檔案數(shù)字化加工是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的過程。它是一種新型檔案信息形態(tài)，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，通過高速網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

檔案數(shù)字化加工處理過程主要包括掃描、圖像處理、PDF文件命名及存儲(chǔ)。

紙質(zhì)檔案的掃描：

（1）掃描前要審視紙質(zhì)檔案是否有彩色圖像及彩色文字，辨別文本的開本，然后再確定掃描方式。

（2）掃描文檔根據(jù)不同的印刷質(zhì)量確定掃描分辨率：

①檔案文本質(zhì)量清晰明目，這種類型的文檔掃描分辨率選擇300dpi。

②檔案字跡模糊、字體不太清晰，這種類型的文檔掃描時(shí)分辨率選擇為350dpi。

③掃描圖像文件要符合如下要求：掃描的文件內(nèi)容應(yīng)清晰可見，如有數(shù)字、計(jì)算公式、圖表等內(nèi)容不清晰，應(yīng)重新掃描；掃描的文件應(yīng)該完整，不得缺頁；掃描的文件頁數(shù)應(yīng)該連續(xù)；掃描的文件開本大于A4應(yīng)選擇A4掃描，掃描頁要和其他掃描頁拼接要有重疊區(qū)域；掃描的文本內(nèi)容不得扭曲，通過校正也無法教偏，這種情況下應(yīng)重新進(jìn)行掃描；掃描文件以多頁TIF格式保存，文件名稱為掃描文件的標(biāo)題名稱，名稱中含有的系統(tǒng)禁止使用的符號(hào)要去掉并用空格分割，文件的時(shí)間用四位數(shù)字表示。

掃描圖像的處理

（1）掃描的圖像文件，要對其偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，要經(jīng)過轎偏、去污、等措施修補(bǔ)處理，使之達(dá)到最佳顯示效果；

（2）文檔中含有彩色圖像的頁面與其他二值化掃描文件合成的TIF文件應(yīng)保證可以進(jìn)行OCR識(shí)別，并合成為PDF文件；

（3）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

（4）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；

（5）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與原文檔不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

檔案數(shù)字化加工是檔案管理的必經(jīng)之路，也是檔案工作的關(guān)鍵步驟，因此做好檔案數(shù)字化加工是我們當(dāng)前的重要工作。檔案數(shù)字化加工完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著。