檔案外包公司保密協(xié)議條款相關(guān)的內(nèi)容：雙方應(yīng)當(dāng)對本協(xié)議的內(nèi)容、因履行本協(xié)議或在本協(xié)議期間獲得的或收到的對方的商務(wù)、財務(wù)、技術(shù)、產(chǎn)品的信息、用戶資料或其他標(biāo)明保密的文件或信息的內(nèi)容（簡稱“保密資料”）保守秘密，未經(jīng)信息披露方書面事先同意，不得向本協(xié)議以外的任何第三方披露。

　　1.檔案外包公司合法經(jīng)營，營業(yè)范圍包括檔案管理；

　　2.檔案外包公司有檔案管理資質(zhì)；

　　3.有專業(yè)的，具有檔案管理資質(zhì)的檔案管理人員；

　　4.檔案外包公司有合規(guī)的場地和設(shè)施；

　　5.有保密檔案的場所和設(shè)施；

　　6.有嚴格的管理制度；

　　6.公司管理規(guī)范。

　　檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)流程規(guī)范

　　一、檔案管理者（委托人）政治可靠，熟悉并掌握檔案整理加工業(yè)務(wù)，嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，具有一定檔案管理工作經(jīng)驗和經(jīng)歷。

　　二、存放、整理、查閱檔案的庫房、工作場地、查檔室，應(yīng)安裝全方位攝像監(jiān)控設(shè)施。

　　三、涉及檔案管理使用的計算機、打印機、復(fù)印機、平板掃描儀等均屬涉密設(shè)備，不允許按非涉密設(shè)備管理、使用或處理。

　　四、非涉密的U盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)嚴禁在涉密電腦等設(shè)備上使用。

　　五、檔案整理數(shù)字化檔案外包公司必須擁有企業(yè)保密乙級以上資質(zhì)，方有權(quán)利參與檔案整理數(shù)字化加工競標(biāo)活動。

　　六、檔案整理工作（含檔案數(shù)字化）的從業(yè)人員，進場前需要進行政審，無犯罪記錄，并簽訂《保密協(xié)議》后方可進入委托方檔案工作場地。

　　七、檔案外包公司檔案從業(yè)人員按接觸文件范圍、涉密程度分核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員。核心涉密人員及重要涉密人員需在省市保密局備案。檔案外包公司有責(zé)任對員工定期進行保密培訓(xùn)及考試，每次培訓(xùn)及考試結(jié)果應(yīng)有據(jù)可查。

　　八、檔案外包公司檔案加工從業(yè)人員不得將手機等有攝錄像功能的設(shè)備帶入工作場地。

　　九、檔案整理工作中產(chǎn)生的廢紙，待整體工作結(jié)束后，應(yīng)由專人統(tǒng)一用碎紙機進行碎紙?zhí)幚怼?/p>

　　十、人事檔案整理數(shù)字化加工涉及個人信息和隱私。檔案整理工作人員嚴格要求遵守保密制度，不得私自涂改、泄露、損毀檔案中任何材料。

　　十一、檔案數(shù)字化加工過程中規(guī)定遇委托方帶密級的文件可不掃描，委托方有特殊要求者除外。

　　十二、數(shù)字化檔案外包公司帶入工作場地的所有計算機硬盤均由委托方提供。工作結(jié)束后，所有計算機硬盤拆下來交委托方保管、使用，所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入單位（委托方）計算機網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器后，還應(yīng)有備份。

　　十三、如檔案外包公司的從業(yè)人員發(fā)生檔案泄密等事故，按情節(jié)輕重，給予當(dāng)事人行政處罰或追究其法律責(zé)任。

　　1.檔案的歸檔原則一般是文書處理部門立卷歸檔。意思就是這些文件資料的產(chǎn)生部門自己立卷整理，然后統(tǒng)一交到檔案部門集中統(tǒng)一管理。這樣的好處是專業(yè)的部門整理自己的文件資料比較系統(tǒng)、條理，也比較熟悉文件產(chǎn)生的來龍去脈。將各部門所有的文件零散收集來讓你檔案員一個人整理是不現(xiàn)實的，因為你不可能對每個崗位都了如指掌。

　　2.檔案分類一般可根據(jù)文件資料類型，如文書、科技、實物等類別來分，也可根據(jù)產(chǎn)生機構(gòu)來分。你們公司的文件資料可以在文書——科技——實物等大類別下再按部門分類，每個部門產(chǎn)生的文件是一個整體，交到你這里來。

　　3.不知你們單位大不大，要是不大的單位，沒必要每個生產(chǎn)部門單獨編號了，可以統(tǒng)一編檔號。檔案可以按照年度——保管期限——序號來編。如2009——永久——1，就是2009年的永久第1卷或件，序號可以整個公司編一個大流水，也可每個部門重新編號。

　　4.這些是整理的大概步驟。還要著目，就是編目錄。你可以下載一些檔案的案卷目錄表、全引目錄表、歸檔文件目錄等按照格式統(tǒng)一填寫。這個很多資料上都有，你也可以自制。目錄與每卷或件檔案的標(biāo)題、日期、責(zé)任者等要一一對應(yīng)，不然不好檢索。

　　建立一套規(guī)范的檔案管理制度也是非常重要的。