結(jié)合近年來積累的掃描歸檔經(jīng)驗(yàn)，以歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015）、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱“8號(hào)令”）為依據(jù)，對(duì)機(jī)關(guān)現(xiàn)有掃描歸檔文件整理步驟、流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行了整合，歸納總結(jié)了“整檔六步法”，使檔案整理好記憶、便操作。

　　1、掃描歸檔六步法綜述

　　“整檔六步法”主要適用于機(jī)關(guān)文書檔案的整理。其主要步驟為：收、三分、修排號(hào)、掃裝、目錄、盒，六步11個(gè)字。在使用六步法整理檔案時(shí)，應(yīng)按照順序進(jìn)行，以有效避免檔案整理過程中返工、漏項(xiàng)、重復(fù)等現(xiàn)象。

　　第一步“收”即收集?？梢越Y(jié)合本單位保存在“全宗卷”中的《歸檔范圍與保管期限表》進(jìn)行收集。如未制定上述文件則可以參照8號(hào)令開展收集。

　　第二步“三分”即分年度、分類別、分保管期限。其中分類別即將文件按其機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。具體的分類方法應(yīng)根據(jù)本單位保存在“全宗卷”中的《分類方案》進(jìn)行。

　　第三步“修排號(hào)”即修整、排列和編號(hào)。“修整”是對(duì)不符合檔案管理要求的文件進(jìn)行修整；“排列”是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間等要求對(duì)文件進(jìn)行排列；“編號(hào)”在這里的意思是指蓋歸檔章、填寫章內(nèi)項(xiàng)目，通過給文件編號(hào)，用以固定文件材料在文書檔案中的位置。

　　第四步“掃裝”即“掃描”和“裝訂”。對(duì)沒有電子版的應(yīng)歸檔文件進(jìn)行掃描，完成“自然件”或“組合件”的裝訂。

　　第五步“目錄”，即形成規(guī)范的歸檔文件目錄?？梢暂斎霗n案整理系統(tǒng)打印，或根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》對(duì)目錄式樣的要求自制表格。

　　第六步“盒”，即裝盒，并規(guī)范填寫檔案盒上應(yīng)填項(xiàng)目。

　　2、整理操作及技巧應(yīng)用

　　收集工作開展之前應(yīng)重溫本單位《歸檔范圍與保管期限表》，明確本單位文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍。

　　技巧1：巧記不歸檔范圍。根據(jù)8號(hào)令所述的“文件材料歸檔和不歸檔范圍”所列近80項(xiàng)內(nèi)容來看，一般情況下需要?dú)w檔的有51項(xiàng)，占到了70%。因此通過記住不歸檔范圍則可以倒推應(yīng)歸檔范圍。不歸檔的29項(xiàng)內(nèi)容可總結(jié)歸納分為四個(gè)方面，可以稱之為“四個(gè)不要”：一是上級(jí)普發(fā)性不需要辦理的文件材料不需要?dú)w檔；二是本級(jí)無查考利用價(jià)值的事務(wù)性文件、一般性文件的草稿、不需要辦理的信訪件、領(lǐng)導(dǎo)兼外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)材料、工作參考材料等不需要?dú)w檔；三是同級(jí)不需要執(zhí)行的、不需要辦理的文件材料不需要?dú)w檔；四是下級(jí)非重大、非科技文件材料的，非法規(guī)性備案的文件不需要?dú)w檔。

　　技巧2：牢記收集原則——齊全與完整。完整是對(duì)單份文件而言，即要把一份文件或資料的正件與附件，正式文件、底稿和公文處理單等必備要素收集齊全，不可缺件少頁。

　　技巧3：常用兩種收集方法。一是全面收集。收集范圍應(yīng)涵蓋與單位有業(yè)務(wù)關(guān)系、隸屬關(guān)系的上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的文件材料，單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門及個(gè)人存放的文件材料；同時(shí)注重各類載體材料的收集。二是重點(diǎn)收集。主要從三個(gè)方面重點(diǎn)收集：機(jī)構(gòu)方面的重點(diǎn)是收發(fā)部門、單位內(nèi)部機(jī)構(gòu);人員方面的重點(diǎn)是單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等;文件內(nèi)容方面的重點(diǎn)是記述和反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的、方針政策性強(qiáng)的、科研價(jià)值高的、憑證作用大的材料。同時(shí)，還應(yīng)注意賬外文件的收集，即一些未經(jīng)收發(fā)文登記的文件材料的收集。

　　三分分年度

　　根據(jù)文件的形成時(shí)間來劃分年度。如在分年度的過程中意外發(fā)現(xiàn)了其他年度應(yīng)歸而未歸的文件材料，應(yīng)當(dāng)作為插件補(bǔ)充至相關(guān)年度歸檔文件中。

　　技巧4：文件有多個(gè)時(shí)間特征。一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征。歸檔時(shí)，應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》要求的“文件形成日期”為準(zhǔn)。

　　技巧5：跨年度形成的文件?？缒甓纫话阋晕募灠l(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及法規(guī)性文件等涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按照文件簽發(fā)日期判定其所屬年度?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，放到批復(fù)年度；沒有批復(fù)的，歸入請(qǐng)示年度；跨年度規(guī)劃，歸入規(guī)劃針對(duì)的第一年度；跨年度總結(jié)，歸入總結(jié)針對(duì)的最后一個(gè)年度；跨年度會(huì)議文件，歸入會(huì)議閉幕年度；跨年度辦結(jié)的文件材料歸入辦結(jié)年度。

　　技巧6：組合文件的日期。組合文件就是由多個(gè)文件組件的結(jié)果。在整理檔案時(shí)，通常以排在前面“件”的形成日期為準(zhǔn)，如正本與定稿為一件時(shí)，以正本形成日期為準(zhǔn)，來文與復(fù)文為一件時(shí)，以復(fù)文形成日期為準(zhǔn)。

　　技巧7：文件無標(biāo)注日期。這種情況常見于內(nèi)部文件，需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過對(duì)照等手段來考證和推斷。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。

　　分類別

　　這里的“分類別”是根據(jù)單位的《分類方案》進(jìn)行機(jī)構(gòu)劃分或者問題劃分。規(guī)模較小或公文辦理程序不適于此項(xiàng)分類的單位可以忽略此步驟。

　　技巧8：涉及多部門形成的歸檔文件。將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)分類的方法稱之為機(jī)構(gòu)分類法。多個(gè)部門共同形成或共同承辦的文件材料，歸入文件主辦部門。

　　分保管期限

　　根據(jù)《保管期表》將上述已分好類別的文件劃分為永久、定期，其中定期可再劃分為定期30年和定期10年。

　　修排號(hào)修整

　　在檔案整理過程中，為保證檔案長(zhǎng)期保存和方便利用，一般要對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。

　　技巧9：修整“三驗(yàn)”。一驗(yàn)破損，即查看文件材料有無破損。對(duì)有破損的檔案應(yīng)按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》（DA/T25-2000）予以修復(fù)。二驗(yàn)大小，即對(duì)大于A4規(guī)格的檔案材料要進(jìn)行折疊。折疊后的檔案材料，要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開和閱讀。三驗(yàn)牢靠，即對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，如果文件上有易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品應(yīng)予以去除；字跡模糊或易退變的，應(yīng)予以復(fù)制。

　　排列

　　排列分三步。一是類外排列。將完成“三分”經(jīng)過“修整”后的應(yīng)歸檔文件材料，按照保管期限的不同，依照黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類和人勞類的順序排列下來。二是類內(nèi)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。三是件內(nèi)排列，也是我們常常說到的組件。

　　技巧10：件內(nèi)文件的排序。發(fā)文排序即正文、發(fā)文簽、定稿；收文的排序即收文簽、收文。排序時(shí)要注意正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。

　　編號(hào)

　　這里的編號(hào)包含了兩個(gè)步驟：蓋歸檔章和填寫章內(nèi)項(xiàng)目。通過章內(nèi)項(xiàng)目的內(nèi)容來固定這份文件在檔案中的位置。編號(hào)環(huán)節(jié)需要注意的有兩個(gè)方面：一是蓋章的位置。“歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白處蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容”。二是填寫項(xiàng)目。“全宗號(hào)”是當(dāng)?shù)貦n案館賦予立檔單位的代號(hào)；“年度”是文件形成年度；“保管期限”可按歸檔文件劃定的保管期限填寫；“件號(hào)”是單件歸檔文件在分類低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)；“機(jī)構(gòu)/問題”填寫類別的規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如黨群類、行政類等；“頁數(shù)”則是每一件歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。

　　掃裝掃描

　　這里所說的掃描主要是為了歸檔文件數(shù)字化副本的制作，應(yīng)遵照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）來進(jìn)行。如檔案室可接收原生電子文件且可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。需要注意的有兩點(diǎn)。一是掃描儀色彩模式的選擇。對(duì)于頁面為黑白的，字跡比較清的，應(yīng)采用黑白二值模式掃描；字跡不清的，采用灰度模式掃描；如果待掃描頁面上有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的，要用彩色模式進(jìn)行掃描；還有一些檔案里如果貼有照片的話，彩照要用“百萬種顏色”模式掃描，黑白照用“灰度”掃描。二是使用高拍儀開展檔案數(shù)字化工作時(shí)應(yīng)注意，拍攝精度不應(yīng)低于800萬像素，且被拍攝檔案的影像必須充滿取景框。

　　裝訂

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂，并做到牢固、安全、簡(jiǎn)便，不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應(yīng)保持平整。建議永久和定期需向綜合檔案館移交的歸檔文件采用線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂；文件較厚的使用“三孔一線”裝訂。定期不需要向綜合檔案館移交的可以根據(jù)裝訂的簡(jiǎn)便性原則使用不銹鋼訂書釘、不銹鋼夾或封套裝訂。

　　技巧11：檔案裝訂的“七不能用”。用于檔案裝訂的材料不應(yīng)包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不可使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等。

　　目錄

　　歸檔文件目錄建議由系統(tǒng)生成或使用電子表格編制。目錄應(yīng)采用A4幅面，頁面應(yīng)橫向設(shè)置，具體包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁數(shù)、備注9項(xiàng)內(nèi)容。

　?。?）序號(hào)：歸檔順序號(hào)。

　　（2）檔號(hào)相當(dāng)于歸檔文件的“身份證號(hào)”，具有唯一性。其結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號(hào)

　　技巧12：檔號(hào)編制位數(shù)的443。在檔號(hào)編制過程中，應(yīng)熟記443位數(shù)編制法。第1個(gè)“4”指全宗號(hào)的位數(shù)應(yīng)為4位，如“Z001”。第2個(gè)“4”指件號(hào)的位數(shù)用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用”0”補(bǔ)充。“3”指機(jī)構(gòu)（問題）代碼的位數(shù)。應(yīng)采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。因?yàn)楸９芷谙迾?biāo)識(shí)為“Y”“D30”或“D10”，因此歸檔文件的檔號(hào)總位數(shù)（含符號(hào)）應(yīng)為23位或25位。

　?。?）文號(hào)：發(fā)文字號(hào)。無文號(hào)的不用標(biāo)識(shí)。

　?。?）責(zé)任者：制發(fā)單位或個(gè)人，即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者一般用全稱或通用簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)著錄，中間用空格，責(zé)任者過多或有三個(gè)以上責(zé)任者時(shí)，立檔單位及文號(hào)所代表的機(jī)關(guān)必須著錄后加等字。個(gè)人責(zé)任者著錄時(shí)應(yīng)在姓名后著錄職務(wù)、職稱或者其它職責(zé)，并外加“（）”。

　?。?）題名：文件標(biāo)題。文件無標(biāo)題，或者標(biāo)題不能揭示主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[]”。

　?。?）日期：文件的形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如20200321。

　?。?）密級(jí)：按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的不標(biāo)識(shí)。

　　（8）頁數(shù)：每一件歸檔文件頁面總數(shù)。有圖文的頁面為一頁。同歸檔章內(nèi)填寫項(xiàng)目一致。

　　（9）備注：注釋文件需要說明的情況。

　　盒面填寫

　　總共要填四項(xiàng)內(nèi)容，長(zhǎng)、短脊背，封面、備考表。目前采用的主要有蓋章、粘貼和全盒打印等方法。蓋章法，即根據(jù)檔案盒的尺寸刻制全宗名稱章、等，用印泥加以蓋制。粘貼法，主要應(yīng)用于長(zhǎng)、短脊的粘貼。全盒打印法，即購(gòu)買專業(yè)的檔案盒打印機(jī)，規(guī)范打印各個(gè)項(xiàng)目。備考表的填寫應(yīng)完整，其中盒內(nèi)文件情況說明，一般應(yīng)填寫本盒文件的件數(shù)、頁數(shù)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　裝盒

　　應(yīng)按件號(hào)依次裝盒，絕對(duì)不能把不同年度、不同保管期限、不同類別的文件混裝在一個(gè)盒內(nèi)。

　　裝盒以九成滿為佳。如文件過少，在搬運(yùn)、保管的過程中，極容易發(fā)生空扁、變形；如文件過滿，易發(fā)生文件破損，盒帶斷裂情況。

　　裝盒完畢，結(jié)合《分類方案》依次排列上架，側(cè)立排放即可。