數字化檔案建設的必要性，隨著數字化信息技術的飛速發(fā)展，數字化檔案管理逐步成為今后檔案管理的主要模式之一。本文將探討如何做好數字化檔案管理工作：

　　一、什么是數字化檔案？

　　數字化檔案，是指將紙質檔案通過掃描儀或者數碼相機等數碼設備進行數字化加工，將其轉化為存儲在數字載體上并能被計算機處理的圖像或文本，以實現檢索準確快捷方便、存儲空間小、維護方便安全等功效。

　　二、實施數字化檔案管理的必要性

　　1.是順應信息化社會發(fā)展的需要

　　隨著信息化社會的飛速發(fā)展，現代電子計算機技術及通訊技術應用與發(fā)展越來越普及，由計算機網絡構筑而成的數字化環(huán)境對我們影響越來越大。社會公眾對檔案信息的需求量不斷增加，如學生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對信息共享的迫切性也越來越明顯。數字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點進入檔案管理系統，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。在這種形勢下，數字化檔案管理應運而生，逐步成為加快國家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。

　　2.能夠進一步提高辦公效率

　　傳統的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務更加方便高效快捷，檔案能夠及時歸檔，迅速得到整理，更快提供運用，還能夠準確反應檔案當前的情況。通過數字化檔案進行查找不僅能準確反映情況，而且可保證查詢檔案的準確方便快捷，而且用戶不用受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質的服務。簡而言之，數字化檔案管理就是將原來紙質材料保存的檔案資料變成了提供信息的數字化控制中心。

　　3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標準化

　　檔案是社會信息資源的重要組成部分，已逐步成為國家進行經濟建設、發(fā)展科學文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數字化的內涵涉及到了檔案工作的各個方面。在積極開發(fā)檔案信息資源時，檔案工作者應以檔案業(yè)務方面規(guī)范化為重點為之提供有價值的檔案信息，真正實現檔案作為信息資源為經濟建設和社會發(fā)展提供更好的服務目標。對檔案進行數字化管理，便于制定統一且易操作的檔案標準，從而抓好檔案的標準化、規(guī)范化建設。