數(shù)字檔案公司管理系統(tǒng)是為公司員工查詢各類檔案（人事檔案除外）和利用電子檔案提供便捷服務(wù)的平臺。通過開放檔案系統(tǒng)利用界面，各部門員工在自己辦公室即可查詢和利用電子檔案。

　　數(shù)字檔案公司

　　數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源應(yīng)包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本和數(shù)字資料等，若條件成熟，公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁等門類的電子檔案也應(yīng)作為數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。

　　1基本要求

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)的基本要求是齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　1.1齊全完整性要求

　　歸檔保存的數(shù)字檔案資源門類應(yīng)齊全、完整，各門類電子檔案或數(shù)字副本應(yīng)齊全、完整，能夠系統(tǒng)反映本單位履行主要職責(zé)的過程；關(guān)于同一事由的往來文件以及文件的組件應(yīng)齊全、完整，文件之間的有機聯(lián)系得以保存；各門類電子檔案內(nèi)容信息處于原始狀態(tài)，基本元數(shù)據(jù)齊全、完整。

　　1.2標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性要求

　　數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質(zhì)等應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）等國家標(biāo)準(zhǔn)或地方規(guī)范的要求；應(yīng)參照國家或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范設(shè)置、捕獲電子檔案元數(shù)據(jù)，推薦采用包括文件實體、機構(gòu)人員實體、業(yè)務(wù)實體在內(nèi)的多實體元數(shù)據(jù)方案，元數(shù)據(jù)的賦值應(yīng)以自動捕獲為主、手工著錄為輔。

　　2數(shù)字檔案資源命名規(guī)則

　　應(yīng)采用檔號或唯一標(biāo)識符為數(shù)字檔案資源命名。采用檔號為數(shù)字檔案資源命名的，若以卷為單位整理，按《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制檔號，推薦增設(shè)檔案門類代碼作為類別號的子項；若以件為單位整理，檔號可采用“全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號·子件號”結(jié)構(gòu)。具體編制方法如下。

　　1）全宗號：用四位代碼標(biāo)識，按照《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13-1994）編制。

　　2）檔案門類代碼·年度：文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)的門類代碼分別為“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和國家基本專業(yè)檔案目錄執(zhí)行。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。當(dāng)形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　3）保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年的，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。采用其他保管期限的，也應(yīng)使用其相應(yīng)縮寫代碼。

　　4）機構(gòu)（問題）代碼：機構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標(biāo)識，如辦公室可用“BGS”標(biāo)識。未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。

　　5）件號·子件號：件號是單件歸檔文件在一個保管期限下排列的順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。子件號是指件內(nèi)單份文件排列的順序號，用3位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足3位的，前面用“0”補足，如“001”。不需要編制子件號的，子件號可以省略。如有需要，可以在件號·子件號之后編制下位代碼，比如頁（張）號等。

　　3文書類電子檔案質(zhì)量要求

　　文書類電子文件（檔案）的收集、整理、鑒定等，應(yīng)符合國家檔案局令第8號、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）等要求，此外，在辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成并歸檔保存的電子公文，其質(zhì)量還需滿足以下要求。

　　3.1完整性要求

　　關(guān)于同一事由的往來電子公文齊全、完整，電子公文的組件——正本、定稿、公文處理單、集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；紅頭、電子印章齊全、完整；文件標(biāo)題、文號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名和成文日期6個要素齊全、完整。

　　3.2版面格式要求

　　電子公文正本的公文格式應(yīng)符合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第三章要求，正本的頁面尺寸及版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則、公文的特定格式、式樣應(yīng)分別符合《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

　　3.3文件格式要求

　　電子公文的正本、定稿、公文處理單應(yīng)以O(shè)FD、PDF、PDF/A等版式文檔格式歸檔保存，版式文檔格式應(yīng)符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009），并支持向同級國家綜合檔案館采用的長期保存格式轉(zhuǎn)換；集中記錄修改過程的彩色留痕稿以及確有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同級國家綜合檔案館認(rèn)可的格式歸檔保存。

　　3.4元數(shù)據(jù)捕獲要求

　　應(yīng)參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）設(shè)置、捕獲電子公文元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、來源、立檔單位名稱、電子文件號、檔號、年度、保管期限、內(nèi)容描述、題名、日期、密級、形式特征、存儲位置、脫機載體編號、權(quán)限管理、機構(gòu)人員名稱、業(yè)務(wù)狀態(tài)、業(yè)務(wù)行為、行為時間、實體標(biāo)識符20項。

　　3.5封裝要求

　　若條件成熟，根據(jù)同級國家綜合檔案館要求，可以對文書類電子檔案與其元數(shù)據(jù)進行封裝。封裝可參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009）執(zhí)行。

　　4聲像類電子檔案質(zhì)量要求

　　4.1基本要求

　　聲像類電子文件的歸檔范圍應(yīng)參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）第4章或同級檔案行政管理部門的具體要求執(zhí)行。收集、歸檔的聲像類電子文件應(yīng)經(jīng)過挑選和系統(tǒng)整理，應(yīng)能系統(tǒng)、客觀地記錄本單位的重要職能活動，以及歷次活動的主要內(nèi)容、主要人物、主要場景等。按照客觀事實編輯形成的錄音、錄像類電子文件可收集、歸檔。

　　4.2品質(zhì)要求

　　聲像類電子檔案應(yīng)主題鮮明、影像和語音清晰、人物形象端正。照片類電子檔案應(yīng)以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）信息保存完整，像素數(shù)不低于300萬；重要或珍貴的錄音類電子檔案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；錄像類電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

　　4.3照片類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（制定中）設(shè)置、捕獲照片類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、攝影者、攝影時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、圖像寬度、圖像高度、色彩空間、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。

　　4.4錄音類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄音類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、錄音者、錄音時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。

　　4.5錄像類電子檔案基本元數(shù)據(jù)集

　　應(yīng)參照相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、捕獲錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、攝像者、編輯者、攝像時間、人物、地點、業(yè)務(wù)活動描述、保管期限、密級、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小、時間長度、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、色彩空間、幀大小、幀速率、視頻比特率、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、音頻比特率、音頻采樣率、音頻采樣精度、聲道數(shù)、捕獲設(shè)備、固化信息，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。

　　4.6著錄要求

　　為確保聲像類電子檔案的真實、完整和可用，電子文件形成部門、檔案部門應(yīng)按照國家、行業(yè)或地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，圍繞聲像類電子檔案記錄的中心內(nèi)容，對題名、人物、地點、主題、業(yè)務(wù)活動描述等元數(shù)據(jù)進行全面著錄。

　　5科技和專業(yè)類電子檔案質(zhì)量要求

　　5.1科技類電子文件歸檔的基本要求

　　科技類電子文件的收集、整理、鑒定、編目等應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行。圖形類電子文件應(yīng)以DWG等通用格式收集、歸檔，其他電子文件歸檔保存格式可參照文書、聲像類電子文件執(zhí)行。

　　5.2專業(yè)類電子文件歸檔基本要求

　　在履行本單位主要職能過程中產(chǎn)生的專業(yè)類電子文件都應(yīng)收集、歸檔，包括但不限于國家檔案局頒布的第一批、第二批國家專業(yè)檔案基本目錄所列內(nèi)容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。僅以數(shù)據(jù)庫形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農(nóng)業(yè)等各種普查數(shù)據(jù)，可以XML等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)文件歸檔，同時歸檔一套完整的數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執(zhí)行。

　　5.3元數(shù)據(jù)的設(shè)置與捕獲

　　應(yīng)參照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置、捕獲科技、專業(yè)類電子檔案元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：聚合層次、檔號、年度、題名、責(zé)任者、成文時間、文號、密級、稿本、保管期限、計算機文件名、格式信息、計算機文件大小，以及描述電子檔案管理過程的機構(gòu)人員、管理活動元數(shù)據(jù)。

　　6紙質(zhì)檔案數(shù)字副本質(zhì)量要求

　　本部分僅對批量制作的文書、科技、專業(yè)等類紙質(zhì)檔案數(shù)字副本提出要求，電子環(huán)境中業(yè)務(wù)流程上的紙質(zhì)文件數(shù)字化可參照執(zhí)行。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各項技術(shù)要求按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31）以及同級國家綜合檔案館的相關(guān)要求執(zhí)行。為保證數(shù)字副本的真實性、完整性和可用性，參照《縮微攝影技術(shù)縮微品的法律認(rèn)可性》（GB/Z 20650-2006）、《信息與文獻——檔案數(shù)字化實施指南》(ISO/TR 13028:2010(E))等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)規(guī)定，紙質(zhì)檔案數(shù)字化還應(yīng)符合以下要求。

　　6.1數(shù)字化對象確認(rèn)要求

　　應(yīng)按完整性、規(guī)范性要求確定需數(shù)字化的紙質(zhì)檔案。原則上，年度內(nèi)、每個案卷內(nèi)或保管期限內(nèi)、關(guān)于同一事由的往來文件、每份文件的組件應(yīng)完整數(shù)字化。涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范要求。推薦實行數(shù)字化對象審批制，擬數(shù)字化的檔案原件應(yīng)經(jīng)過本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的審查簽批。

　　6.2元數(shù)據(jù)捕獲要求

　　在數(shù)字化過程中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)以件為單位自動捕獲數(shù)字化元數(shù)據(jù)，至少應(yīng)包括：數(shù)字化授權(quán)信息、數(shù)字化日期與時間、水平分辨率、垂直分辨率、色彩空間、格式信息、計算機文件大小、數(shù)字化軟硬設(shè)備等。應(yīng)將數(shù)字化元數(shù)據(jù)與目錄數(shù)據(jù)組合形成紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的元數(shù)據(jù)庫，并導(dǎo)入數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)提供檢索服務(wù)。

　　6.3數(shù)字化質(zhì)量控制要求

　　應(yīng)制定并在數(shù)字化過程中實行各種相應(yīng)、有效的質(zhì)量控制措施，對紙質(zhì)檔案的安全、數(shù)字副本的完整性和規(guī)范性、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性等實施全程監(jiān)控。

　　6.4數(shù)字化工作文檔管理要求

　　在數(shù)字化項目實施過程中形成的重要數(shù)字化工作文檔應(yīng)歸檔保存，應(yīng)與紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的保存期限相同。應(yīng)歸檔的數(shù)字化工作文檔包括數(shù)字化對象審批書、招投標(biāo)文件、數(shù)字化成果驗收報告、數(shù)字化流程單等。

　　7數(shù)字檔案資源的備份

　　應(yīng)著眼本單位電子政務(wù)整體備份需求制定數(shù)字檔案資源備份策略，需明確備份對象、近線和離線備份策略及管理規(guī)范，配備必要的恒溫恒濕防磁柜等設(shè)施設(shè)備。

　　7.1備份對象

　　數(shù)字檔案資源備份對象應(yīng)包括：各門類電子檔案、各門類傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本、元數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、各類數(shù)字資料、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配置文件與日志文件等。

　　7.2近線備份

　　應(yīng)結(jié)合虛擬帶庫、帶庫等備份系統(tǒng)作用機制和便于管理等情況，明確數(shù)字檔案資源備份策略，包括：容錯級別、增量備份或全量備份、備份周期、核驗和檢測機制、磁帶更新等。

　　7.3離線備份

　　應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案資源形成與大小特征等，確定各門類數(shù)字檔案資源的離線備份介質(zhì)與管理規(guī)范。應(yīng)確定離線備份介質(zhì)編號規(guī)則，推薦編號由數(shù)字檔案資源門類代碼、離線備份介質(zhì)類別代碼、備份年度、介質(zhì)流水號等若干項構(gòu)成。

　　應(yīng)按照規(guī)范的存儲結(jié)構(gòu)備份數(shù)字檔案資源，推薦離線備份介質(zhì)根目錄下建立數(shù)據(jù)文件夾、目錄文件夾、授權(quán)文件夾、其他文件夾及說明文件，數(shù)據(jù)文件夾存儲各門類電子檔案或傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本，目錄文件夾存儲元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)及數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)配置文件和日志文件等，授權(quán)文件夾存儲數(shù)字化、備份、介質(zhì)轉(zhuǎn)換等的審批文件，說明文件用于描述離線備份介質(zhì)制作有關(guān)的各方面情況。應(yīng)定期檢測、更新離線備份介質(zhì)，并記錄檢測情況、介質(zhì)轉(zhuǎn)換情況等。

　　7.4除上述備份要求外，重要檔案還應(yīng)通過紙質(zhì)或縮微膠片等方式進行異質(zhì)備份。重要檔案的范圍按照國家或地方的相關(guān)規(guī)范執(zhí)行。