西安檔案數字化利用服務工程是以搞活數字化檔案利用的目的，以局域網、政務網、互聯網為平臺，通過建立數據安全管理制度、網絡安全運行制度和具有法律責任的網管、數據管理員、數字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數字化檔案的準確。通過防火墻、CA認證、數字水印、電子簽章、權限控制等計算機新技術，從技術上保證數據的安全，利用網絡實現檔案的法律效力，實現遠程為利用者提供快捷、準確數字化檔案的目標。

　　西安檔案數字化

　　1．在局域網上應用

　　在局域網內，檔案在建和成果數據庫所有接待人員都有檢索權限，對只進行目錄數字化的檔案實行現用現掃描全文的方法使之達到已全文數字化的檔案一樣效果，利用網絡技術實現數字化檔案利用替代檔案原件利用、計算機打印件替代復印機復印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標。從而起到了運用數字檔案高效利用、保護原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數字化檔案的法律效力得到認可，為檔案館參與電子政務開辟了新途徑。

　　2．在互聯網上應用

　　利用檔案網站，通過CA證書等安全手段，不但實現了領導遠程數據上傳的審批，主要是開展開放檔案遠程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數字化檔案法律效力的體現,減少異地現場查詢的不便，使檔案館參與電子政務成為現實。

　　加強檔案數字化工作的行政管理

　　檔案數字化涉及檔案館內部許多部門,加強組織管理工作顯得十分重要,“三分技術七分管理”同樣適合檔案數字化與利用服務工程。各個檔案館涉及檔案數字化加工和利用的內部組織機構設置不盡相同，但應按照效率優(yōu)先的原則，在計算機環(huán)境下，把數據錄入、鑒定、數字化加工、整理、數字化檔案利用形成一個流水線，打破內部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個檔案館在組織實施方面有所不同是必然的。

　　1．加強計劃管理

　　檔案數字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,針對實際的調研和論證，運用科學方法預測，制定科學配置各種資源進行檔案數字化的總體規(guī)劃和年度專項計劃，通過計劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內部條件、決策目標三者在動態(tài)上的平衡，實現管理決策所制定的各項目標。

　　2．強化組織實施

　　實施是一個復雜的活動過程，檔案數字化建設又是一項全新的工作，技術含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾，實施特別強調解決問題的及時性。通過創(chuàng)新行政管理與技術管理相互作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協(xié)調、激勵工作，保證檔案數字化的計劃目標的順利實現。

　　3．增強管理的技術含量

　　檔案數字化的建設過程貴在控制，重在管理。利用計算機進行檔案數字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯網上公開不真實、不準確的檔案，將在世界范圍內產生不良影響。特別是在網絡環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責,各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術、質量管理的網絡化。實踐證明，建立數字化進度數據庫、數字化質量反饋庫、檔案利用登記數據庫，給局館領導和相關人員分配使用權限，通過技術手段將全面質量管理思想引入檔案數字化建設，實現全程管理、適時控制，達到強化數字化檔案質量保證體系的目的。

　　檔案數字化與利用服務工程是一項長期的任務，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實踐.將為客戶提供檔案數據庫的管理，優(yōu)選建立全文數據庫，適時建立專題數據庫，建立文件級目錄數據庫等諸多問題，從而達到管理檔案的目的。