隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化掃描已成為管理和保護(hù)檔案資料的重要手段。對(duì)于機(jī)構(gòu)和企業(yè)來說，進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描可以提高檔案管理效率，便于信息檢索和共享，也有利于保護(hù)珍貴的歷史文化遺產(chǎn)。

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，保證檔案接收過程中數(shù)量無誤，同時(shí)也要與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時(shí)刻，準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無誤填寫，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準(zhǔn)備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準(zhǔn)備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要做好工作計(jì)劃，制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴(yán)格執(zhí)行。

　　總之，通過檔案數(shù)字化掃描，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、快速檢索和長(zhǎng)期保存，有利于節(jié)約空間、提高工作效率，同時(shí)也更好地保護(hù)和傳承重要的歷史文化遺產(chǎn)。希望各機(jī)構(gòu)和企業(yè)能夠積極推進(jìn)檔案數(shù)字化掃描工作，提升管理水平，推動(dòng)信息化建設(shè)，為社會(huì)發(fā)展進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。