檔案信息化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過(guò)數(shù)字化手段進(jìn)行電子存儲(chǔ)和管理的過(guò)程，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在諸多不足，如管理效率低下、查找困難、保存環(huán)境要求高等問(wèn)題，而信息化管理可以有效解決這些問(wèn)題，提高檔案管理的整體水平。因此，檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢(shì)。檔案信息化的流程主要包括以下幾個(gè)方面：

　　天水企業(yè)檔案信息化公司

　　一、檔案出庫(kù)。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫(kù)登記、入庫(kù)盤(pán)點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。

　　二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理，比如拆除材料紙頁(yè)上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號(hào)和頁(yè)號(hào)，整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確，防止漏編錯(cuò)編。

　　三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄，對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì)，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁(yè)數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理；修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì)，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁(yè)紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁(yè)號(hào)是否填寫(xiě)缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝，核查無(wú)誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫(kù)。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核，確定各方面細(xì)節(jié)無(wú)誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫(kù)，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫(kù)移交。

　　綜上所述，檔案信息化是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要各部門(mén)通力合作，共同推進(jìn)。從檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換到信息系統(tǒng)的構(gòu)建，再到數(shù)據(jù)安全和用戶培訓(xùn)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都至關(guān)重要。只有全面、系統(tǒng)地推進(jìn)檔案信息化，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和智能化。