檔案數(shù)字化是目前檔案部門開展較多，也是外包較多的一項業(yè)務。紙質檔案數(shù)字化公司而言，有時候也是一項看似簡單弄不好不賺錢的工作?！都堎|檔案數(shù)字化規(guī)范》為我們提供了一套可供借鑒的數(shù)字化工作流程。但實際工作中檔案館的檔案整理情況以及數(shù)字化需求千差萬別，因此，開展數(shù)字化工作時可有所取舍地參考該標準。

　　必須贊的一點是這個標準對每個數(shù)字化工作環(huán)節(jié)均給出了相應的表單，質量控制理念一級棒。

　　開展數(shù)字化工作首先要配備相關的人員、設備，制定數(shù)字化工作管理制度。

　　作為一項勞動密集型的工作，不管對檔案館還是數(shù)字化公司會希望掃描設備速度快、效果好、不損傷檔案。

　　目前常見的掃描設備有平板掃描儀、高速掃描儀等。

　　在開展數(shù)字化工作前，需要制定相應的工作計劃，其中重點要明確掃描前整理要求、掃描文件的格式、掃描文件的命名方式、分辨率、數(shù)據(jù)移交要求。

　　如果通過外包形式開展數(shù)字化工作，這些需求要在合同中予以明確。

　　作為檔案館人員，還要重點做好數(shù)字化成果檢查和檔案安全保密工作，檔案出庫時要做好登記，之后便進入數(shù)字化流程。

　　對數(shù)字化的檔案首先要進行數(shù)字化前處理。

　　明確是否需要對檔案進行重新排序、重新編制頁碼，是否能夠拆除裝訂物，破損的檔案是否需要修復等，并根據(jù)確定的結果開展工作。

　　同時要建立目錄數(shù)據(jù)庫，也就是確定檔案的著錄信息。

　　具體的著錄內容可參考《檔案著錄規(guī)則》以及《文書檔案元數(shù)據(jù)方案》等相關元數(shù)據(jù)方面的標準。

　　接下來進行檔案掃描。

　　紙質檔案數(shù)字化公司掃描工作注意幾點：

　　一是要根據(jù)檔案的紙張韌性、大小選擇能確保檔案安全又能快速掃描的設備。

　　二是掃描模式一般選擇彩色模式。

　　三是分辨率一般不低于300dpi。

　　四是存儲用文件格式一般為JPEG，瀏覽用文件格式一般為PDF或OFD。

　　五是數(shù)字化檔案的命名一般在檔號基礎上擴展。

　　比如一份文件共5頁，可以命名為“檔號+頁號”。

　　檔案掃描完畢后需要進行圖像處理，主要工作內容是糾偏、裁邊、去污、質檢。

　　圖像處理完畢進行數(shù)據(jù)掛接，掛接完畢的數(shù)據(jù)主要檢查目錄是否與原文保持一致，圖像能否正常打開。

　　掛接完畢后進入驗收環(huán)節(jié)。

　　驗收內容主要有：過程文件的齊全性，目錄數(shù)據(jù)的準確性，元數(shù)據(jù)元素的完整性，數(shù)據(jù)掛接的準確性以及載體有木有病毒。

　　驗收工作是一項很有技術含量的工作，能夠將更多的驗收內容交給軟件進行的話，會高效又準確，但對很多檔案員來說是個短板。

　　人工驗收的話一般采取抽檢方式，如果一批次抽檢不合格，這批次檔案需重新進行質檢、修正，直至合格。

　　驗收合格的檔案裝訂回原樣入庫并辦理入庫手續(xù)。

　　接著開始下一批檔案的數(shù)字化工作。

　　什么是檔案數(shù)字化呀？

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，為檔案工作提供更好的服務。

　　傳統(tǒng)檔案管理模式存在的勞動強度大、重復工作多、占用空間多、利用效率低和檔案信息共享、利用不便捷等問題，不僅如此，紙質檔案因保存年代久遠后，會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中又極易造成新的、不可逆的損壞。在數(shù)字化轉型和加強軟實力建設的今天，紙質檔案數(shù)字化勢在必行。

　　為加快推進檔案信息化建設，做好“存量數(shù)字化”，在湛江市檔案局、四航局檔案室的指導下，公司檔案室于2021年12月全面啟動了檔案數(shù)字化掃描工作。截至今年5月底，對室存1974-2000年10萬余頁文書檔案進行了系統(tǒng)化、規(guī)范化的數(shù)字化加工，取得了階段性成果。

　　正值“喜迎二十大檔案頌輝煌”第十五個國際檔案日，讓我們來看看公司紙質檔案數(shù)字化工作的行動吧~

　　扎實推進嚴把檔案數(shù)字化建設“質量關”

　　試加工確定標準

　　2021年12月20日，數(shù)字化加工正式進場，開啟檔案數(shù)字化試加工階段。在試加工階段，公司檔案室選取了一批存在紙質磨損、歸檔有錯漏、字跡不清、紙張大小不一等疑難問題的檔案作為試加工階段的樣本，按照檔案修裱、檔案查缺、材料補充、信息錄入、原件掃描、圖像處理、掛接歸檔等加工程序，逐一確定數(shù)字化加工標準，形成涵蓋檔案出入庫、數(shù)字化前處理、數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、數(shù)據(jù)掛接、裝訂還原、成果驗收與移交9個方面39條數(shù)字化加工工作標準，并邀請四航局檔案室到現(xiàn)場指導確定數(shù)字化加工標準，驗收數(shù)字化檔案試加工批次數(shù)據(jù)，全面啟動檔案數(shù)字化工作。

　　表單化規(guī)范流程

　　公司檔案室在掃描工作中始終堅持標準，狠抓質量，根據(jù)《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》制定檔案數(shù)字化項目要求，細化項目實施方案，整理制定了包括《借檔還檔登記表》《紙質檔案數(shù)字化前處理工作單》《紙質檔案掃描工作單》《數(shù)字化圖像處理工作單》《數(shù)據(jù)錄入工作單》等8個檔案數(shù)字化各流程規(guī)范表單。

　　加強與檔案數(shù)字化外包公司溝通，通過集中培訓、跟蹤指導等方式，確保檔案案前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理存儲、數(shù)據(jù)質檢掛接、數(shù)據(jù)驗收備份等各個環(huán)節(jié)質量保證措施落到實處。

　　定任務嚴格驗收

　　組織嚴格規(guī)范的檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)驗收工作，明確數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質量檢查任務，每個工作人員操作前，要先對上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進行質量檢查：檔案掃描員負責檢查檔案前處理質量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質量，數(shù)據(jù)掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質量，質檢員負責檢查所有環(huán)節(jié)工作質量，并在具體工作中，安排專人以每日抽檢當日已完成數(shù)據(jù)的方式，檢查已完成數(shù)字化轉換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫和圖像文件的總體質量，確保數(shù)據(jù)達到有關要求和標準。

　　掃描處理前效果VS掃描處理后效果

　　每批數(shù)字化加工成果抽檢比率不低于20%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”，并退回重新處理。質量抽檢的合格率達到100%時，才給予驗收“通過”，并填寫紙質檔案數(shù)字化驗收登記表單，確保數(shù)據(jù)達到有關要求和標準。