干部人事檔案管理辦法檔案管理方法主要是通過(guò)一定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于干部檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，從而方便利用。

　　黨政機(jī)關(guān)干部調(diào)配處檔案室都制定了干部檔案管理工作示意圖。一般地，干部檔案管理主要遵循如下流程和標(biāo)準(zhǔn)。

　　人事檔案管理辦法與要求

　　01、干部檔案的收集

　　為了規(guī)范干部檔案材料收集歸檔工作，中共中央組織部印發(fā)了《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》，指出干部檔案材料收集歸檔工作遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，重點(diǎn)收集反映干部自然情況和德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)完善干部檔案的內(nèi)容?？傮w看來(lái)，干部檔案的收集工作主要包括兩部分內(nèi)容，即干部檔案的接收和干部檔案的補(bǔ)充。

　　干部檔案的收集范圍需要對(duì)照關(guān)于《干部檔案分類(lèi)》中提出的十大分類(lèi)的具體內(nèi)容，進(jìn)行針對(duì)性的收集，例如，每年的年度考核，技術(shù)人員任職工作考核表；干部個(gè)人審計(jì)報(bào)告離任材料；在職干部參加各類(lèi)成人大、中專(zhuān)等到院校學(xué)習(xí)培訓(xùn)材料；入團(tuán)、入黨志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、考察表、黨員登記表；先進(jìn)工作者、立功受勛、優(yōu)秀黨務(wù)工作者審批（號(hào)報(bào)）表；凡晉升，調(diào)動(dòng)工資變動(dòng)審批表；干部提任，干部任免呈報(bào)表，考察材料及評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（資格）材料；出國(guó)、出境審批表；更改學(xué)歷的要有干部學(xué)歷更改申報(bào)表，入學(xué)報(bào)考表，學(xué)習(xí)成績(jī)表、學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)鑒定表等相關(guān)學(xué)籍材料等。

　　干部檔案的收集主要通過(guò)如下兩條途徑實(shí)現(xiàn)：

　　一是接收。干部檔案的接收是指干部檔案管理部門(mén)按照干部檔案材料收集歸檔范圍和要求，在干部檔案制作之日起的一個(gè)月內(nèi)將干部檔案從干部檔案形成部門(mén)轉(zhuǎn)入本部門(mén)歸檔的過(guò)程。為了按時(shí)接受干部檔案，干部檔案管理部門(mén)應(yīng)該建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握干部檔案材料的制作和形成信息，主動(dòng)向干部檔案形成部門(mén)、干部本人和其他部門(mén)收集干部檔案。為了及時(shí)掌握干部檔案材料的信息，檔案管理部門(mén)一個(gè)月至少與人事、辦公室等部門(mén)聯(lián)系一次，不適時(shí)機(jī)地向有關(guān)部門(mén)收集形成的干部、人事檔案材料。需要強(qiáng)調(diào)的是，每年形成的檔案材料以單位進(jìn)行收集，各單位干部檔案材料收集、保管工作要由分管人事或檔案工作的專(zhuān)人負(fù)責(zé)，定期送交組織部、人事局檔案室。

　　各單位在收集人事檔案時(shí)，往往會(huì)零星收集。這時(shí)，需要填寫(xiě)干部檔案收集登記表，一式兩份。一份反饋給人事檔案提供人，一份隨著人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案的移交人和接收人需要簽字，并加蓋公章。干部檔案收集登記表見(jiàn)下表。

　　干部檔案收集登記表

　　《干部檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單》或《干部檔案零散材料移交表》，辦理交接手續(xù)。干部檔案主管部門(mén)應(yīng)與材料形成部門(mén)建立聯(lián)系制度，主動(dòng)收集。

　　二是補(bǔ)充。干部檔案的補(bǔ)充是指干部檔案管理部門(mén)根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和組織工作的需要，不斷充實(shí)、完善干部檔案內(nèi)容的過(guò)程。各單位（省直、市地）可根據(jù)工作需要，有計(jì)劃布置填寫(xiě)干部履歷表或補(bǔ)充表（但事先應(yīng)經(jīng)省委組織部同意），寫(xiě)自傳，做鑒定等，充實(shí)干部檔案內(nèi)容。需要注意到，干部檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)性事物，干部的職位變遷、機(jī)構(gòu)的組織變革、國(guó)家政策的調(diào)整、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展等有可能產(chǎn)生新的干部檔案材料，這些材料都需要補(bǔ)充收入干部檔案中。此外，干部檔案中的有些材料是成套的，鑒定時(shí)若發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)搜集補(bǔ)充。

　　為了及時(shí)收集干部檔案材料，各職能部門(mén)形成的檔案材料應(yīng)送交檔案室歸檔的范圍、時(shí)間、要求，各職能部門(mén)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，形成干部、人事檔案材料的部門(mén)有責(zé)任按歸檔要求及時(shí)歸檔。而干部檔案管理部門(mén)則需要主動(dòng)“補(bǔ)位”，及時(shí)將形成干部、人事檔案材料的部門(mén)形成的干部檔案文件收集歸檔。

　　總之，干部檔案收集工作受?chē)?guó)家有關(guān)法律、法規(guī)的保護(hù)和監(jiān)督，干部檔案形成部門(mén)和干部檔案管理部門(mén)必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和遵循有關(guān)組織人事等工作的政策、規(guī)定，認(rèn)真完成干部檔案的收集工作。

　　02、干部檔案的鑒定

　　干部檔案的鑒定是指檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的干部檔案材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定其是否歸入干部檔案的一系列工作。根據(jù)《干部檔案工作條例》、《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)文件，干部檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，從材料的形成背景出發(fā)，鑒別材料的內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定其是否應(yīng)該歸入干部檔案。具體工作包括：

　?、倥袆e材料是否屬于干部檔案范圍。若發(fā)現(xiàn)有不屬于干部檔案內(nèi)容的或重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來(lái)按規(guī)定處理：對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書(shū)檔案部門(mén)或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)保存；對(duì)不屬于干部檔案內(nèi)容卻比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的就退還給本人；對(duì)無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的，應(yīng)按照相關(guān)手續(xù)予以銷(xiāo)毀。此外有些材料雖然屬于干部檔案，但是并不是本人的檔案材料，而是同名異人、張冠李戴，也應(yīng)該剔除并找當(dāng)事人補(bǔ)充相應(yīng)檔案材料。

　　②加強(qiáng)對(duì)干部檔案的鑒定工作，尤其是鑒定檔案的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定是否歸入干部、人事檔案。鑒定過(guò)程中發(fā)現(xiàn)涉及干部政歷問(wèn)題或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸檔。鑒定時(shí)，發(fā)現(xiàn)材料不完整，要及時(shí)登記并收集補(bǔ)充。

　　③核查材料是否齊全、完整。很多干部檔案是成套的，有一系列材料組成，如政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上報(bào)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待、復(fù)查結(jié)論等；處分材料一般應(yīng)具備處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等，歸檔時(shí)干部檔案管理部門(mén)必須檢查這些材料是否齊全和完整，凡內(nèi)容不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則一律不能歸檔。另外，在時(shí)間上，干部檔案應(yīng)該是當(dāng)事人個(gè)人歷史和經(jīng)歷的連續(xù)記錄和反映，不能中斷或者空缺。

　?、軐彶椴牧鲜欠袷掷m(xù)完備。干部檔案中的很多材料都需要蓋章或簽字才能生效，如有些證明需要組織蓋章；審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面；任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文件號(hào)；出國(guó)、出境審批表，須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。收集這些材料時(shí)必須檢查其相關(guān)手續(xù)是否齊備，不符合要求的須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。

　　中共中央組織部辦公廳《關(guān)于進(jìn)一步開(kāi)展干部檔案審核工作的通知》首條指出，“檢查驗(yàn)收的內(nèi)容是：檔案內(nèi)容是否真實(shí)，有無(wú)涂改造假、裝錯(cuò)材料的問(wèn)題；檔案材料是否齊全，填寫(xiě)是否規(guī)范；檔案整理是否符合要求?！边@是對(duì)干部檔案整理的基本要求，從中可以看到，關(guān)于檔案真實(shí)性鑒定的重要程度。

　　03、干部檔案的整理

　　干部檔案整理是干部檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)的所有干部檔案分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷的過(guò)程。針對(duì)干部檔案的特點(diǎn)嘗試新的方法，成為近年來(lái)為大家所關(guān)心的問(wèn)題。例如，丁振宇在其主編的《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案分類(lèi)法操作指南》中特別介紹了“活頁(yè)裝訂法”、“信息登記法”、“盒式歸檔法”等干部檔案整理方法。

　　《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)定，整理干部檔案須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。以此為依據(jù)，可以將干部檔案整理工作分成以下幾個(gè)步驟：

　?、倬幹品诸?lèi)方案類(lèi)目。目前，干部檔案管理的類(lèi)別參照《干部檔案工作條例》執(zhí)行。

　?、谟行虻鼐幣挪牧?。參考《干部檔案整理細(xì)則》，第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第十類(lèi)材料按照材料的形成時(shí)間來(lái)排列，而第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料按材料內(nèi)容的主次關(guān)系來(lái)排列，第九類(lèi)材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。

　　干部檔案目錄

　?、矍逦鼐幹颇夸洝榱吮４娣诸?lèi)排序環(huán)節(jié)的成果和便于干部檔案的保管與利用，必須認(rèn)真編寫(xiě)干部檔案目錄，即按照類(lèi)別和順序逐份逐項(xiàng)地填寫(xiě)干部檔案目錄表，見(jiàn)上表。具體包括：填寫(xiě)“材料順序號(hào)”，即排序時(shí)給每份材料的流水號(hào)，必須按照一定的規(guī)律編排，并為未來(lái)的干部檔案補(bǔ)充工作留余地；填寫(xiě)“材料名稱(chēng)”，即材料的題目，如果原始材料沒(méi)有題目，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容擬定一個(gè)標(biāo)題，材料名稱(chēng)不能過(guò)長(zhǎng)，如果過(guò)長(zhǎng)需要在不改變?cè)獾那闆r下簡(jiǎn)化。填寫(xiě)“材料形成時(shí)間”，即材料落款時(shí)標(biāo)明的最后時(shí)間，復(fù)制的材料需要采用原材料的形成時(shí)間；填寫(xiě)“材料責(zé)任者”，即干部檔案的具體形成部門(mén)，可以根據(jù)材料的落款單位填寫(xiě)；填寫(xiě)“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件、復(fù)印件、草稿、處理單等）；填寫(xiě)“材料頁(yè)數(shù)”，即每份完整的材料實(shí)際包含的頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)的計(jì)算采用圖書(shū)編頁(yè)法，每面為一頁(yè)。

　?、苎b訂入庫(kù)。裝訂入庫(kù)是干部檔案整理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是保管工作的開(kāi)始。目前尚沒(méi)有關(guān)于干部檔案裝訂單位的法律規(guī)定，大多數(shù)單位采用傳統(tǒng)干部檔案管理工作中以卷為單位的裝訂方法，即每個(gè)干部的檔案材料為一卷。未來(lái)確保裝訂工作的順利完成，裝訂前需要先檢查目錄與材料是否相符，一是材料是否齊全完整，二是順序是否正確；裝訂時(shí)應(yīng)該首先將全卷材料排列整齊，然后按照標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂方法打孔和包裝卷皮；裝訂后的干部檔案案卷應(yīng)該目錄在卷首，卷面整潔、平坦。以卷為單位的裝訂方法在實(shí)際工作中有很多弊端，如需要補(bǔ)充相關(guān)材料時(shí)，必須拆卷重新編目、排列和裝訂，這不僅增加了干部檔案管理部門(mén)的工作量，還不利于其他檔案材料的保護(hù)。為此有學(xué)者提出了“活頁(yè)裝訂法”，即不再用線將屬于某個(gè)干部的所有人事檔案裝訂在一起，而是散排在檔案盒中，以便隨時(shí)增添新的材料。這是一個(gè)值得考慮的方法，但是需要完善相關(guān)制度和保管措施。

　　目前，每一本干部檔案都實(shí)行統(tǒng)一規(guī)格編號(hào)編目，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案用盒，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

　　整理干部檔案過(guò)程中，還需要建立一定的副本制度。例如，有些單位規(guī)定，5級(jí)以上干部建立檔案副本。

　　整理干部檔案過(guò)程中，需要注意檔案的完整性。一旦發(fā)現(xiàn)缺失，需要發(fā)送《檔案缺失資料補(bǔ)充通知單》，逐人編制《檔案缺失材料登記表》，并采取多種方法查找下落、查實(shí)依據(jù)，盡力補(bǔ)齊缺失的檔案。

　　04、干部檔案的保管

　　干部檔案整理完畢，即進(jìn)入保管階段。簡(jiǎn)單地講，干部檔案保管的目的是保證人事檔案的完整性和真實(shí)性，從而為干部考核工作提供佐證。

　　干部檔案保管的主要任務(wù)是兩個(gè)方面：一是實(shí)體檔案的安全，盡量維持在一個(gè)合理的環(huán)境中，延長(zhǎng)檔案的壽命；二是必須保護(hù)干部檔案的信息安全，這是因?yàn)楦刹繖n案涉及很多國(guó)家黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和干部的私人信息，一旦公開(kāi)或泄露有可能對(duì)干部本人的生活產(chǎn)生影響或造成重大傷害，情況嚴(yán)重的還可能影響集體利益乃至國(guó)家利益。為了完成上述兩個(gè)任務(wù)，就要求干部檔案保管必須具備如下兩個(gè)基本的保管條件：

　?。?）基本的保管措施

　　整理實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開(kāi)”。同時(shí)，庫(kù)房需要達(dá)到防高溫高濕、防塵、防光、防盜、防火災(zāi)等基本要求。這就要求，人事檔案庫(kù)建筑需要遵照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25）的基本要求。在此過(guò)程中，需要做到：

　　①干部檔案存放過(guò)程中的保護(hù)。與各種檔案一樣，干部檔案大多數(shù)時(shí)間是存放在庫(kù)房?jī)?nèi)的，因此存放過(guò)程中的保護(hù)與維護(hù)是干部檔案保管工作的主要內(nèi)容。存放過(guò)程中的保護(hù)包括保護(hù)干部檔案實(shí)體不受或少受損害和維護(hù)干部檔案的正確秩序兩個(gè)方面，具體包括以下內(nèi)容：做好防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜八項(xiàng)措施，將室內(nèi)溫度控制在14℃～24℃、相對(duì)濕度保持45％～60％，照明設(shè)備和各種電器的選用應(yīng)注意消除火災(zāi)隱患，放置防霉、防蟲(chóng)藥品并定期檢查，窗戶玻璃選用花紋或磨砂玻璃，定期通風(fēng)和清掃擦拭；以便于查找利用為目的，合理編排檔案庫(kù)房、檔案裝具以及裝具內(nèi)檔案的順序，并充分考慮方便管理和充分利用庫(kù)房空間等因素，如不宜緊貼墻壁，與窗戶垂直等，檔案在裝具中最好采用豎放方式，以方便取放，并定期檢查盡量避免存放秩序上的錯(cuò)亂現(xiàn)象；建立進(jìn)出庫(kù)制度，定期檢查是否有潛在的隱患存在，并定期清點(diǎn)檔案數(shù)目和借閱登記簿，看是否有檔案借出未還或者為履行相關(guān)手續(xù)，予以及時(shí)糾正和處理。

　?、诟刹繖n案使用過(guò)程中的保護(hù)。干部檔案不是永遠(yuǎn)靜止地存放在裝具中的，而是處于一種動(dòng)態(tài)的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，人事部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)等都可能因工作需要而調(diào)閱干部檔案，因此干部檔案使用過(guò)程中的保護(hù)也是干部檔案保管的主要內(nèi)容之一。由于干部檔案的查閱利用是一個(gè)動(dòng)態(tài)的復(fù)雜活動(dòng)，其維護(hù)工作就相應(yīng)比較麻煩，需要建立起一套檔案利用制度，如利用登記和交接制度，在干部檔案借出和歸還的時(shí)候登記和簽字，以確保責(zé)任到人；利用行為規(guī)范，對(duì)使用干部檔案的行為方式和注意事項(xiàng)等進(jìn)行限制和規(guī)定；現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督制度，安排專(zhuān)門(mén)的檔案工作人員對(duì)利用者進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出和糾正。

　?、鄹刹繖n案信息安全的保護(hù)。既要做好干部檔案的保密性，又要切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)干部檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全。

　?。?）嚴(yán)密的保管制度

　　干部檔案包含很多黨政機(jī)關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)、干部的背景、工作經(jīng)歷、政治審查、重大處罰決定等個(gè)人隱私，如果不加限制地公開(kāi)有可能對(duì)干部的個(gè)人生活、工作造成影響，問(wèn)題嚴(yán)重的還可能損害集體利益乃至國(guó)家利益，因此在日常的保管工作中必須特別注意保密工作?！陡刹繖n案工作條例》指出“根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)干部檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管。”為貫徹落實(shí)《干部檔案工作條例》中規(guī)定的這種精神，干部檔案管理部門(mén)應(yīng)制定一套詳細(xì)的保密方案和措施，合理處理干部檔案利用與保密之間的矛盾。可以采取的措施有：合理劃分干部檔案的密級(jí)及其使用條件；建立規(guī)范的干部檔案借出與復(fù)制制度；制作《干部檔案查閱申請(qǐng)表》；明確規(guī)定查閱者的權(quán)利與義務(wù)等。例如，不少單位制定了《人事檔案保管保密制度》。該制定規(guī)定，凡保管干部檔案的單位，都應(yīng)以《干部檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)考核評(píng)分表》中所列內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，盡力配齊人員和設(shè)備，管理好本單位的干部檔案；檔案部門(mén)應(yīng)設(shè)閱檔室，實(shí)行監(jiān)督閱檔的工作方法，防止失密泄密；在檔案室和閱檔室，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆物品及易引鼠入室的食品等物。檔案室周?chē)辉试S存放易燃物，以確保絕對(duì)安全；干部檔案是重要機(jī)密，嚴(yán)禁任何人私自保存檔案材料；檔案室是機(jī)要重地，非管理人員及無(wú)關(guān)人員，一律不得進(jìn)入檔案室。檔案工作人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦好交接手續(xù)；干部檔案管理人員不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)干部檔案的內(nèi)容，以防泄密。工作中形成的各種草稿，廢紙等不得亂扔，一律按保密紙?zhí)幚砗弯N(xiāo)毀；嚴(yán)禁用電話索取或提供有關(guān)干部檔案的內(nèi)容和涉及干部的政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題的材料。嚴(yán)禁任何人攜帶干部檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。這些規(guī)定，都是為了保證干部檔案安全而制定的保管措施。

　　05、干部檔案的利用

　　干部檔案的利用是指干部檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱、借閱檔案的規(guī)定和利用單位工作的需要，提供干部檔案查閱、借閱，或出具相關(guān)證明材料等服務(wù)，是整個(gè)干部檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。利用工作包括很多內(nèi)容：

　?、倬幹茩z索工具。做好利用工作的前提是編制一套合理的檢索工具，即按照干部檔案的內(nèi)容和形式特征，對(duì)每份干部檔案進(jìn)行標(biāo)引和著錄，然后將形成的一個(gè)個(gè)條目系統(tǒng)編排成各種檢索工具，并通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。

　?、趧?chuàng)造利用條件。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，檔案保管部門(mén)應(yīng)該為檔案利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，主動(dòng)開(kāi)展利用咨詢等活動(dòng)。為此，干部檔案管理部門(mén)一方面要加強(qiáng)自身基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和提高現(xiàn)代化管理水平，提供閱覽、借出、計(jì)算機(jī)檢索、數(shù)字咨詢、網(wǎng)上查檔等服務(wù)；另一方面要全面實(shí)現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化，建立干部檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并嵌入個(gè)黨政機(jī)關(guān)的局域網(wǎng)系統(tǒng)中，通過(guò)權(quán)限設(shè)置面向本機(jī)關(guān)所有成員開(kāi)放利用。除此之外，還應(yīng)該認(rèn)真分析干部檔案利用者的新需求，及時(shí)調(diào)整服務(wù)策略，創(chuàng)造更好的利用條件。

　?、壑鲃?dòng)提供服務(wù)。干部檔案的利用者大多是單位領(lǐng)導(dǎo)和人事管理部門(mén)，干部檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)這些利用者的職能和工作需要主動(dòng)提供檔案服務(wù)，如每年的干部考核時(shí)，干部檔案管理部門(mén)應(yīng)該提早做好材料準(zhǔn)備工作，以提高干部考核工作的質(zhì)量和效率。再如，干部招聘或大的人事調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門(mén)同樣需要干部檔案部門(mén)的協(xié)助和支持，提供人事統(tǒng)計(jì)信息或人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)，人事統(tǒng)計(jì)信息有助于人事管理部門(mén)決策，人事檔案轉(zhuǎn)遞服務(wù)的效率則直接影響著干部的任職時(shí)間。

　　從利用者的角度考慮，則必須履行相關(guān)的利用手續(xù)，尤其是簽字、登記手續(xù)，并按照干部檔案利用的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　利用環(huán)節(jié)是干部檔案收集、鑒定、整理、保管的目的，其他環(huán)節(jié)都是為利用環(huán)節(jié)奠定基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件的，各個(gè)環(huán)節(jié)間相輔相成，融會(huì)貫通。干部檔案管理部門(mén)應(yīng)該樹(shù)立正確的管理理念，在統(tǒng)籌兼顧各個(gè)環(huán)節(jié)工作的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)干部檔案的提供利用，掌握工作的主動(dòng)權(quán)，得心應(yīng)手地處理干部檔案管理中的問(wèn)題，提高工作效率，真正為干部人事工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　06、干部檔案的查閱

　　干部檔案管理的最終目的是為了提供利用。查閱人事檔案是基本的利用方式之一。例如，有的是因?yàn)榭疾?、任免、聘任、調(diào)動(dòng)、組織處理、審干、入學(xué)、入黨、入團(tuán)、出國(guó)、參軍、職級(jí)待遇、治喪等需要查閱干部檔案的，有的是因?yàn)榕c他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或病重不能口述提供情況的，以及其他特殊原因，必須從其檔案中取得旁證材料，可查閱其檔案中的有關(guān)材料，有的是因?yàn)榫帉?xiě)黨史、軍史、革命斗爭(zhēng)史、地方志等各種史志或撰寫(xiě)人物傳記時(shí)，該干部已經(jīng)死亡或因年邁喪失記憶，有病不能口述、書(shū)寫(xiě)，可查閱其履歷或自傳材料，有的是因?yàn)檎ú块T(mén)等單位因偵查、審理和公證必須通過(guò)干部檔案，取得旁證材料的，可查閱有關(guān)材料……凡此種種，都需要查閱干部檔案。

　　為了保證干部檔案的安全，需要建立人事檔案查閱制度，從而對(duì)干部檔案的查閱進(jìn)行有效管理。制定干部檔案查閱制度需要注意：

　　①需要查閱干部檔案的單位，應(yīng)派黨員干部持單位介紹信和主要領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理審批手續(xù)后方可查閱。有的單位制定了《借閱干部檔案審批表》，必須填寫(xiě)表后才能按照程序借閱檔案。

　　同時(shí)需要注意到，由于干部級(jí)別的差異。在查閱不同級(jí)別的干部檔案時(shí)，需要授權(quán)的單位和個(gè)人并不相同。以上海某高校為例，該高校比照干部制度規(guī)定：查閱局級(jí)以上干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由校黨委負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)和組織部蓋章，送市委組織部辦理查閱手續(xù)；查閱本校處級(jí)干部的檔案，《查閱干部檔案審批表》須經(jīng)本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，校黨委組織部負(fù)責(zé)人審核同意，并蓋章；查閱本校其他教職工檔案，《查閱干部檔案審批表》應(yīng)由本單位黨委（黨總支、直屬支部）主要負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，并蓋上公章，經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意方可查閱。

　　向外省、市、區(qū)查閱干部檔案，必須事先與對(duì)方相應(yīng)一級(jí)的黨組織取得聯(lián)系，征得對(duì)方同意后，才能按規(guī)定手續(xù)開(kāi)具《查閱干部檔案審批表》，前往查閱。

　?、诓殚喺邞?yīng)在本室內(nèi)專(zhuān)人監(jiān)督查閱，允許查閱的內(nèi)容和范圍由本室人員確定。

　?、廴魏蝹€(gè)人都不得查閱或本人或直系親屬的檔案。

　　④本室保管的檔案一律不外借，因工作需要要從檔案中取證時(shí)，需征得本室人員同意后方可復(fù)制。

　?、輫?yán)格遵守保密制度和查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，違者視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

　?、抟獝?ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁抽取、撤換、涂改、圈劃?rùn)n案材料。閱檔時(shí)禁止吸煙，以免損壞檔案材料。

　?、咭话闱闆r下，查閱檔案在閱覽室進(jìn)行。由于特殊情況，需要借出檔案室閱檔時(shí)，則不僅需要借閱人在人事部門(mén)開(kāi)具《查借閱人事檔案審批表》，注明借閱時(shí)間、借閱人姓名、檔案的具體內(nèi)容（干部檔案要填寫(xiě)個(gè)人的姓名），經(jīng)人事檔案室負(fù)責(zé)人同意后，才能辦理外借登記手續(xù)。原則上，借閱的檔案需要當(dāng)天歸還，且不容許轉(zhuǎn)借。如果采用了人事檔案管理系統(tǒng)，則在系統(tǒng)中進(jìn)行登記和注銷(xiāo)。同時(shí)，如果借出的檔案超過(guò)了一定的期限未歸還，則必須進(jìn)行催還。