建設(shè)項目檔案管理規(guī)范：指將同一個建設(shè)項目所形成的所有的檔案資料收集齊全，制定分類方案，并按建設(shè)項目的類別進(jìn)行整理，做到排列有序，科學(xué)保管和方便利用，建設(shè)項目檔案資料必須要保持文件資料的完整和歷史聯(lián)系，以便查閱和利用。

　　《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28—2018）（以下簡稱《規(guī)范》）于2018年4月8日由國家檔案局發(fā)布，并于2018年10月1日起實(shí)施?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（以下簡稱《整理規(guī)范》）同時廢止。

　　建設(shè)項目檔案管理規(guī)范

　　01修訂背景

　　2002年11月發(fā)布的《整理規(guī)范》提出了建設(shè)項目文件歸檔和檔案整理要求，對提升建設(shè)項目檔案管理水平、規(guī)范建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理發(fā)揮了積極作用。近幾年，我國建設(shè)項目管理水平不斷提高，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不斷完善，《整理規(guī)范》已經(jīng)不能滿足當(dāng)前建設(shè)項目檔案管理的需要。在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，國家檔案局經(jīng)科司研究確定了標(biāo)準(zhǔn)修訂方向和修訂原則，成立了標(biāo)準(zhǔn)起草工作組，形成了征求意見稿和修改稿，并多次召開座談會，認(rèn)真聽取各方意見，經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過后，《規(guī)范》正式發(fā)布。

　　02修訂意義

　　《規(guī)范》是我國不同行業(yè)、類型、規(guī)模建設(shè)項目的參建方做好項目檔案工作的依據(jù)，也是檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)?！兑?guī)范》分別從建設(shè)項目檔案管理總則、組織及職責(zé)任務(wù)、制度規(guī)范建設(shè)、項目文件及檔案管理、項目電子文件歸檔與電子檔案管理等方面提出新要求,填補(bǔ)了建設(shè)項目檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的空白。

　　《規(guī)范》為引導(dǎo)項目建設(shè)單位和參建單位的項目文件管理和項目檔案管理行為，提供了一種科學(xué)的管理思路和合法合規(guī)且具體清晰的管理方法?！兑?guī)范》對于提高建設(shè)項目全員檔案意識、強(qiáng)化建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理、提升項目檔案工作整體水平有著重要意義。

　　03修訂原則

　　1通用性

　　《規(guī)范》的主體要素由“國家重大建設(shè)項目”擴(kuò)展為“建設(shè)項目”，適用范圍更加廣泛，能夠滿足更多建設(shè)項目檔案管理需求、滿足檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)的需求、滿足建設(shè)項目外部監(jiān)管的需求。隨著社會檔案意識的逐步提高，建設(shè)項目檔案工作重要性日益突顯，建設(shè)項目檔案管理需要統(tǒng)一明確的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

　　2操作性

　　《規(guī)范》遵循項目建設(shè)基本程序和規(guī)律，管理要求更明確、更具有操作性?！墩硪?guī)范》沒有對“國家重大建設(shè)項目”進(jìn)行定義，因此，無法判斷有些建設(shè)項目是否屬于“國家重大建設(shè)項目”，這給檔案工作帶來一定困擾?！兑?guī)范》把主體要素調(diào)整為“建設(shè)項目”后，管理要求更加明確、定位更加清晰、操作性更強(qiáng)。

　　3延伸性

　　《規(guī)范》的主要內(nèi)容由“建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理”擴(kuò)展為“建設(shè)項目檔案管理”。《規(guī)范》的內(nèi)容與標(biāo)題高度契合，強(qiáng)化了項目檔案管理的原則、職責(zé)、要求以及程序，增加項目文件和檔案管理內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)建設(shè)項目檔案管理的重要性，從項目文件歸檔要求延伸到文件形成要求，體現(xiàn)了項目文件全程管理原則。

　　4創(chuàng)新性

　　《規(guī)范》總結(jié)了以往建設(shè)項目檔案工作的有效措施，提高建設(shè)項目檔案工作站位，著眼于建設(shè)項目管理全局，分析建設(shè)項目檔案工作思路和措施，創(chuàng)新提出項目檔案融入項目建設(shè)的管理理念，使檔案工作單方面納入項目管理轉(zhuǎn)化為項目管理與檔案管理的全面融合。

　　5兼容性

　　《規(guī)范》考慮不同行業(yè)、類型、規(guī)模的建設(shè)項目的檔案工作實(shí)際情況，兼顧不同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，綜合建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、總承包等單位的責(zé)任和需求，刪除檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件中已有的內(nèi)容。

　　04修訂內(nèi)容

　　《規(guī)范》包括10個章節(jié)以及2個附錄。

　　1范圍

　　擴(kuò)大適用范圍，明確建設(shè)項目檔案管理要求和職責(zé)任務(wù)，確立建設(shè)項目文件形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則與方法。

　　2規(guī)范性引用文件

　　新增8個引用文件。在實(shí)際工作中，應(yīng)及時關(guān)注新出臺的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的修訂情況。

　　3術(shù)語和定義

　　選用17個術(shù)語和定義。刪除不常用和易混淆的單項工程、竣工文件2個術(shù)語和定義，增加了分部工程、建設(shè)單位、參建單位、項目電子文件、項目電子檔案、項目檔案管理卷6個術(shù)語及定義。保留的11個術(shù)語和定義，內(nèi)容也有相應(yīng)修改。其中，“項目檔案管理卷”是一個全新的術(shù)語，是科學(xué)管理建設(shè)項目檔案的重要工具。

　　4總則

　　確定建設(shè)單位對項目檔案工作負(fù)總責(zé)的主體地位，項目建設(shè)單位和參建單位均應(yīng)在項目檔案工作中做好人、財、物等方面的保障工作，提出項目檔案管理融入項目管理的工作理念，強(qiáng)化項目文件過程管理，提高項目文件的形成質(zhì)量，提出項目檔案工作的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全的總體目標(biāo)。

　　5項目檔案工作組織及職責(zé)任務(wù)

　　加強(qiáng)項目檔案工作組織管理，建立以建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)為核心、工程管理相關(guān)部門和參建單位共同參與的建設(shè)項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)作用，科學(xué)有序地推進(jìn)工作?！兑?guī)范》分別對建設(shè)單位、建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)、建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門和參建單位的職責(zé)任務(wù)提出具體要求。

　　《規(guī)范》提出，加強(qiáng)合同管理、制定工作方案、建立交底和考核機(jī)制、加強(qiáng)信息化建設(shè)等工作是做好建設(shè)項目檔案管理的重要措施。明確建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)審查項目文件歸檔的完整性和整理的規(guī)范性、系統(tǒng)性；建設(shè)單位工程管理部門負(fù)責(zé)審查勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、總承包等單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、有效性和規(guī)范性。

　　6制度規(guī)范建設(shè)

　　制度規(guī)范建設(shè)是建設(shè)項目檔案管理的重要內(nèi)容，是國家及行業(yè)相關(guān)法規(guī)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體化，是建設(shè)項目文件和檔案管理活動的準(zhǔn)則和依據(jù)。制定制度規(guī)范應(yīng)把握4點(diǎn)：一是前瞻性和全面性。《規(guī)范》提出，在項目開工前建設(shè)單位應(yīng)建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。二是約束性和指導(dǎo)性?！兑?guī)范》分別從項目文件管理和檔案管理兩個方面列舉了基本制度清單。三是適用性和持續(xù)性。《規(guī)范》強(qiáng)調(diào)建設(shè)單位在項目管理制度規(guī)范中應(yīng)提出檔案管理要求，建設(shè)單位和參建單位應(yīng)適時對管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行修訂完善。

　　7項目文件管理

　　刪除了項目文件整理中案卷編目、裝訂、案卷格式及支撐材料等已有的明確規(guī)定的條文；增加了音像文件的攝錄范圍和技術(shù)要求；強(qiáng)調(diào)歸檔的項目文件應(yīng)為原件，文件內(nèi)容應(yīng)符合國家、行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)和技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)的要求；明確建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《規(guī)范》的附錄歸檔范圍和保管期限表，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、管理模式、行業(yè)特點(diǎn)等制定符合項目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表；依據(jù)“誰形成誰整理”的原則，明確文件形成單位或部門歸檔和整理責(zé)任；指出項目文件的分類、文件組卷、案卷排列等整理工作應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有關(guān)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用；明確各類文件歸檔時間，強(qiáng)調(diào)項目文件及時歸檔。

　　(1)竣工圖編制

　　增加了施工單位重繪竣工圖的要求，提高竣工圖繪制質(zhì)量，重新繪制的竣工圖圖面變更面積由35%調(diào)整為20%；針對不同的竣工圖編制責(zé)任主體和編制方法提供竣工圖章和竣工圖審核章2種竣工圖用章；明確了專業(yè)監(jiān)理工程師的審查責(zé)任；提出竣工圖編制依據(jù)匯總、竣工圖編制說明要求；刪除了“竣工圖的編制費(fèi)用”等不屬于檔案工作職責(zé)范圍的條款。

　　(2)竣工圖章的使用

　　凡按施工圖施工沒有變更的，由竣工圖編制單位在施工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖章。凡一般性圖紙變更且能在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可直接在原圖上修改并加蓋竣工圖章。在修改處應(yīng)注明修改依據(jù)文件的名稱、編號和條款號，無法用圖形、數(shù)據(jù)表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左側(cè)用文字說明。

　　(3)竣工圖審核章的使用

　　施工單位重新繪制的竣工圖，新圖標(biāo)題欄應(yīng)包含施工單位名稱、圖紙名稱、編制人、審核人、圖號、比例尺、編制日期等標(biāo)識項，并逐張加蓋竣工圖審核章。行業(yè)規(guī)定設(shè)計單位編制或建設(shè)單位、施工單位委托設(shè)計單位編制竣工圖，應(yīng)在竣工圖編制說明、圖紙目錄和竣工圖上逐張加蓋竣工圖審核章。

　　8項目檔案管理

　　增加了項目檔案的鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等內(nèi)容，補(bǔ)充完善了項目檔案管理環(huán)節(jié)。

　　9項目電子文件歸檔與項目電子檔案管理

　　針對建設(shè)項目信息化管理過程中大量原生電子文件的形成和收集、整理、檢測、歸檔等環(huán)節(jié)提出技術(shù)要求；指出項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能；應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，確定項目電子文件歸檔范圍；規(guī)定項目電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔工作，檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)項目電子文件歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作；明確建設(shè)單位應(yīng)建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理建設(shè)項目全部電子檔案；項目檔案數(shù)字化時應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定范圍，并應(yīng)與委托單位簽訂保密協(xié)議。

　　10項目檔案移交

　　明確了移交時間、移交手續(xù)、電子檔案移交標(biāo)準(zhǔn)、停緩建移交的要求。

　　11附錄A：竣工圖章、竣工圖審核章式樣

　　調(diào)整竣工圖章的格式和內(nèi)容，明確專業(yè)監(jiān)理工程師的審核責(zé)任；新增竣工圖審核章的格式和內(nèi)容。

　　12附錄B：建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限

　　增加信息系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)備采購監(jiān)造等類別；細(xì)化移民工作文件材料內(nèi)容；重新形成立項文件、招標(biāo)投合同協(xié)議文件、勘察設(shè)計文件、征地拆遷移民文件、項目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開發(fā)文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項目文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試生產(chǎn)文件、竣工驗(yàn)收文件12個類別；調(diào)整保管期限由永久、長期、短期改為永久、30年、10年。