1明確在職人事檔案、婚姻檔案館藏狀況

1.1 館藏量統(tǒng)計(jì)數(shù)字化前，必須對(duì)館藏在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)量進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)，明確需要數(shù)字化的總卷數(shù)，并估算每卷檔案的平均頁數(shù)、館藏量的預(yù)期增長情況和變化趨勢(shì)。由于在職人事檔案、婚姻檔案具有特殊的動(dòng)態(tài)性特征，即在職人事檔案、婚姻檔案會(huì)隨干部學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷而不斷增長，因此，在計(jì)算館藏量時(shí)，除了要估算每年新立卷的在職人事檔案、婚姻檔案卷數(shù)，還要考慮對(duì)于館藏已立卷的在職人事檔案、婚姻檔案而言，每年將有多少新增材料需要補(bǔ)充數(shù)字化。

 1.2 檔案保存狀態(tài)分析在職人事檔案、婚姻檔案記載和反映了干部一生的基本情況和經(jīng)歷，材料形成時(shí)間跨越長，通常具有紙質(zhì)不一、大小不一的情況，尤其是離退休、死亡干部的檔案，由于材料產(chǎn)生時(shí)間久遠(yuǎn)、紙質(zhì)差、書寫工具不耐久、早期保管條件不足等原因，可能導(dǎo)致檔案狀態(tài)較差，給數(shù)字化掃描帶來困難。如某些材料采用純藍(lán)墨水書寫，字跡褪色嚴(yán)重，掃描儀無法掃描出清晰字跡，數(shù)字圖像質(zhì)量較差等。因此，在數(shù)字化前期工作中，必須要對(duì)館藏檔案的保存狀態(tài)進(jìn)行分析，判斷檔案材料是否存在紙質(zhì)脆弱斷裂、字跡不清、蟲蛀霉變、紙張幅面過大等不利于掃描的問題，并研究解決方案，才能使數(shù)字化工作順利開展。

 2 制度建設(shè)與資源配置

2.1 制度建設(shè)在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)字化并非一朝一夕即可完成，因此需要建立制度以明確職責(zé)、劃定分工、規(guī)范流程、保障安全。如建立專門的在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)字化工作小組，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化過程中的各種問題；結(jié)合館藏情況、利用情況，制訂短期的、長遠(yuǎn)的數(shù)字化方案和策略，確定館藏檔案的數(shù)字化先后次序，使數(shù)字化工作得以有序開展；制訂在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)字化過程中的保密制度、進(jìn)出庫制度，規(guī)范拆卷、組卷、數(shù)字化掃描流程，為數(shù)字化工作提供具有指導(dǎo)性和前瞻性的全過程管理和控制預(yù)案。

2.2 資源配置在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)字化需要人力、物力和財(cái)力的共同支撐，合理配置資源、促進(jìn)長效發(fā)展，是數(shù)字化工作平穩(wěn)開展的必要條件。

2.2.1 在人員方面要有足夠的檔案管理人員參與，并做好分工。數(shù)字化工作人員既要有在職人事檔案、婚姻檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，又要有數(shù)字網(wǎng)絡(luò)軟硬件相關(guān)知識(shí)，了解數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作，按照本單位所制訂的數(shù)字化制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，嚴(yán)控?cái)?shù)字化質(zhì)量，維護(hù)檔案安全；

 2.2.2 在基礎(chǔ)設(shè)施方面要有獨(dú)立的數(shù)字化空間，消除人員混雜共用空間造成的檔案散失、損壞隱患；需要配備足夠的計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備 ， 參 照 《 干 部 人 事 檔 案 數(shù) 字 化 技 術(shù) 規(guī) 范 》（GB/T 33870-2017），搭建數(shù)字化技術(shù)平臺(tái)、建設(shè)符合安全和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化提供硬件設(shè)備保障，使數(shù)據(jù)能夠長久、有效、安全存儲(chǔ)；

2.2.3 在資金預(yù)算方面既要計(jì)算當(dāng)前館藏檔案的數(shù)字化費(fèi)用，也要考慮未來長期館藏增長所新增的數(shù)字化費(fèi)用，綜合軟硬件所需資金、人力所需資金，制訂全面精確的數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目預(yù)算，在足夠的資金支持下，方能保障在職人事檔案、婚姻檔案數(shù)字化項(xiàng)目的順利實(shí)施。