檔案數(shù)字化掃描是將紙質檔案轉換為電子格式的過程，旨在提高檔案的存儲效率和訪問便捷性。這個流程通常包括準備、掃描、數(shù)據(jù)處理和存儲等多個步驟。通過這一過程，檔案不僅能夠被有效保存，還能在必要時快速檢索和共享。

　　?？跀?shù)字化掃描檔案

　　（一）檔案整理

　　在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質量。

　　1、目錄數(shù)據(jù)準備

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數(shù)等，應進行修改。

　　2、拆除裝訂

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯，更不能對檔案原件有任何損壞。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整

　　對破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復、裱糊；

　　折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

　　5、檔案整理登記

　　制作并填寫紙質檔案數(shù)字化加工過程登記表，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

　?。ǘn案掃描

　　1、掃描方式（掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀）

　　根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、AO等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)擔描儀，如

　　工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描。

　　普通A4紙質文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描；

　　紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板掃描；

　　紙質過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；2、掃描模式（紙質檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式）

　　頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式；

　　頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式（因情況而定）；

　　頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI；

　　采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI。（以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理）

　　掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當?shù)恼{整；

　　需要時可根據(jù)原件的清晰度適當調整掃描分辨率。如原件質量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率；反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準；

　　粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

　　（三）圖像處理

　　對圖像進行處理，以獲得最好的圖像質量，保證圖像完整、端正、無扭區(qū)、版面無暗影、無干擾信息，主要完成圖像處理包括：去黑邊、去污點、糾偏等，處理完的圖像保存格式為PDF。

　　糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度（圖像偏斜不超過頁面內(nèi)半個文字）；

　　旋轉：按方字方向將圖片旋轉至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進行左旋、右旋、翻轉、旋轉等工具；

　　去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質量的雜質，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質，如去除黑邊、多余邊、污點；

　　裁邊：采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。

　　刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進行刪除；

　　斷字修補：對部分文字不清楚可進行修補；

　　反白字修正：將部分反白文字可進行描述；

　　分割：將A3幅面的文件分割為兩份A4幅面的文件；

　　拼接：對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　?。ㄋ模﹫D像處理質檢

　　主要對完成圖像深處理的檢查，不合要求的返回上一環(huán)節(jié)重新處理，如以下問題：

　　由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描；

　　對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理；

　　圖像處理的是否得當，嚴重的應重掃，處理不當?shù)膽匦绿幚恚?/p>

　　掃描圖像頁碼順序是否與原文件一致，有無漏掃、多掃（重復）、紙張倒置等情況；

　　順序：如果頁碼不連續(xù)，與原文不一致，需對頁面進行排序；

　　漏掃：將漏掃的頁面重新掃描，并插入到正確的位置；

　　多掃：將多掃頁面刪除；

　　倒置：不符合要求的需進行調整，保持與原文一致。

　?。ㄎ澹﹫D像存儲

　　紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件要合并為一個PDF，保存到指定的路徑，便于準確掛接入庫，與檔案管理軟件中的目錄建立一一對應的關系。再將所有文檔批量轉換為可以復制、檢索利用的雙層PDF格式，然后進行光盤刻錄，確?？啼浐玫墓獗P能正確地讀出，并做好標識標簽。

　　注：禁止用Word文檔保存掃描圖像。

　?。┠夸浗◣?/p>

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T 18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄建庫應選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

　　注：采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應要求進行修改或重錄。

　?。ㄆ撸?shù)據(jù)掛接

　　1、掛接前的數(shù)據(jù)關聯(lián)檢查

　　以紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯(lián)關系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　2、匯總掛接

　　檔案數(shù)字化轉換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為"合格"后，通過網(wǎng)絡及時加載到數(shù)據(jù)服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。

　?。ò耍?shù)據(jù)驗收

　　一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為"不合格"。

　　驗收"通過"的結論，必須經(jīng)分管領導審核、簽字后方有效。

　　填寫紙質檔案數(shù)字化交接登記表。

　?。ň牛?shù)據(jù)備份

　　經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。著錄條目和全文數(shù)據(jù)進行一式兩份DVD光盤刻錄。移交前檢測光盤讀取性能，抽查刻錄好的光盤影像質量，主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。不合格的需重新刻錄。數(shù)據(jù)備份后應在備份介質上標注好盤內(nèi)文件內(nèi)容、類別、存入日期及光盤編號等，以便查找和管理。對保密的需標明密級。

　?。ㄊ┭b訂

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?；謴脱b訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　裝訂不能損害檔案原件。裝訂時應按原有順序裝訂，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，保持拆卷前的原貌，并認真做好檔案頁碼、頁數(shù)的檢查對較。

　?。ㄊ唬呙枳⒁馐马?/p>

　　掃描前必需對文檔進行拆除裝訂物，并檢查文檔內(nèi)是否藏有干擾物（如釘書釘、碎紙等），以免產(chǎn)生卡紙、損壞掃描儀，務必保持文檔干凈送入掃描儀中；

　　對破損嚴重、無法進行掃描的原件要先進行修復、裱糊；

　　褶皺不平影響掃描質量的原件應先壓平再進行掃描；

　　對紙質過薄、透明的（如信紙、便簽紙）、紙質過厚、照片等采用高速掃描儀的平板掃描；

　　對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描；

　　掃描完每一份文件，要對照原文仔細檢查掃描是否清晰、完整；

　　按要求使用掃描儀、清洗，并對每次使用完掃描儀進行保潔，檢查是否關閉電源；

　　紙質檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描流程是實現(xiàn)信息化管理的關鍵步驟。有效的數(shù)字化不僅提升了檔案管理的效率，還保證了檔案的長期保存與安全。隨著技術的進步，這一流程將不斷優(yōu)化，為各類組織提供更加高效、可靠的檔案管理解決方案。

　　檔案數(shù)字化掃描標準

　　檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理的重要組成部分，它不僅提高了檔案管理的效率，還為信息檢索、存儲和共享提供了便利。為確保檔案數(shù)字化的質量和一致性，制定一套科學、標準化的掃描標準至關重要。這些標準不僅涉及到掃描設備的選擇，還包括掃描過程中的操作規(guī)范和后期數(shù)據(jù)處理。以下是檔案數(shù)字化掃描標準的主要內(nèi)容：

　　1.掃描設備要求

　　分辨率：推薦使用至少300 dpi的掃描分辨率，以保證文檔的清晰度和可讀性。對于一些要求較高的檔案，可能需要600 dpi或更高的分辨率。

　　顏色深度：建議選擇24位色深（True Color）掃描，以確保圖像的顏色準確性和細節(jié)保留。

　　掃描儀類型：優(yōu)選高質量的平板掃描儀或專用檔案掃描儀，避免使用低端的消費級掃描設備。

　　2.文檔準備

　　清潔和修復：在掃描前，文檔應經(jīng)過清潔和修復，去除灰塵、污漬以及其他可能影響掃描質量的因素。

　　整理和分類：檔案應根據(jù)類型和類別進行整理，避免掃描過程中出現(xiàn)混亂。

　　3.掃描設置

　　文件格式：建議使用無損壓縮格式（如TIFF）進行掃描，以保留原始文檔的所有細節(jié)。對于需要較小文件大小的應用，可以選擇PDF格式。

　　色彩模式：選擇適當?shù)纳誓Ｊ剑ㄈ缁叶然騌GB），根據(jù)文檔的實際需求進行設置。對于黑白文檔，應使用灰度模式。

　　4.掃描操作

　　一致性：在整個掃描過程中，保持掃描設置的一致性，包括分辨率、顏色模式和文件格式，以確保檔案的統(tǒng)一性。

　　文件命名：使用明確的文件命名規(guī)則，以便于后續(xù)的檢索和管理。文件名應包含文檔的主要信息，如日期、類型和編號。

　　5.后期處理

　　圖像處理：對掃描圖像進行必要的后期處理，如裁剪、旋轉和調整對比度，以提高圖像的可讀性。

　　質量檢查：對掃描的檔案進行質量檢查，確保每份文檔的清晰度和完整性。

　　6.數(shù)據(jù)存儲和備份

　　存儲介質：選擇可靠的存儲介質，如硬盤陣列或云存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。

　　備份計劃：制定定期備份計劃，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份應保存在不同的物理位置或云端。

　　總之，制定和遵循檔案數(shù)字化掃描標準，對于檔案管理和信息保存至關重要。通過規(guī)范的設備選擇、操作流程和數(shù)據(jù)處理，可以顯著提高檔案數(shù)字化的效率和質量。此外，標準化的掃描過程還可以確保檔案的一致性和長期保存的可靠性。

　　檔案數(shù)字化掃描注意事項

　　檔案數(shù)字化掃描是現(xiàn)代信息管理中的重要環(huán)節(jié)，它不僅提高了檔案的管理效率，還保護了檔案的長期保存和利用。然而，檔案數(shù)字化掃描過程涉及多個方面的注意事項，確保掃描質量和文件安全是關鍵。以下是進行檔案數(shù)字化掃描時需要特別注意的幾個方面。

　　1.檔案預處理

　　整理與清潔：在掃描前，確保檔案無污損、無折疊。清理檔案表面灰塵，以避免掃描時影響圖像質量。

　　修復和整理：如有必要，對損壞的文件進行修復，整理檔案的順序，確保每頁的完整性和正確排列。

　　2.選擇適當?shù)膾呙柙O備

　　掃描儀類型：根據(jù)檔案的類型和需求選擇合適的掃描儀（如平板掃描儀、饋紙掃描儀或專業(yè)檔案掃描儀）。

　　分辨率設置：選擇適當?shù)姆直媛剩ㄍǔ?00600 DPI），以保證圖像清晰，適合后期的讀取和存檔需求。

　　3.掃描設置與格式

　　顏色模式：根據(jù)檔案的實際情況選擇合適的顏色模式（如黑白、灰度或彩色），以保持信息的準確性。

　　文件格式：選擇合適的文件格式進行保存（如PDF、TIFF、JPEG），根據(jù)需求考慮文件的兼容性和壓縮比。

　　4.數(shù)據(jù)質量控制

　　檢查掃描效果：定期檢查掃描結果，確保沒有漏掃、模糊或失真現(xiàn)象。

　　備份數(shù)據(jù)：掃描過程中和完成后，要進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　5.數(shù)據(jù)安全與隱私保護

　　訪問控制：確保掃描后的電子檔案僅限授權人員訪問，保護檔案的機密性。

　　加密存儲：考慮對重要檔案進行加密存儲，以防止數(shù)據(jù)被非法訪問或篡改。

　　6.后期處理

　　文件整理：對掃描文件進行整理，建立索引和目錄，方便后續(xù)檢索和管理。

　　質量驗證：對掃描后的文件進行質量檢驗，確認所有檔案內(nèi)容完整且清晰可讀。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描不僅是檔案管理的現(xiàn)代化步驟，也是保護和傳承重要信息的關鍵環(huán)節(jié)。通過遵循上述注意事項，可以確保掃描質量、提高數(shù)據(jù)的可用性，并有效保障檔案的安全性?？茖W合理的掃描過程將為檔案的長期保存和高效利用奠定堅實基礎。

　　檔案數(shù)字化掃描意義

　　隨著信息技術的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)紙質檔案的管理面臨許多挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化掃描，即將紙質檔案轉換為電子格式，已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的必然趨勢。數(shù)字化不僅能夠提升檔案管理的效率，還能改善信息的安全性和可訪問性。這一過程對于各種機構和組織來說，都具有重要的意義。

　　1.提高檔案管理效率

　　簡化檢索過程：數(shù)字化后的檔案可以通過關鍵詞搜索和分類系統(tǒng)快速檢索，顯著縮短查找時間。

　　節(jié)省物理空間：紙質檔案需要大量存儲空間，而數(shù)字化檔案可以存儲在硬盤、云存儲等介質中，節(jié)約了物理空間。

　　2.增強信息安全性

　　備份與恢復：數(shù)字檔案可以通過多重備份機制防止數(shù)據(jù)丟失，確保檔案的長期保存。

　　訪問控制：數(shù)字檔案系統(tǒng)可以設定權限管理，限制敏感信息的訪問，提升信息的安全性。

　　3.促進信息的共享與協(xié)作

　　遠程訪問：數(shù)字化檔案可以在全球范圍內(nèi)通過網(wǎng)絡訪問，支持跨地域的協(xié)作和信息共享。

　　實時更新：電子檔案可以進行實時更新，確保信息的及時性和準確性。

　　4.提升檔案的保存條件

　　減少物理損耗：紙質檔案長期保存容易受到環(huán)境因素如濕氣、光照等的影響，數(shù)字化后可以避免這些問題。

　　長期保存：數(shù)字化檔案可以在無損耗的情況下長期保存，克服了紙質檔案因時間推移而劣化的問題。

　　5.助力法規(guī)與合規(guī)

　　符合法規(guī)要求：許多國家和地區(qū)對檔案的保存和管理有明確的法規(guī)要求，數(shù)字化可以更好地符合這些要求。

　　便于審計與監(jiān)管：數(shù)字檔案可以提供詳盡的審計記錄，方便對檔案使用情況進行監(jiān)控和審計。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化掃描不僅僅是技術進步的體現(xiàn)，更是檔案管理模式的重大變革。通過提高效率、增強安全性、促進共享、改善保存條件以及符合法規(guī)要求，數(shù)字化掃描為檔案管理帶來了深遠的影響。