隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案數(shù)量逐年遞增，在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與技術日新月異的今天，服務檔案數(shù)字化成為一種必然趨勢，亟待更為廣泛地推廣。

　　服務檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)檔案包含有紙質(zhì)、聲像、實物等各種介質(zhì)，而數(shù)字化檔案則是利用計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉(zhuǎn)化為計算機網(wǎng)絡中可以存儲的、數(shù)字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數(shù)字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網(wǎng)絡上進行，最終可儲備形成一個系統(tǒng)的檔案信息庫，方便人們及時提取信息，實現(xiàn)資源共享。

　　2017年以來，為了開發(fā)檔案資源，方便檔案利用，能源公司投入大量人力物力進行檔案數(shù)字化加工。檔案資源是企業(yè)開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。檔案信息資源是企業(yè)信息的一個重要組成部分，過去公司一直使用粗放型模式，增加了辦公人員和辦公費用，致使管理成本大幅上漲。

　　而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。因此，我們按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T31—2017的規(guī)定，將留置在庫房中的檔案資料進行數(shù)字化建設。

　　經(jīng)過4個多月的拆卷、掃描、修圖、分件、OCR文本識別、系統(tǒng)掛接、裝訂、總質(zhì)檢，公司檔案數(shù)字化加工工作終于完成。這項工作有效保護了檔案原件，使檔案利用更加安全，尤其對一些意義重大的檔案資料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。

　　另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為，有效改善了檔案的利用方式，不再受“孤本”的限制，可通過智慧系統(tǒng)專網(wǎng)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能，一份資料可以同時提供所需要它的人共享，可以通過網(wǎng)絡軟件進行在線借閱，擴大了檔案的利用空間，讓更多的人來了解檔案，利用檔案，不再受時間限制，利用者可以隨時使用自己所需的文件。

　　與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，按照檔案借閱工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權，單位內(nèi)部領導和有關部門可以在各自辦公室查閱檔案。

　　檔案數(shù)字化大大提高工作效率，提升了工作服務的水平和質(zhì)量，實現(xiàn)了無紙化辦公，提高了經(jīng)濟效益，擴大了檔案的利用空間，縮短了檔案的傳送時間，提高了檔案的查詢、檢索速度，檔案由管理向信息研究與利用有了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。