洛陽市檔案管理：為進一步推動黨建工作檔案資料管理系統化、科學化、規(guī)范化，洛陽關林街道采取“探索、提升、規(guī)范”三步法，在原有黨員檔案管理基礎上，提升黨員檔案管理規(guī)范化水平。

　　探索構建黨員檔案審核機制。將日常審核作為解決黨員檔案中突出問題的重要抓手，明確收入黨員檔案的資料包括入黨申請書、入黨積極分子考察登記表、發(fā)展黨員全程記實表、預備黨員考察鑒定表、入黨志愿書和思想匯報、政審材料、公示材料、轉正申請書等材料，以“清單式”規(guī)范檔案收集。通過查閱黨員檔案將問題發(fā)現在源頭、處理在萌芽，對重要信息真實性存疑的，采取補證缺失材料、查閱原始憑證等方式進行調查核實，做到檔案規(guī)范、資料完整。

　　提升黨員檔案存放硬件基礎。按照“一人一檔、專人負責”的原則，打造標準化黨員檔案管理陣地，設立專用檔案室，統一定制黨員檔案盒、檔案柜、管理制度牌，做到專室保管、專柜保存、專盒存放，確保黨員檔案保存有場所、管理有制度、安全有保障。同時對黨員檔案掃描建立電子登記簿，實行無紙化保存方便后期查詢。

　　規(guī)范黨員檔案歸檔管理制度。安排專人負責黨員檔案管理工作，對每份檔案信息進行梳理并按所在支部歸檔存放，建立黨員檔案轉出（入）臺賬，確保進檔有人收，出檔有記錄，不斷規(guī)范黨員檔案接收轉出、檔案查借閱審批等程序。

　　同時，做好與黨員信息庫的同步動態(tài)更新，切實提升黨員檔案日常管理規(guī)范化、制度化水平，使得街道黨員檔案做到有據可查，確保每一份檔案的來源、變動全部清晰明確，有利于更加高效地處理黨員事務。

　　檔案管理基本流程

　　第一條管理部門

　　1．公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

　　2．文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依照如下原則點收：

　　1．檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

　　2．文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。

　　3．文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。

　　4．與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

　　第三條文件整理

　　點收文件后，應以下列方式整理：

　　1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2．右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角立即釘牢。

　　3．文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條檔案分類

　　1．檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2．檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　3．同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。

　　4．每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　5．檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2

　　為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條檔案名稱及編號

　　1．檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。

　　2．各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數是視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3．檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱稱其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4．檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審核

　　慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　第六條檔號編定

　　1．案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。

　　2．案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

　　3．檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。

　　4．檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂

　　則填寫于右上角。

　　第七條歸檔與檔案清理

　　1．歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　2．檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　第八條保存期限

　　文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1．永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權狀及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。

　　2．10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。

　　3．5年保存：（1）期滿或解除合約；（2）其他經核定保存5年的文書。

　　4．1年保存：結案后無長期保存必要者。

　　5．規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第九條檔卷清理

　　1．管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必須要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。

　　2．保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管理人員應將“收（發(fā)）文件登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯

　　上面注明部分銷毀之日期。

　　第十條調卷程序

　　1．各部門經辦人員因業(yè)務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門主管核準后向管檔人員調閱。

　　2．管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調卷人員?！罢{卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催。

　　3．于檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。

　　4．檔案歸還時，經管檔人員核查無誤并于“調卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行

　　歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　第十一條調卷管理

　　1．“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。

　　2．調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報名原因，請管理人員負責處理。

　　3．調卷人員調閱檔案，應于規(guī)定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。

　　4．調閱案件限與經辦業(yè)務有關者，如調閱與經辦業(yè)務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。