近年來，各企業(yè)檔案數(shù)量呈爆發(fā)性增長，越來越多的檔案量導(dǎo)致企業(yè)不得不花更多的時間整理，花費較高的費用租賃檔案室和聘請專業(yè)人員管理，相比之下，檔案外包管理公司可以有效解決傳統(tǒng)的檔案管理人力需求大、投資成本高、儲存空間不足等多方面問題，促進(jìn)檔案管理工作更加簡單、便利、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　但是我國檔案外包行業(yè)剛興起不久，檔案外包公司發(fā)展情況良莠不齊，所以為了達(dá)到較好的檔案外包管理效果，企業(yè)在選擇檔案外包管理公司也應(yīng)考慮以下幾個問題：

　　檔案外包管理公司

　　一、檔案管理者（委托人）政治可靠，熟悉并掌握檔案整理加工業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，具有一定檔案管理工作經(jīng)驗和經(jīng)歷。

　　二、存放、整理、查閱檔案的庫房、工作場地、查檔室，應(yīng)安裝全方位攝像監(jiān)控設(shè)施。

　　三、涉及檔案管理使用的計算機、打印機、復(fù)印機、平板掃描儀等均屬涉密設(shè)備，不允許按非涉密設(shè)備管理、使用或處理。

　　四、非涉密的U盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)嚴(yán)禁在涉密電腦等設(shè)備上使用。

　　五、檔案整理數(shù)字化外包公司必須擁有企業(yè)保密乙級以上資質(zhì)，方有權(quán)利參與檔案整理數(shù)字化加工競標(biāo)活動。

　　六、檔案整理工作（含檔案數(shù)字化）的從業(yè)人員，進(jìn)場前需要進(jìn)行政審，無犯罪記錄，并簽訂《保密協(xié)議》后方可進(jìn)入委托方檔案工作場地。

　　七、外包公司檔案從業(yè)人員按接觸文件范圍、涉密程度分核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員。核心涉密人員及重要涉密人員需在省市保密局備案。外包公司有責(zé)任對員工定期進(jìn)行保密培訓(xùn)及考試，每次培訓(xùn)及考試結(jié)果應(yīng)有據(jù)可查。

　　八、外包公司檔案加工從業(yè)人員不得將手機等有攝錄像功能的設(shè)備帶入工作場地。

　　九、檔案整理工作中產(chǎn)生的廢紙，待整體工作結(jié)束后，應(yīng)由專人統(tǒng)一用碎紙機進(jìn)行碎紙?zhí)幚怼?/p>

　　十、人事檔案整理數(shù)字化加工涉及個人信息和隱私。檔案整理工作人員嚴(yán)格要求遵守保密制度，不得私自涂改、泄露、損毀檔案中任何材料。

　　十一、檔案數(shù)字化加工過程中規(guī)定遇委托方帶密級的文件可不掃描，委托方有特殊要求者除外。

　　十二、數(shù)字化外包公司帶入工作場地的所有計算機硬盤均由委托方提供。工作結(jié)束后，所有計算機硬盤拆下來交委托方保管、使用，所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入單位（委托方）計算機網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器后，還應(yīng)有備份。

　　十三、如外包公司的從業(yè)人員發(fā)生檔案泄密等事故，按情節(jié)輕重，給予當(dāng)事人行政處罰或追究其法律責(zé)任。