檔案數字化加工掃描是將紙質檔案轉化為電子檔案的關鍵過程，需要遵循一系列嚴謹的流程以確保掃描質量和數據的準確性。以下是檔案數字化加工掃描的一般流程。

　　偃師檔案數字化加工掃描

　　1、數字化前期準備

　　前期準備包括選定數字化處理場所，篩選需要掃描的紙質檔案。其中處理場所應確?？臻g布局合理，掃描設備完善，數字化處理軟件齊備，并具備合格的消防和安防系統(tǒng)。準備紙質檔案，需要按類型、日期或其他相關標準對文件進行排序，并確保沒有任何污垢其他可能影響掃描圖像質量的損壞，以保障掃描過程順利、有效的進行。

　　2、檔案掃描

　　檔案掃描是紙質檔案轉化數字檔案的關鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準進行，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。

　　3、圖像處理

　?。?）圖像數據質量檢驗：

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。

　　發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

　　發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。

　　認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見

　　（2）糾偏：對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

　?。?）去污：對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。

　?。?）圖像拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

　?。?）裁邊處理：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　4、圖像存儲

　?。?）存儲格式：批量掃描后形成的圖像文件在存儲時一般應進行壓縮。圖像壓縮指消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質檔案數字化過程中，較常見的有TIFF（G4）、JPEG等壓縮格式。采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。

　　（2）圖像文件的命名：紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。

　　5、目錄建庫

　?。?）數據格式選擇：目錄建庫選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。

　?。?）檔案著錄：按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。

　?。?）目錄數據質量檢查：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

　　6、數據掛接

　　數據掛接又稱數據匹配，是數字歸檔中為保證數字檔案的準確性和完整性所需要的流程。借助軟件對數據庫中的目錄數據與對應的數字檔案進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數據與數字檔案對應的準確性、已掛接數字檔案與實際掃描數量的一致性、數字檔案是否能正常打開等，以實現準確關聯(lián)。

　　7、檔案還原裝訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。檔案裝訂分為整卷裝訂和按件裝訂兩種。通常采用三孔一線方法裝訂；文件很薄時，也可采用縫紉機扎線裝訂，但線腳不宜過密，以免出現折斷檔案現象。

　　8、數據驗收

　　項目驗收是檔案數字化加工中，用于確保數字化后的檔案符合所需質量標準和規(guī)范的過程。這通常涉及對數字檔案進行一系列測試和檢查，以驗證它們具有足夠的質量并符合指定的標準。這其中包括圖像掃描、檢查處理數據匹配步驟中可能存在的錯誤、遺漏或其他問題。在某些情況下，項目驗收測試還可能涉及使用專門的軟件工具來完成該過程，以確保符合所需標準。

　　9、數據移交

　　可以通過各種不同的存儲技術來實現，例如：硬盤驅動器、網絡連接的存儲設備或云服務器等。所使用的具體技術將取決于傳輸圖像的數量，以及相關檔案管理部門的要求。這樣就可以確保數字檔案被妥善存儲和保護，并可供將來訪問和使用。

　　綜上所述，檔案數字化加工掃描流程需要嚴格遵循各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和質量要求，以保證數字化后的檔案能夠準確、完整地反映原始檔案的信息，為檔案的管理和利用提供便利。

　　檔案數字化加工常見掃描儀有哪些

　　在檔案數字化加工這一領域，掃描儀作為關鍵設備，其性能和特點直接影響著數字化的效率與質量。以下為您介紹幾種常見的掃描儀類型。

　　1.檔案紙張不太好，比較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀（flatbed scanner），又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學器件來完成掃描工作的掃描設備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達到掃描成像目的。

　　普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠對A4、A3紙張進行掃描，是常用的辦公小助手。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　饋紙式掃描儀（sheetfed scanner）俗稱高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?，掃描儀會自動一頁一頁的將紙張進行掃描。

　　相對來說，高速掃描儀，效率高，速度快，掃描的圖片質量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠對檔案進行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠對A0、A1這類的大型圖紙進行掃描，保持圖像的完整性。

　　5.如果檔案紙張粘貼有票據，或者項目有一些特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀（high-speed photographic apparatus）可以通過拍照的方式，對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉換成可編輯的word文檔。

　　6.對于已經裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀，它通常指掃描元件與被掃描物品不進行直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，線性CCD的掃描方式對圖像進行采集。

　　非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經裝訂成冊，不方便拆訂的紙張而設計的一種特殊結構的掃描儀。

　　總之，不同類型的掃描儀在檔案數字化加工中各有優(yōu)勢，根據檔案的特點和數字化需求選擇合適的掃描儀，是確保數字化工作順利進行和取得良好效果的重要前提。

　　檔案數字化加工掃描標準

　　檔案數字化加工掃描是將傳統(tǒng)紙質檔案轉換為電子檔案的重要過程，為確保數字化成果的質量、準確性和可用性，需遵循以下嚴格的標準。

　　一、掃描設備與環(huán)境標準

　　1.選用高質量的掃描儀，具備足夠的分辨率和色彩深度，以清晰呈現檔案內容。

　　2.掃描環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，避免灰塵和光線干擾。

　　二、圖像質量標準

　　1.圖像分辨率應根據檔案類型和用途確定，一般不低于300dpi。

　　2.圖像應清晰、無模糊、變形、歪斜等現象。

　　3.色彩還原準確，黑白檔案應保證灰度層次分明，彩色檔案應色彩鮮艷、逼真。

　　三、數據格式標準

　　1.采用通用的圖像格式，如JPEG、TIFF等。

　　2.對于需要長期保存和利用的檔案，優(yōu)先選擇無損壓縮格式。

　　四、命名與存儲標準

　　1.對掃描后的圖像文件進行規(guī)范命名，包含檔案編號、頁碼等關鍵信息。

　　2.按照分類和時間順序進行存儲，建立合理的文件夾結構。

　　五、元數據標準

　　1.為每個數字化檔案添加準確、完整的元數據，包括檔案標題、作者、日期、主題等。

　　2.元數據的格式和內容應符合相關規(guī)范和標準。

　　六、質量檢查標準

　　1.定期對數字化成果進行質量抽檢，檢查圖像質量、命名準確性、元數據完整性等。

　　2.對不合格的數字化檔案及時進行返工處理。

　　總之，嚴格遵循上述檔案數字化加工掃描標準，能夠保證檔案數字化工作的高效、高質量完成，為檔案的管理、利用和保存提供有力支持，更好地服務于社會和公眾。

　　檔案數字化加工掃描重要性

　　在當今數字化時代，檔案數字化加工掃描已成為檔案管理領域的重要趨勢。它不僅僅是技術的革新，更是提升檔案管理效率、保護檔案資源、促進信息共享和利用的關鍵手段。檔案數字化加工掃描的重要性主要包括以下幾個方面：

　　1.提高檔案管理效率

　　數字化加工掃描能夠將大量的紙質檔案快速轉化為電子文件，便于存儲、檢索和管理。通過計算機系統(tǒng)，可以迅速定位和獲取所需檔案，大大節(jié)省了查找檔案的時間和人力成本，提高了工作效率。

　　2.保護檔案原件

　　紙質檔案在長期保存和頻繁使用過程中容易受到損壞、丟失或老化。數字化掃描可以將檔案原件以數字形式保存，減少對原件的直接接觸和磨損，從而有效地保護了珍貴的檔案資源，使其能夠長久保存。

　　3.節(jié)省存儲空間

　　傳統(tǒng)的紙質檔案需要占用大量的物理空間來存放，而數字化后的檔案以電子數據的形式存儲，可以大大節(jié)省存儲空間。這對于檔案庫房有限的單位來說，具有重要的現實意義。

　　4.促進信息共享與利用

　　數字化檔案可以通過網絡進行傳輸和共享，打破了時間和空間的限制，方便不同部門、不同地區(qū)的人員查閱和使用檔案信息，提高了檔案的利用價值，為決策提供更及時、準確的依據。

　　5.增強檔案安全性

　　數字化檔案可以設置訪問權限和加密措施，有效防止檔案信息的泄露和非法篡改，保障檔案的安全性和保密性。

　　綜上所述，檔案數字化加工掃描在提高管理效率、保護檔案原件、節(jié)省空間、促進信息共享和增強安全性等方面具有不可忽視的重要性。各單位和組織應充分認識到這一趨勢，積極推進檔案數字化工作，以適應時代發(fā)展的需求，更好地發(fā)揮檔案在經濟社會發(fā)展中的重要作用。