什么是人事檔案規(guī)范化管理？

　　人事檔案規(guī)范化管理是指根據(jù)組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)的現(xiàn)實(shí)要求，科學(xué)地、系統(tǒng)地、動(dòng)態(tài)地管理人事檔案，使人事檔案發(fā)揮更大效能，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

　　科學(xué)地管理人事檔案，就是按照人事檔案形成的客觀規(guī)律，在檔案學(xué)理論和組織人事理論的指導(dǎo)下，通過(guò)建立人事檔案管理的法規(guī)體系，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的組織和加工，保證人事檔案的真實(shí)、完整、安全和實(shí)用，做到收集完整、鑒定準(zhǔn)確、整理有序、保管安全、利用方便。

　　什么是人事檔案

　　系統(tǒng)地管理人事檔案，就是按照人事檔案的類(lèi)別、形式、性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)和整合，保持人事檔案內(nèi)容和形式之間的內(nèi)在聯(lián)系，做到層次分明，項(xiàng)目清楚，結(jié)構(gòu)合理，體系完整。動(dòng)態(tài)地管理人事檔案，就是采用電子計(jì)算機(jī)等高新技術(shù)和手段，形成人事檔案的網(wǎng)絡(luò)體系，積極開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的共享。

　　由此可見(jiàn)，科學(xué)性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性是人事檔案規(guī)范化管理的顯著特征。

　　人事檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)

　　人事檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)理論性和實(shí)踐性都很強(qiáng)的活動(dòng)，內(nèi)容很豐富，任務(wù)很繁重，就其整體而言，其總的目標(biāo)主要有以下五項(xiàng)：

　　1收集完整

　　人事檔案材料的來(lái)源具有多維性、廣泛性和分散性的特點(diǎn)，只有完整、全面地收集人事檔案材料，才能使人事檔案濃縮一個(gè)人的全貌，做到“檔即其人”，才能為各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)了解人、選拔人和使用人提供重要依據(jù)。因此，完整地收集人事檔案材料，必須做到：明確收集歸檔的范圍；制定收集工作制度；采用先進(jìn)科學(xué)的收集方法，如整理前收集和整理后收集、內(nèi)部收集和外部收集、縱向和橫向收集、經(jīng)常和突擊收集等。

　　2鑒別準(zhǔn)確

　　鑒別是保證人事檔案真實(shí)、完整、精練、實(shí)用四者有機(jī)統(tǒng)一的重要手段，只有內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確和完整的人事檔案，才能正確反映人員的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，才能為組織人事勞動(dòng)等部門(mén)提供正確可靠的依據(jù)，保證黨的組織人事路線方針政策的貫徹執(zhí)行。為此，鑒別工作必須始終堅(jiān)持去偽存真、取之有據(jù)、舍之有理，具體問(wèn)題具體分析的原則，采用“看”（歸檔材料是否準(zhǔn)確）、“辨”（辨別材料是否真實(shí)）、“查”（材料是否完整）、“篩”（保持材料精練）、“審”（手續(xù)是否完備）等方法，使歸檔的材料能客觀、準(zhǔn)確地反映人員的情況。

　　3整理有序

　　整理是對(duì)收集并經(jīng)過(guò)鑒別的人事檔案材料以個(gè)人為單位加工成卷的過(guò)程。其目的是使人事檔案材料系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化。其總要求是分類(lèi)準(zhǔn)確，編排（歸檔）有序，目錄清楚，裝訂整齊。重點(diǎn)是分類(lèi)和編排（歸類(lèi)），它是人事檔案整理工作的關(guān)鍵。分類(lèi)和編排（歸類(lèi)）必須堅(jiān)持性質(zhì)判斷、內(nèi)容判斷和同一標(biāo)準(zhǔn)判斷的原則。

　　4保管安全

　　人事檔案的保管工作，就是根據(jù)黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作、保密工作的法規(guī)和制度，按照人事檔案管理和利用的要求，對(duì)人事檔案所實(shí)施的安全、保密、保護(hù)和科學(xué)存放的活動(dòng)。安全、保密、有效保護(hù)是人事檔案保管工作的核心和宗旨。因此，人事檔案的保管工作必須做到：

　?、賵?jiān)持集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的原則；

　?、趯?shí)行科學(xué)保管、確保工作質(zhì)量；

　?、蹐?jiān)持“六防”、“十不準(zhǔn)”，加強(qiáng)安全保密工作；

　?、芨纳票９軛l件，做好基礎(chǔ)工作。

　　在信息化條件下，不僅要注重人事檔案實(shí)體安全，還要注意保障人事檔案信息內(nèi)容的安全。

　　5利用方便

　　開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源并有效提供利用，是人事檔案管理活動(dòng)的根本目的。只有提供利用，為組織、人事、勞動(dòng)等部門(mén)服務(wù)，才能發(fā)揮人事檔案的作用，產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，也可使人事檔案工作質(zhì)量得到檢驗(yàn)和提高。人事檔案提供利用是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性強(qiáng)很的工作，必須堅(jiān)持保密原則、需要原則、有效原則和客觀原則。因此，除了提供人事檔案原件外，還需要利用人事檔案管理系統(tǒng)建立個(gè)人檔案信息，編制專(zhuān)題信息資源，開(kāi)展多種形式的主動(dòng)服務(wù)、聯(lián)機(jī)檢索、信息推送服務(wù)等。