記錄社會(huì)活動(dòng)。所以在管理方式等方面都還是有很多相同的地方。電子文件的管理現(xiàn)在面臨的最大的問(wèn)題，就是如何取得大眾的信任。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理并不是完全不同的，他們之間的有機(jī)結(jié)合可以使得檔案的管理更加靈活，互為條件，互補(bǔ)長(zhǎng)短。在長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案會(huì)瘦身，但是電子檔案會(huì)在紙質(zhì)檔案的支持下越來(lái)越豐滿(mǎn)。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合的對(duì)策

1．更新觀念 ，提高職業(yè)素質(zhì)。在很長(zhǎng)一段時(shí)間，檔案管理人員一直都是以紙質(zhì)檔案的管理為主，所以對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方式和方法都很習(xí)慣。面對(duì)當(dāng)前信息化的現(xiàn)代檔案管理工作，只有改變傳統(tǒng)的思想觀念，樹(shù)立檔案現(xiàn)代化管理 的意識(shí) ，把 電子檔案作為檔案管理 的不可或缺的一部分，進(jìn)行科學(xué)化的管理。面對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作 的沖擊 ，不僅 需要提 高 自我 的職業(yè)素質(zhì) ，而且需要調(diào)整 自己的知識(shí)結(jié)構(gòu) ，對(duì)于傳統(tǒng) 的檔案管理模式不僅在工作重心方面還是服務(wù)手段方面都需要改變，這對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。只有不斷的充實(shí)自己，加強(qiáng)對(duì)于專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高 自我創(chuàng)新能力，才可以樹(shù)立一個(gè)檔案專(zhuān)業(yè)人員的形象。

2．建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度。新型的檔案的管理需要與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合。檔案信息的質(zhì)量取決于數(shù)據(jù)的質(zhì)量，要求數(shù)據(jù)的格式合格，所以建立和改善管理方面的標(biāo)準(zhǔn)是必須的。新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等 ，都有待進(jìn)一步改進(jìn)與完善。由于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期使用，人們?cè)趯?shí)踐中已經(jīng)有一套管理方法，所以當(dāng)新型的 電子檔案 的理念 出現(xiàn) 的時(shí)候 ，會(huì)顯得有一些無(wú)力感。電子檔案在信息的傳輸以及處理方面有很大優(yōu)勢(shì)，紙質(zhì)檔案的原始性顯然要大于電子檔案。建立一個(gè)更加完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度，規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作，已經(jīng)是迫在眉睫。

3．檔案保管設(shè)施 的改進(jìn)與調(diào)整。對(duì)于電子檔案 以及紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，是需要相互結(jié)合使用，才可以達(dá)到最佳的效果。這兩種都是以一定的物質(zhì)形態(tài)存在的，需要具備一些相應(yīng)的設(shè)施和條件才可以維護(hù)檔案管理的完整性以及安全性。由于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)信息量較小，形成的案卷較多，所以隨著時(shí)間的推移，給庫(kù)房增加了壓力。有了電子檔案的存在就解決了這些問(wèn)題。由于光盤(pán)信息存儲(chǔ)量大 ，要求存放保管的空間很小 ，只要符合保管要求和條件 ，就能減輕庫(kù)房壓力 ，節(jié)省大量資金和人力 。綜上所述，當(dāng)前電子檔案的發(fā)展不僅是對(duì)于紙質(zhì)檔案的一 個(gè)補(bǔ)充，而且是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)進(jìn)步。電子檔案和紙質(zhì)檔案的有機(jī)結(jié)合，可以有效地促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。