建設(shè)工程檔案管理規(guī)范，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越重視檔案管理，尤其是對(duì)于建設(shè)工程行業(yè)來(lái)講，其檔案管理極為重要。在建設(shè)行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)信息呈爆炸式增長(zhǎng)，將各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸檔并進(jìn)行有效管理，有利于企業(yè)乃至建設(shè)工程行業(yè)的后續(xù)發(fā)展。

　　建設(shè)工程檔案管理規(guī)范

　　一、建設(shè)工程檔案管理的重要性

　　在工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成相關(guān)的建設(shè)工程資料，通常以文字、、聲音、表格等形式進(jìn)行記錄，有著較高的應(yīng)用價(jià)值與存儲(chǔ)價(jià)值。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)建設(shè)行業(yè)蓬勃發(fā)展，各個(gè)城市的建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量不斷增加，有價(jià)值的工程資料不斷增多。

　　建設(shè)工程項(xiàng)目在施工之前的資料主要包括上級(jí)批準(zhǔn)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)文本以及施工合同、招投標(biāo)文件、實(shí)地勘察資料、計(jì)劃任務(wù)書(shū)等；建設(shè)工程項(xiàng)目在施工過(guò)程中的資料主要有施工資料、質(zhì)量監(jiān)督資料、竣工驗(yàn)收資料等；建設(shè)工程項(xiàng)目竣工之后的資料則有工程結(jié)算材料、竣工圖紙、項(xiàng)目驗(yàn)收材料等。建設(shè)工程項(xiàng)目從施工到竣工會(huì)形成很多資料，并涉及到施工方方面面，對(duì)保障工程質(zhì)量、后期維護(hù)、糾紛處理等方面都有著極為重要的作用，因此做好建設(shè)工程檔案管理工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)以及整個(gè)建筑行業(yè)發(fā)展都有著巨大的現(xiàn)實(shí)意義。

　　二、加強(qiáng)建設(shè)工程檔案規(guī)范化管理的措施

　?。ㄒ唬┙ㄔO(shè)工程檔案管理的基本依據(jù)

　　基于建設(shè)工程檔案的特點(diǎn)，我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案收集、形成、累積、整理、歸檔等方面提出了基本要求以及法律法規(guī)。例如《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作指南》《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法與要求》等最新法律法規(guī)、規(guī)范性文件、標(biāo)準(zhǔn)版本，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行解讀，并結(jié)合實(shí)際情況開(kāi)展檔案管理工作，讓工作有章可循、有據(jù)可依，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，為檔案使用者提供有價(jià)值的服務(wù)。

　?。ǘ╆P(guān)于檔案管理工作的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督以及檢查

　　相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)具備獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目資料歸檔工作進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，并將后期維護(hù)檢查及監(jiān)督工作做好。由于各方面客觀因素的存在，當(dāng)前建設(shè)工程檔案管理部門(mén)中存在著較多兼職檔案管理人員，為了提升這些檔案員的工作能力，應(yīng)當(dāng)要求其積極參與工程項(xiàng)目例會(huì)，這樣能夠協(xié)調(diào)解決有關(guān)檔案歸檔的問(wèn)題，同時(shí)監(jiān)督各類檔案的實(shí)際狀態(tài)，還可以組織一部分人員分階段地對(duì)施工單位做好相關(guān)指導(dǎo)與檢查。此外，還可以通過(guò)實(shí)體培訓(xùn)班、網(wǎng)上教學(xué)等方式進(jìn)行授課，或者是要求建設(shè)工程檔案管理人員到各個(gè)單位做現(xiàn)場(chǎng)講解，主要針對(duì)規(guī)范制度、知識(shí)技術(shù)、法律法規(guī)等與檔案業(yè)務(wù)有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行推廣，從而為建設(shè)單位相關(guān)部門(mén)以及其他單位在檔案裝訂、整理、歸檔等方面提供更加清晰的思路，以提升檔案管理的效率與質(zhì)量。

　?。ㄈ╆P(guān)于檔案管理體制及工作程序的規(guī)范

　　在具體的施工過(guò)程中，建設(shè)工程項(xiàng)目檔案需要實(shí)施的管理體制是統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理與負(fù)責(zé)，具體體現(xiàn)在如下方面：一是檔案管理體系的規(guī)范與完善。建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)充分利用當(dāng)前的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然后開(kāi)展統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化分級(jí)管理、扁平化管理進(jìn)行綜合管理。隨著對(duì)檔案管理組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，目前檔案管理已經(jīng)完成網(wǎng)絡(luò)分層劃分，下設(shè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員、檢查小組、督導(dǎo)小組、管理小組等，同時(shí)明確各小組的職責(zé)與責(zé)任，并與其績(jī)效考核掛鉤。二是監(jiān)理單位檔案管理體系的規(guī)范與完善。整體監(jiān)控責(zé)任由總監(jiān)理工程師主要負(fù)責(zé)，同時(shí)還配有電氣儀表、設(shè)備以及工藝安裝、土建等不同領(lǐng)域的專業(yè)工程監(jiān)理。通過(guò)綜合巡視、檢驗(yàn)等方式將監(jiān)督工作有序完成，并形成全面系統(tǒng)的監(jiān)理資料。三是施工單位檔案管理體系的規(guī)范與完善。為了進(jìn)一步提升所收集檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性。施工單位應(yīng)設(shè)置“五部一室”，即“財(cái)務(wù)部、物資部、計(jì)劃部、工程部、技術(shù)質(zhì)量部、檔案室”，對(duì)施工過(guò)程中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行全面收集與整理，然后通過(guò)“五部一室”保障建設(shè)工程項(xiàng)目資料的質(zhì)量，即要讓資料足夠完整、客觀、準(zhǔn)確。

　　（四）關(guān)于建設(shè)工程項(xiàng)目合同及最終結(jié)算方面的有效控制

　　相關(guān)單位在對(duì)施工協(xié)議以及其他有效合同進(jìn)行簽訂的過(guò)程中，需做好文檔資料收集、整理工作，還要對(duì)移交與變更方面提出明確要求。在對(duì)最終結(jié)算進(jìn)行辦理的過(guò)程中，則要由檔案管理部門(mén)確認(rèn)簽字，隨后再繼續(xù)進(jìn)行后期的付款工作。

　?。ㄎ澹┳畲笙薅缺Ｕ弦?guī)范措施的落實(shí)

　　首先，要建立由內(nèi)部檔案管理部門(mén)、參建單位以及其他相關(guān)職能部門(mén)所組成的資料考核小組，其作用是定期對(duì)文件資料進(jìn)行收集、累積、形成、整理等環(huán)節(jié)中所存在的歸檔責(zé)任制進(jìn)行有效落實(shí)，以提升建設(shè)工程項(xiàng)目質(zhì)量管理的力度。其次，需要進(jìn)一步做好相關(guān)考核以及檢查。最后，以考查結(jié)果為基本依據(jù)，并根據(jù)“責(zé)任制”的明確要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰。

　　三、關(guān)于建設(shè)工程檔案的應(yīng)用

　?。ㄒ唬┰诮ㄔO(shè)工程施工管理中的應(yīng)用

　　在建設(shè)工程建設(shè)過(guò)程中，檔案能夠?qū)⑹┕と^(guò)程真實(shí)地反映出來(lái)，是評(píng)定工程質(zhì)量以及查驗(yàn)工程質(zhì)量等級(jí)的主要依據(jù)之一，并在工程擴(kuò)建過(guò)程中也發(fā)揮著非常重要的作用。在實(shí)際施工過(guò)程中，難以避免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，如果未知隱患不斷累積，則可能會(huì)引發(fā)嚴(yán)重的工程事故，而負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人員則必須要根據(jù)相關(guān)檔案對(duì)事故發(fā)生的原因進(jìn)行分析，從而及時(shí)找到解決辦法。因此，檔案的真實(shí)性、客觀性、完整性對(duì)于監(jiān)督判斷有著非常重要的影響。

　?。ǘ┰诳⒐ぶ械膽?yīng)用

　　建設(shè)工程項(xiàng)目竣工完成之后，建設(shè)單位需要嚴(yán)格履行后期對(duì)工程的維修管理以及改建、擴(kuò)建等服務(wù)項(xiàng)目。其中后期維護(hù)的有效依據(jù)主要有設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更圖紙、竣工圖紙等，同時(shí)項(xiàng)目檔案資料也是工程評(píng)優(yōu)、審計(jì)稽查、后期評(píng)價(jià)、責(zé)任追究等的基本依據(jù)。

　　因此，規(guī)范的檔案管理是建設(shè)工程項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)后期管理服務(wù)的主要依據(jù)?？偠灾ㄔO(shè)工程檔案資料是項(xiàng)目施工、運(yùn)行、投產(chǎn)、管理、維護(hù)、監(jiān)測(cè)、擴(kuò)建或者改建等方面的基本依據(jù)，是整個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目施工過(guò)程中的重要記錄，其中有非常豐富的數(shù)據(jù)資源、核心資料。

　　因此，做好建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)企業(yè)以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著非常重要的作用。身為建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立全面質(zhì)量管理思想，不斷提升檔案管理的效率與質(zhì)量，確保各類資料的真實(shí)性、完整性、客觀性，促進(jìn)檔案工作能夠穩(wěn)步開(kāi)展。