（一）定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)

信息技術(shù)會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷進(jìn)步與完善，同時(shí)，在新技術(shù)對(duì)舊技術(shù)進(jìn)行替代時(shí)，以舊技術(shù)為依托的存儲(chǔ)設(shè)備可能會(huì)無(wú)法被新技術(shù)所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備，即既保存數(shù)字化人事檔案信息，也同步保存紙質(zhì)化人事檔案信息，使得每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)，在升級(jí)過(guò)程中，要保障存儲(chǔ)的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準(zhǔn)確性。

（二）選擇合適的存儲(chǔ)載體

載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質(zhì)基礎(chǔ)，載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當(dāng)前載體的形式有多種，做成載體的材質(zhì)也五花八門(mén)，但材質(zhì)品質(zhì)優(yōu)良的存儲(chǔ)設(shè)備其各方面抗風(fēng)險(xiǎn)能力都會(huì)較為凸出。人事檔案管理人員應(yīng)在存儲(chǔ)載體方面選擇材質(zhì)優(yōu)良，具有較強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力和保存時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)設(shè)備，讓人事檔案信息不會(huì)因?yàn)檩d體本身的原因而遭到破壞或丟失。

（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理安全性

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和存儲(chǔ)硬件設(shè)備的安全性進(jìn)行多方面加強(qiáng)來(lái)保障。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)清晰地分清人事檔案的保密級(jí)數(shù)，對(duì)保密級(jí)數(shù)較高的人事檔案應(yīng)加強(qiáng)安全保管系數(shù)，加強(qiáng)病毒查殺軟件，應(yīng)用軟件，聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，防火墻等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)程序的安裝與監(jiān)管。其次，加強(qiáng)人事檔案保管人員的安全性教育。對(duì)保密級(jí)數(shù)較低或完全公開(kāi)的人事檔案信息，檔案保管人員也應(yīng)該嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進(jìn)行處理。再次，完善人事檔案責(zé)任落實(shí)制度。人事檔案在管理過(guò)程中，可能會(huì)遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)閱自己的檔案或他人檔案，或數(shù)字化人事檔案在操作過(guò)程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失，對(duì)于這些問(wèn)題，單位要根據(jù)具體情況將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，以責(zé)任來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的保管意識(shí)。