建筑工程質(zhì)量關(guān)乎人們生命財產(chǎn)安全，因此如何加強(qiáng)建筑工程中的施工管理以及保障建筑工程的質(zhì)量是當(dāng)前建筑企業(yè)面臨的重要問題，而建設(shè)工程管理檔案記錄了整個建筑工程的施工過程，因此提高工程建設(shè)項目檔案管理效率十分必要。為了更好地規(guī)范管理建筑檔案，就必須保證建筑工程檔案記錄與建筑工程施工同時進(jìn)行。

　　工程建設(shè)項目檔案管理

　　一、建設(shè)工程檔案概述

　　在建筑工程建設(shè)期間需要歸檔的檔案文件主要包括以下四個內(nèi)容：

　?。ㄒ唬?zhǔn)備階段的相關(guān)文件

　　建筑工程在建設(shè)前期要對建筑機(jī)構(gòu)進(jìn)行構(gòu)想和設(shè)計，并做好建筑工程的市場調(diào)研工作，還要對建筑工程可行性進(jìn)行研究。評估建筑工程的選址、造價以及材料是否合理，建筑工程前期準(zhǔn)備的檔案資料由很多文件組成，主要有立項文件、用地拆遷文件、勘察設(shè)計文件、招投標(biāo)文件、開工審批文件以及建筑工程的基本信息。

　?。ǘ┙ㄖこ瘫O(jiān)理文件

　　在建筑工程施工期間，監(jiān)理人員要對建筑工程的施工質(zhì)量、施工材料、施工進(jìn)度以及施工技術(shù)進(jìn)行評估、記錄。其主要包括監(jiān)理管理文件、建筑工程項目施工進(jìn)度控制文件、施工質(zhì)量控制文件、工期進(jìn)度管理文件以及監(jiān)理驗收文件。

　?。ㄈ┙ㄖこ淌┕の募?/p>

　　建筑工程的施工資料對建筑工程的施工技術(shù)具有一定的指導(dǎo)作用，也是建筑工程施工管理成效的體現(xiàn)。其主要包括建筑工程施工管理文件、施工技術(shù)文件、施工進(jìn)度管理文件、造價管理文件、施工材料使用記錄、施工試驗檢測文件以及施工質(zhì)量驗收文件。

　?。ㄋ模┙ㄖこ炭⒐を炇瘴募ㄖこ痰尿炇瘴募菍ㄖこ谈黜楎炇战Y(jié)果的記錄，可以有效發(fā)現(xiàn)建筑工程中存在的施工問題，并督促施工單位根據(jù)相應(yīng)的施工標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改進(jìn)。這一類檔案主要由建筑項目的竣工圖、驗收和備案文件以及聲像文件組成。

　　二、建設(shè)工程檔案管理的重要性

　　建筑工程檔案是建設(shè)工程項目中不可或缺的部分，是建筑工程質(zhì)量的有效體現(xiàn)。建設(shè)工程檔案管理對建筑工程質(zhì)量控制具有重要意義，是提高建設(shè)工程質(zhì)量的有效手段。

　　三、現(xiàn)階段建設(shè)工程檔案管理過程中存在的問題

　?。ㄒ唬ㄔO(shè)工程檔案管理工作不重視

　　一些建筑企業(yè)將工作重點放在工程的進(jìn)度和質(zhì)量上，忽視了建設(shè)工程檔案管理的重要性，一味追求工程進(jìn)度和經(jīng)濟(jì)效益，檔案管理工作形同虛設(shè)，在工程檔案管理人員的選配上缺乏統(tǒng)籌意識。

　　（二）建設(shè)工程檔案管理方式落后，缺乏健全的檔案管理制度

　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多建筑單位已經(jīng)配備了先進(jìn)的檔案管理軟件，但仍有一些單位還在采用傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案管理模式，這不僅造成人力、物力資源的浪費，還造成了檔案管理效率低下的現(xiàn)狀。有的建筑單位雖然配備了先進(jìn)的檔案管理軟件，但是由于培訓(xùn)不到位以及管理人員素質(zhì)較低的緣故，使得檔案管理軟件運(yùn)用率較低，不能真正發(fā)揮檔案管理軟件的作用。

　?。ㄈ┙ㄔO(shè)工程檔案管理人員素質(zhì)較低

　　由于很多檔案管理人員上崗前沒有進(jìn)行專項的檔案管理工作培訓(xùn)，檔案管理實踐經(jīng)驗不足，導(dǎo)致一些建設(shè)工程檔案不能滿足歸檔要求，比如工程資料復(fù)印件經(jīng)過多次修改涂抹后再進(jìn)行復(fù)印，導(dǎo)致建設(shè)工程資料字跡不清晰，不符合檔案歸檔要求，如果被存檔將會嚴(yán)重影響后期的施工工作。由于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，造成建設(shè)工程檔案管理效率低下，不利于建設(shè)工程施工的順利開展。

　?。ㄋ模┙ㄔO(shè)工程檔案缺乏真實性

　　建設(shè)工程是一個比較復(fù)雜的過程，其檔案管理具有工作量大以及資料來源復(fù)雜、多樣的特性，對其進(jìn)行正確的管理存在一定難度。由于建設(shè)單位檔案歸檔時管理體系不完善，再加上檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致建設(shè)工程檔案管理比較混亂，容易出現(xiàn)紕漏。

　　一些建筑單位沒有重視檔案管理，沒有專業(yè)的檔案管理人員，不能明確劃分檔案管理職責(zé)，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不能實現(xiàn)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化和信息化，不能有效保障建設(shè)工程檔案的真實性。

　　四、強(qiáng)化建設(shè)工程檔案管理的措施

　?。ㄒ唬┦炀氄莆沼嘘P(guān)建設(shè)工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)針對檔案管理，我國出臺了很多檔案管理條例，比如《中華人民共和國檔案法》等，這些法規(guī)條例為建設(shè)工程檔案管理指明了方向。所以建設(shè)工程檔案管理人員要熟練掌握與建設(shè)工程檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，這樣才能更利于檔案管理工作的推進(jìn)，促使建設(shè)施工全程記錄與檔案整理工作同步進(jìn)行。

　?。ǘ┎粩嗉訌?qiáng)規(guī)范建設(shè)工程檔案管理工作的基本要求

　　首先，要加強(qiáng)建設(shè)工程檔案系統(tǒng)化管理。在檔案組織管理方面要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，不斷實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，根據(jù)實際的檔案管理人員現(xiàn)狀對建設(shè)工程檔案管理工作進(jìn)行職責(zé)劃分，實行責(zé)任制，最大限度保障建設(shè)工程檔案的真實性和可行性。

　　可以在現(xiàn)有的檔案管理小組基礎(chǔ)上設(shè)置相應(yīng)的督查檢查小組，以進(jìn)一步提高建設(shè)工程檔案管理效率。其次，為了保障建設(shè)工程檔案信息的準(zhǔn)確性，可以建立一定的監(jiān)督機(jī)制。建設(shè)工程在施工過程中需要工程師對整個施工流程進(jìn)行監(jiān)督，確保建設(shè)工程按計劃進(jìn)行。在建設(shè)工程監(jiān)督工作中，一般通過平行檢驗的方式來進(jìn)一步保障檔案管理資料的真實性。

　　最后，施工單位要不斷加強(qiáng)管理體系建設(shè)。為了保證建設(shè)工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，施工單位還要不斷加強(qiáng)管理體系建設(shè)。一個完整的建設(shè)工程管理體系要設(shè)置一個工作室和五個執(zhí)行部門。

　　一個工作室指的就是檔案工作室，五個部門主要是建設(shè)工程項目規(guī)劃部門、物資部門、財務(wù)部門、技術(shù)質(zhì)量部門以及監(jiān)督部門。建設(shè)工程在施工過程中需要檔案工作室與五部門的相互配合，對建設(shè)工程中所有的資料進(jìn)行實時監(jiān)控，以保障檔案記錄工作準(zhǔn)確呈現(xiàn)建設(shè)工程的建設(shè)全過程。

　?。ㄈ┳龊媒ㄔO(shè)工程檔案管理的組織調(diào)控

　　每個建設(shè)單位都會圍繞建筑工程項目建立自己的檔案管理部門，其主要目的是有效管理建設(shè)工程的各種資料，結(jié)合建筑工程的實際情況對建筑工程的施工給出專業(yè)指導(dǎo)意見，有效調(diào)節(jié)各部門的工作。

　　建設(shè)工程檔案管理人員要經(jīng)常參與工程建設(shè)的相關(guān)會議，這樣可以更全面了解建設(shè)工程的實際狀況，有效收集檔案資料，對建設(shè)工程檔案的狀態(tài)和內(nèi)容進(jìn)行全面監(jiān)管。建設(shè)工程檔案管理人員還要加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提高建設(shè)工程檔案管理人員的工作效率。

　　（四）控制好建設(shè)工程的預(yù)結(jié)算

　　建設(shè)工程單位在簽訂合同后，要對建設(shè)工程的前期工程資料進(jìn)行整理，之后交給檔案管理工作室。在建設(shè)工程結(jié)算尾款時，要與檔案部門核對相關(guān)資料，只有獲取了檔案管理部門的批準(zhǔn)簽字后，才能進(jìn)行最終結(jié)算。

　　（五）落實好檔案管理職責(zé)

　　建設(shè)單位在工程建設(shè)中會設(shè)置檔案管理部門、施工質(zhì)量監(jiān)督部門以及考核部門。檔案管理部門需要定時對這些部門的工程資料進(jìn)行匯總歸納，以進(jìn)一步保障檔案資料的完整性。為了更好地發(fā)揮檔案管理的作用，還要根據(jù)建設(shè)工程的實際情況在檔案管理部門設(shè)置獎懲制度，有效激發(fā)檔案管理人員的積極性。

　　（六）提升建設(shè)工程檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)力度

　　建設(shè)工程檔案管理主體在人，所以建筑工程單位要高度重視檔案管理工作人員的培訓(xùn)，通過對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)一步推動建設(shè)工程檔案管理工作的順利開展。除此之外，建設(shè)單位還要定期邀請檔案管理專家進(jìn)行檔案管理知識講座，宣傳最新的檔案管理理念。

　　建設(shè)工程檔案管理人員也要與時俱進(jìn)，積極接受新的檔案管理理念，并對建設(shè)工程檔案進(jìn)行創(chuàng)新管理，不斷強(qiáng)化自身的管理技能。建設(shè)工程檔案管理人員還要確保新的檔案管理理念與建設(shè)工程項目實踐相結(jié)合，從而實現(xiàn)建設(shè)工程檔案創(chuàng)新管理。

　　工程建設(shè)檔案管理辦法

　　一、工程檔案材料的收集、整理范圍

　　（一）工程準(zhǔn)備階段檔案材料

　　1、立項檔案材料：項目建議書；項目建議書審批意見及前期工作通知書；可行性研究報告及附件；可行性研究報告審批意見；關(guān)于立項有關(guān)的會議紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)講話；專家建議檔案；調(diào)查資料及項目評估研究材料。

　　2、建設(shè)用地征地、拆遷檔案材料：選址申請及選址規(guī)劃意見通知書；用地申請報告及用地計劃批準(zhǔn)書；拆遷安置意見、協(xié)議、方案等；建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件；劃撥建設(shè)用地檔案；國有土地使用證。

　　3、勘察、測繪、設(shè)計檔案材料：工程地質(zhì)勘察報告；水文地質(zhì)勘察報告、自然條件、地震調(diào)查；建設(shè)用地釘樁通知單；地形測量和撥地測量成果報告；申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書；初步設(shè)計圖紙和說明；技術(shù)設(shè)計圖紙和說明；審定方案通知書及審查意見；有關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)檔案或取得的有關(guān)協(xié)議；施工圖及其說明；設(shè)計計算書；政府有關(guān)部門對施工圖設(shè)計檔案審批意見。

　　4、招投標(biāo)檔案材料：勘察設(shè)計招投標(biāo)檔案；勘察設(shè)計承包合同；施工招投標(biāo)檔案；施工承包合同；工程監(jiān)理招投標(biāo)檔案；監(jiān)理委托合同；編標(biāo)合同、標(biāo)底；

　　5、開工審批檔案材料：建設(shè)項目列入年度計劃的申報檔案；建設(shè)項目列入年度計劃的批復(fù)檔案或年度計劃項目表；規(guī)劃審批申報表及報送的檔案和圖紙；建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件；建設(shè)工程開工審查表；建設(shè)工程施工許可證、審計證明等；工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)。

　　6、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人檔案材料：工程項目管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單；工程項目施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單。

　　（二）監(jiān)理檔案材料：

　　1、監(jiān)理規(guī)劃

　　2、監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題

　　3、監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題

　　4、進(jìn)度控制

　　5、質(zhì)量控制

　　6、造價控制

　　7、分包資質(zhì)

　　8、監(jiān)理通知

　　9、合同與其他事項管理

　　10、監(jiān)理工作總結(jié)

　?。ㄈ┦┕n案材料：

　　土木工程

　　1、土木工程

　?、偈┕ぜ夹g(shù)準(zhǔn)備檔案

　?、谑┕がF(xiàn)場準(zhǔn)備

　　③地基處理記錄

　?、芄こ虉D紙變更記錄

　　⑤施工材料質(zhì)量證明及復(fù)試試驗報告

　?、奘┕ぴ囼炗涗?/p>

　?、唠[蔽工程檢查記錄

　?、嗍┕び涗?/p>

　　2、電氣、給排水、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工?/p>

　?、僖话闶┕び涗?/p>

　　②圖紙變更記錄

　?、墼O(shè)備、產(chǎn)品質(zhì)量檢查、安裝記錄

　?、茴A(yù)檢記錄

　?、蓦[蔽工程檢查記錄

　　⑥施工試驗記錄

　?、哔|(zhì)量事故處理記錄

　?、喙こ藤|(zhì)量檢驗記錄

　?。ㄋ模┛⒐を炇諜n案材料：

　　1、工程竣工總結(jié)

　　①工程概況表

　　②工程竣工總結(jié)

　　2、竣工驗收記錄

　?。?）建筑安裝工程

　?、賳挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量驗收記錄

　?、诳⒐を炇兆C明書

　?、劭⒐を炇請蟾?/p>

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J(rèn)可檔案）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。?）市政基礎(chǔ)設(shè)施工程

　　①單位工程質(zhì)量評定表及報驗單

　?、诳⒐を炇兆C明書

　　③竣工驗收報告

　?、芸⒐を炇諅浒副恚òǜ鲗ｍ楎炇照J(rèn)可檔案）

　?、莨こ藤|(zhì)量保修書

　?。ㄎ澹┛⒐D：

　　1、綜合竣工圖

　?、倬C合圖

　?、谑彝鈱I(yè)圖

　　2、專業(yè)竣工圖

　?、俳ㄖ⒐D

　?、诮Y(jié)構(gòu)竣工圖

　?、垩b修（裝飾）工程竣工圖

　?、茈姎夤こ蹋ㄖ悄芑こ蹋┛⒐D

　?、萁o排水工程（消防工程）竣工圖

　?、薏膳L(fēng)空調(diào)工程竣工圖

　?、呷?xì)夤こ炭⒐D

　?。┕こ炭⒐そY(jié)算檔案材料：

　　施工單位決算書、監(jiān)理單位初審書、跟蹤審計初審書、審計部門審定書以及工程竣工結(jié)算的全部資料。

　　（七）甲供材檔案材料：

　　甲供材招標(biāo)、議標(biāo)、投標(biāo)檔案、合同檔案、招標(biāo)評標(biāo)記錄檔案。

　?。ò耍┰诮üこ淘聢蟊斫y(tǒng)計檔案材料

　　在建工程月報表統(tǒng)計工作由項目負(fù)責(zé)人在每月28日之前將各工程月報表報至檔案員，報表內(nèi)容包括工程形象進(jìn)度、當(dāng)月完成產(chǎn)值，并附工作量計算書。

　　（九）在工程建設(shè)中使用計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)手段形成的檔案材料（電子檔案）。

　　二、歸檔檔案的質(zhì)量要求

　　1、歸檔的檔案應(yīng)最少有一份原件；

　　2、檔案的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程；

　　3、工程檔案的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合；

　　4、工程檔案應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等；

　　5、工程檔案應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備；

　　6、工程檔案中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297㎜×210㎜），圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　7、工程檔案的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大，耐久性強(qiáng)的紙張，圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖的復(fù)印件；

　　8、所用竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括："竣工圖"字樣，施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)，竣工圖章尺寸為：50㎜×80㎜。竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；

　　9、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)，凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖；

　　10、不同幅面的工程圖紙按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297㎜×210㎜），圖標(biāo)欄露在外面；

　　11、歸檔檔案的案卷不宜過厚，一般不超過40㎜，案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)檔案；

　　12、卷內(nèi)檔案均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從"1"開始，單面書寫的檔案頁號編在右下角，雙面書寫的檔案，正面在右下角，背面在左下角；

　　13、案卷的裝訂：文字材料必須裝訂，既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂，裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用，裝訂時必須剔除金屬物。

　　三、工程檔案的驗收與移交

　　（一）列入城建檔案館接收范圍的工程，在組織工程竣工驗收前，項目負(fù)責(zé)人會同檔案員應(yīng)提請城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收，未取得城建檔案館管理機(jī)構(gòu)出具的認(rèn)可文件不得組織工程竣工驗收。

　?。ǘ┕こ虣n案的移交

　　1、工程準(zhǔn)備階段文件中立項文件材料、勘察測繪、設(shè)計文件材料、招投標(biāo)文件材料和各種合同、標(biāo)底、答疑會記錄技術(shù)交底、領(lǐng)取的各種證照文件等前期文件資料由責(zé)任人分別負(fù)責(zé)收集，移交項目負(fù)責(zé)人。施工階段文件資料由各項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織收集。前期文件資料在工程開工后一個月內(nèi)將形成的文件檔案一式四份移交至檔案員。

　　2、監(jiān)理文件、施工文件、竣工驗收文件材料、竣工圖所形成的文本檔案要求一式兩份，竣工圖要求一式四份，在工程竣工驗收后一個月內(nèi)，由工程項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)牽頭將監(jiān)理單位、施工單位的檔案移交至檔案員。

　　3、工程竣工結(jié)算文件材料由項目負(fù)責(zé)人會同施工單位在辦理結(jié)算的同時將形成的檔案移交至檔案員。

　　4、甲供材文件材料由項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)在工程竣工后一個月內(nèi)將形成的檔案一式兩份移交至檔案員。

　　5、以上歸檔文件符合質(zhì)量要求以及《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》要求時，由移交人提交移交清單一式兩份，由移交人和接收人雙方簽字，辦理移交手續(xù)。

　　6、檔案員在工程竣工的2-5個月內(nèi)將檔案移交至城建檔案館一份，重點工程科保存一份，另保存一份文字檔案目錄和電子檔案目錄，目錄內(nèi)容要詳細(xì)、便于查找。

　　7、各項目負(fù)責(zé)人是本項目檔案搜集、整理、歸檔的責(zé)任人，必須在規(guī)定時間內(nèi)將所收集范圍內(nèi)的資料（圖）文件收集齊全，并整理合格后交檔案員，檔案員必須在規(guī)定時間內(nèi)將各工程項目負(fù)責(zé)人提供的資料（圖）文件立卷歸檔和移交。由于不負(fù)責(zé)任造成檔案資料遺失的，將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)處理。

　　8、監(jiān)理、施工、設(shè)計等單位在規(guī)定時間內(nèi)不能提供完整檔案的除扣發(fā)工程款外，視情節(jié)輕重給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰，項目負(fù)責(zé)人在核付工程款時辦理，直至檔案交齊。

　　9、檔案員是基建檔案搜集、整理、分類歸檔的責(zé)任人，對檔案的系統(tǒng)完整、歸檔及時、整潔規(guī)范、安全保密負(fù)責(zé)。要檢查指導(dǎo)各項目負(fù)責(zé)人搜集、整理、上交檔案的情況，及時催交應(yīng)歸檔的檔案資料，對歸檔不及時、檔案有缺損的要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。

　　10、檔案員應(yīng)做好檔案的借閱和利用工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到隨時調(diào)閱檔案隨時找到，快捷迅速。