檔案電子化是指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和高效化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為各類組織提升管理效率、保護(hù)檔案安全的重要手段。下面將為您介紹檔案電子化的流程：

　　西安檔案電子化管理公司

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準(zhǔn)備一臺(tái)專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)擔(dān)描儀，如

　　工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。

　　普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動(dòng)進(jìn)紙方式掃描；

　　紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時(shí)，將大小頁面單獨(dú)在平板中掃描；2、掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級(jí)灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設(shè)定以A4紙張為標(biāo)準(zhǔn)，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整；

　　需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　?。ㄈ﹫D像處理

　　對圖像進(jìn)行處理，以獲得最好的圖像質(zhì)量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點(diǎn)、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個(gè)文字）；

　　旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除黑邊、多余邊、污點(diǎn)；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除；

　　斷字修補(bǔ)：對部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)；

　　反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　（四）圖像處理質(zhì)檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當(dāng)，嚴(yán)重的應(yīng)重掃，處理不當(dāng)?shù)膽?yīng)重新處理；

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復(fù)）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進(jìn)行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進(jìn)行調(diào)整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲(chǔ)

　　紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個(gè)PDF，保存到指定的路徑，便于準(zhǔn)確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應(yīng)的關(guān)系。再將所有文檔批量轉(zhuǎn)換為可以復(fù)制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進(jìn)行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標(biāo)識(shí)標(biāo)簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　　（六）目錄建庫

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動(dòng)校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　（七）數(shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)檢查

　　以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為"合格"后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗(yàn)收

　　一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為"不合格"。

　　驗(yàn)收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質(zhì)量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在備份介質(zhì)上標(biāo)注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號(hào)等，以便查找和管理。對保密的需標(biāo)明密級(jí)。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時(shí)應(yīng)按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認(rèn)真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　　檔案電子化不僅能夠顯著提高檔案管理的效率，還能有效保護(hù)檔案資料，減少因自然災(zāi)害或人為因素造成的損失。同時(shí)，電子檔案的便捷查詢和共享功能也促進(jìn)了信息的快速傳遞和利用。

　　檔案電子化操作流程

　　企業(yè)、小型檔案館、人事局有紙質(zhì)檔案需要管理，如何讓這些紙質(zhì)檔案電子化，從而實(shí)現(xiàn)更高效、安全的管控呢？

　　其電子化操作過程一般是這樣的：

　　1、前期通常會(huì)涉及到紙質(zhì)檔案的電子化。如果量不是很大，建議大家購買掃描儀自行掃描，優(yōu)點(diǎn)是可以節(jié)約成本。而且不少掃描儀自帶的軟件可以在掃描時(shí)設(shè)置為掃描文字可檢索模式，這個(gè)功能特別有用。將這樣的掃描件上傳到電子檔案管理系統(tǒng)里后，就能直接實(shí)現(xiàn)文件的全文檢索了。

　　但如果檔案量特別大，是百萬級(jí)的，就建議大家尋找專業(yè)的檔案數(shù)字化加工服務(wù)，先將檔案轉(zhuǎn)為電子類文檔。

　　2、當(dāng)紙質(zhì)檔案完成電子化以后，就輪到電子檔案管理系統(tǒng)開始工作了。用戶可通過系統(tǒng)提供的快速導(dǎo)入、批量上傳工具,，將眾多電子文件快速導(dǎo)入到檔案系統(tǒng)里。

　　3、接下來，用戶可以自定義檔案的屬性，為每個(gè)檔案創(chuàng)建電子檔案。例如紙質(zhì)檔案是人事檔案，就可以將檔案的屬性設(shè)置為人員的基本概況，還可以加上紙質(zhì)檔案存放在哪個(gè)檔案柜、檔案保存期限等這些信息，還可以在檔案里掛上他的電子檔案掃描件、履歷、照片等。

　　4、為了方便日后紙質(zhì)檔案的管理，可以將檔案系統(tǒng)生成的案卷打印后貼到存放檔案的檔案盒上，全引目錄也可以打印出來貼到檔案柜上。每個(gè)檔案都有自己的二維碼，可將二維碼打印并貼到紙質(zhì)檔案袋或檔案盒上。

　　5、檔案一旦建立完畢后，就進(jìn)入日常使用中了。檔案的日常使用主要是檔案的借閱。如果只是查閱電子檔案，那么可以為借閱人員設(shè)置電子檔案使用權(quán)限，確保只有有權(quán)限的人員才能查看該檔案的電子版本。如果需要借閱實(shí)物，可以用手機(jī)、掃描槍來掃描實(shí)物上的二維碼，快速定位到系統(tǒng)里的電子檔案進(jìn)行借閱登錄。

　　6、管理員可以通過錄入、修改、借還等日志功能來定期了解檔案使用情況，還可以對所有出錯(cuò)、丟失和銷毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，也便完整掌握檔案的動(dòng)向。

　　上面以人事檔案為例，介紹了紙質(zhì)檔案的電子化流程。像紙質(zhì)合同、圖紙的管理也和人事檔案差不多。

　　如果企業(yè)有實(shí)物需要管理，操作方法也類似，而且可以省去前期紙質(zhì)文件電子化這一步，直接就可以使用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理了。

　　檔案電子化需要哪些設(shè)備

　　檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式的過程，它提供了更高效、更安全的檔案管理方式。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要使用一系列設(shè)備來進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲(chǔ)和管理。下面將詳細(xì)介紹檔案電子化所需的設(shè)備。

　　1.掃描設(shè)備：

　　檔案電子化的第一步是將紙質(zhì)檔案掃描成數(shù)字圖像。掃描儀是必不可少的設(shè)備之一，它可以將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，如PDF或圖像文件。在選擇掃描設(shè)備時(shí)，要考慮掃描速度、分辨率以及自動(dòng)化功能等因素。

　　2.電腦和服務(wù)器：

　　掃描得到的電子文件需要進(jìn)行整理、管理和存儲(chǔ)。因此，一臺(tái)高性能的電腦或服務(wù)器是必須的。這些設(shè)備可以用來處理大量的數(shù)據(jù)，運(yùn)行文件管理軟件，并提供快速的訪問和搜索功能。

　　3.存儲(chǔ)設(shè)備：

　　電子檔案需要妥善地保存和備份，以確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。外部硬盤、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備（NAS）和云存儲(chǔ)服務(wù)都是常見的選擇。根據(jù)檔案規(guī)模和需求，可以選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和長期存儲(chǔ)。

　　4.文件管理軟件：

　　為了更好地組織和管理電子檔案，需要使用專業(yè)的文件管理軟件。這類軟件可以幫助用戶建立檔案索引、設(shè)置權(quán)限、進(jìn)行文件檢索和共享等操作。同時(shí)，它們還提供版本控制、元數(shù)據(jù)管理等高級(jí)功能，以滿足不同檔案管理需求。

　　檔案電子化是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，其中涉及了多個(gè)設(shè)備的協(xié)同工作。通過使用掃描設(shè)備、電腦和服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備以及文件管理軟件，我們可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，實(shí)現(xiàn)更高效、更安全的檔案管理。

　　檔案電子化優(yōu)勢

　　在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案電子化已經(jīng)成為許多組織和機(jī)構(gòu)的重要工作。它不僅簡化了信息管理流程，還提高了數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。檔案電子化的1優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1.空間節(jié)省與成本效益：

　　檔案電子化能夠大幅減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需的存儲(chǔ)空間，從而節(jié)約組織的實(shí)體存儲(chǔ)成本。

　　節(jié)省的空間可以用于其他更有價(jià)值的用途，比如擴(kuò)展辦公空間或者增設(shè)其他設(shè)施。

　　同時(shí)，電子檔案的管理和檢索效率高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，節(jié)省了員工的時(shí)間成本，提升了工作效率。

　　2.信息安全與保密性：

　　電子檔案通過加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，提升了數(shù)據(jù)的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改。

　　傳統(tǒng)檔案易于遭遇災(zāi)難性事件（如火災(zāi)、洪水）而丟失，而電子檔案則可通過定期備份和云存儲(chǔ)技術(shù)來保證信息的持久性和可恢復(fù)性。

　　3.信息檢索與共享便利性：

　　電子化檔案能夠通過關(guān)鍵字搜索等功能，快速準(zhǔn)確地找到需要的信息，極大地提高了信息的檢索效率和準(zhǔn)確性。

　　對于跨地域或者跨部門合作的機(jī)構(gòu)，電子檔案的共享和協(xié)作更加方便快捷，促進(jìn)了信息的共享和溝通。

　　綜上所述，檔案電子化不僅在管理效率、成本控制和信息安全方面帶來了顯著的優(yōu)勢，還為企業(yè)的發(fā)展和未來可持續(xù)性奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的擴(kuò)展，電子化檔案將繼續(xù)在各行各業(yè)中發(fā)揮重要作用，成為提升管理效率和信息安全的重要手段。