在當今醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院電子檔案管理模式成為醫(yī)院檔案管理的主流，電子檔案管理模式順應了當前數字化信息的時代，電子檔案管理是指將醫(yī)院的各類檔案以數據庫的形式進行入檔、管理。相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，電子檔案管理已是大勢所趨，大大提高了工作效率。

　　醫(yī)院檔案管理實現電子檔案的優(yōu)勢

　　首先，簡化了工作流程。傳統(tǒng)醫(yī)學檔案管理是人工整理、登記，耗費了大量的人力、物力、財力，并且出錯率比較高。現在采用電子檔案的檔案管理模式，極大地簡化了工作流程，數字化檔案管理是采用計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術、多媒體技術以及存儲技術等，將傳統(tǒng)紙質的資源轉化為數字化的檔案信息，以數據庫的形式進行儲存。

　　數字化的存儲模式能夠實現及時利用、有效共享，對檔案的現代化管理、使用和傳播都具有很重要的作用。數字化的檔案管理模式可以隨時修改，隨時調動，既方便又迅速。

　　其次，電子檔案管理靈活，直觀性強。在醫(yī)院中如果想要查詢檔案的借記情況，在計算機上直接輸入借記人的信息就可以查閱，管理人員可以及時地查到相應的信息，方便靈活，減少了管理人員的很多時間，而且提高了檢索的準確率。

　　在不接觸檔案的情況下就可以檢索到相關信息，這對檔案原件來說是極大的保護，可以延長紙質檔案的存放時間。在檔案的錄入及整理上，數字化技術有著人工檔案管理沒有的優(yōu)勢，可以減少出錯率，提高檔案的利用率。

　　實施電子檔案模式后，統(tǒng)計工作變得輕松、高效。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院里比較棘手的問題，現在電子檔案的檔案管理模式，極大地簡化了傳統(tǒng)檔案工作模式，有效提高了工作效率，對醫(yī)院整體的發(fā)展具有重要的推動作用。因此，針對醫(yī)院檔案數字化管理中存在的問題，采取對應的策略具有重要意義。

　　醫(yī)院電子檔案管理存在的主要問題

　　1.醫(yī)院認識不足

　　現在很多醫(yī)院對檔案管理并沒有投入較大的關注度，對醫(yī)院的發(fā)展形式的認識也不到位，所以大多數醫(yī)院對于檔案的管理知識在于初步階段，并沒有形成規(guī)范的電子檔案體系。醫(yī)院普遍認為檔案管理并沒有什么實際的意義，他們認為檔案管理的好壞跟醫(yī)療水平沒有太大的關系，所以在檔案管理上并沒有太大的投資。

　　2.專業(yè)人員缺乏

　　雖然計算機技術發(fā)展迅速，但是在醫(yī)療方面并沒有在相應的技術上有過硬的要求，醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化水平明顯不高，而且醫(yī)院檔案管理處多是年紀較大的或是轉崗的人員，他們只會基礎的計算機技術，再加上醫(yī)院對檔案管理的不重視，電子檔案技術在檔案管理上的應用則可想而知，缺乏專業(yè)性的檔案管理人員的現象較為普遍。

　　3.基礎設施不達標

　　醫(yī)院檔案想要電子檔案模式必須要有先進的、齊備的軟硬件系統(tǒng)設施，這是電子檔案模式必不可少的基本條件，目前很少有醫(yī)院在電子檔案建設中配套設施齊全。建設設施速度緩慢，技術力量、技術基礎以及數據庫建設等方面較為薄弱是檔案數字化建設進程中一個較難的關卡。

　　4.數字技術存在安全隱患

　　由于電子檔案技術不受實踐和地域的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數字化的信息內容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。

　　雖然電子檔案技術比較方便，但是其存在的問題是不容忽視的，在國家相關網絡法律還不健全的情況下，檔案室需要加緊落實把關環(huán)節(jié)，建立網關、防火墻、安裝防病毒軟件等來維護電子檔案，保證數字化信息的安全。

　　電子檔案管理模式的策略

　　1.培養(yǎng)專業(yè)化人才

　　人才培養(yǎng)是電子檔案建設的關鍵，現在醫(yī)院醫(yī)護人員中，低學歷者較多，不喜歡從事檔案管理者居多，缺乏相關計算機技術的專業(yè)人才，所以要想發(fā)展數字化管理模式，首要任務是培養(yǎng)專業(yè)性人才，包括專業(yè)人員、管理人員以及后續(xù)儲備人員。

　　要深刻認識到自己人力資源缺乏，首先在現有的人員中進行信息素質培養(yǎng)，有關網絡技術的專業(yè)培養(yǎng)，使之緊跟信息時代的步伐，數字時代的醫(yī)院檔案管理人員既要有扎實的傳統(tǒng)檔案知識，又要具備一定的醫(yī)學知識、計算機知識、網絡知識，培養(yǎng)復合型人才，同時與管理人員進行有效的溝通，化解心理障礙。

　　2.提高思想認識

　　醫(yī)院要摒棄檔案管理與醫(yī)療水平無關就不重視的想法，檔案管理作為醫(yī)院的基礎工作，應該引起醫(yī)院領導的重視。醫(yī)院應將檔案管理列入醫(yī)院工作的日程，對檔案管理工作者增加保障力度，根據規(guī)定安排合理規(guī)范的檔案管理工作室。

　　醫(yī)院可以建立自己的局域網絡，這為信息資源共享提供了有利契機，利用計算機和網絡技術為檔案工作人員隨時提供信息查詢的通道，提高檔案利用水平，通過系統(tǒng)化聯網，提供信息在線檢索和閱檔服務，為檔案工作人員提供便利。

　　3.加強硬件設施

　　保障信息安全要實施電子檔案管理模式，對醫(yī)院的硬件設施也有較高的要求，硬件靠譜，數字化發(fā)展才能有序進行。醫(yī)院要建立一整套完整的計算機網絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)，這樣才可以為醫(yī)院電子檔案建設留下發(fā)展的空間。內部設施完善后還需要外部的配合，包括打印設備、掃描設備、拷貝等方便信息的輸入、輸出和利用。

　　電子檔案技術的發(fā)展，使得以數字為載體的信息安全性較低，由于不受時間空間的限制，電子文件不受載體的限制，在時間和空間的變化下，數字化的信息內容和位置易發(fā)生變化，在安全措施不到位的情況下，特別容易發(fā)生信息泄漏的問題。

　　加強硬件設施還可以保障信息的安全性。有必要建立醫(yī)院電子檔案信息的安全保障系統(tǒng)，確保數字檔案的安全和完整，應采用相應的信息安全技術，在技術上應加強防范，可以使用防火墻、防病毒軟件、認證與授權技術等。要加強對檔案中價值較大的文件的保護，價值較大、保密性強的文件容易遭到黑客的侵襲，醫(yī)院有必要最大限度的加強防范。

　　現在大型醫(yī)院的檔案電子檔案管理模式還是比較廣泛的，數字化建設為檔案的管理開發(fā)和利用創(chuàng)造了空前有利的條件，使得檔案在醫(yī)院中的價值得以體現，加強數字化建設，推進醫(yī)院檔案數字化管理模式是順應時代發(fā)展的要求，符合醫(yī)院現代化管理的發(fā)展。

　　是新時代檔案管理的必由之路，現代化數字技術的發(fā)展是代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案工作模式必然趨勢，這樣才能夠促進醫(yī)院快速全面的發(fā)展。

　　電子檔案管理系統(tǒng)

　　一、電子檔案管理系統(tǒng)建設

　　電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件和軟件兩個方面：

　　1.硬件系統(tǒng)的組成

　　一、服務器標準2U機架式高性能服務器。

　　處理器：1顆六核Intel Xeon E5-2620v3；芯片組：英特爾Intel C600，內置UEFI固件；內存：配置32GB，DDR4內存，≥24個內存插槽，最大支持內存容量≥1536GB；硬盤：配置3塊1TSATA硬盤，支持SSD硬盤；RAID：獨立8通道高性能SAS，RAID卡，支持RAID0/1/5/6/10/50/60等RAID級別；

　　網絡：標配2個千兆網口，最多可集成高性能四個千兆網口，可選增加2個萬兆網口且不占用PCI-E插槽，支持網絡喚醒、網絡冗余、負載均衡等高級網絡特性。

　　二、高速掃描儀

　　饋紙式A4雙面高速掃描儀。參數要求：光學分辨率300dpi/600dpi；掃描速度：單面：65ppm（縱向），80ppm（橫向）/雙面：130ipm（縱向），160ipm（橫向）。

　　三、平板掃描儀

　　零邊距，A3幅面，支持jpg、多頁tiff、多頁pdf格式。

　　四、備份設備

　　大容量移動硬盤（4T）。

　　五、打印機

　　用于檔案或文件等檔案及目錄的輸出。

　　六、刻錄機

　　用DVD盤備份數據。

　　七、臺式機或一體機一臺。

　　2.軟件系統(tǒng)的組成

　　一、數字化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)網絡版

　　包括電子檔案采集子系統(tǒng)（標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打印，檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核、檔案圖片加密、掛接等）；醫(yī)院檔案日常業(yè)務管理子系統(tǒng)（檔案日常管理、分箱、檔案轉出轉入，散材料收集管理、鑒別、轉出轉入、銷毀、待處理、歸檔，檔案審核、日志管理、檔案查詢、統(tǒng)計，花名冊，用戶權限分配，檔案字典等）；

　　數字化檔案網上查閱子系統(tǒng)（基于B/S架構的查借閱系統(tǒng)，根據不同的分配權限進行電子檔案查閱，并記錄檔案被查閱的信息，便于日后查詢）；遠程查閱及遠程查閱安全認證系統(tǒng)（電子圖像數字安全認證、圖像文件加密、安全傳輸加密認證等）。

　　二、數字化醫(yī)院檔案單機采集系統(tǒng)

　　包括標準檔案目錄轉換導入、管理、編輯、打??；檔案數字化掃描、圖像處理、數字化審核（圖片瀏覽）、檔案圖片加密、掛接、向上級組織部門數據報送等功能。

　　三、網絡拓撲結構

　　檔案管理系統(tǒng)支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。對于網絡條件比較好的部門，推薦使用集中式部署模式，即采用總部集中建設模式，基于部門內部網絡，將檔案信息資源集中存放。

　　通過網絡實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的Web查詢平臺和統(tǒng)一的權限管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　二、電子檔案管理系統(tǒng)功能模塊介紹

　　電子檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過局域網絡、組織系統(tǒng)專網實現醫(yī)院檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。

　　按照醫(yī)院檔案業(yè)務工作流程，經過分管領導批準、檔案管理人員的授權，單位內部閱檔人員可以在各自辦公室的計算機上查閱醫(yī)院檔案，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案，也可以通過網絡實現遠程閱檔。系統(tǒng)全面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升醫(yī)院檔案工作服務的水平和質量，實現醫(yī)院檔案由傳統(tǒng)管理向醫(yī)院信息研究與利用的質的轉變。

　　1.系統(tǒng)總體規(guī)劃

　　“電子檔案管理系統(tǒng)”由信息采集部分、檔案管理部分、信息利用部分和安全控制部分?；A數據的來源可從“組織醫(yī)院管理系統(tǒng)”中得到或通過紙制檔案的錄入、檔案材料的掃描、檔案目錄數據的導入等多種途徑進行數據收集。

　　并可通過單位內部辦公平臺完成檔案信息的批量采集、協同處理，構建網絡信息采集協同處理平臺。檔案管理部分包括：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護功能。信息利用部分可完成檔案的統(tǒng)計、查詢、網上閱檔等功能。

　　2.數字化檔案采集系統(tǒng)

　　檔案從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區(qū)分高掃材料、平掃材料，然后進行數據采集。掃描采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。

　　（1）檔案目錄整理

　　根據檔案材料選擇人員，并導入人員的檔案目錄；同時拆分檔案，區(qū)別出高速掃描材料和平板掃描材料。檢查每份材料的頁數與目錄中的頁碼是否一致，如不一致則修改目錄的頁碼，同時標記出高掃材料。其主要功能包括：人員選擇、人員查詢、導入目錄、目錄編輯、打印目錄等。

　?。?）檔案數字化采集

　　對材料分別進行高速掃描和平板掃描，將掃描圖像添加到采集系統(tǒng)中，對圖像進行簡單的處理，如糾偏、裁剪、去污、圖片掛接等。為了方便用戶及時處理散材料，系統(tǒng)提供了零散材料管理模塊。

　　零散材料處理由收集和材料整理兩部分組成，材料收集是根據紙質材料在系統(tǒng)中登記材料名稱，然后通過掃描儀等圖像處理設備材料電子化，對電子材料進行必要的處理后，完成掛接操作，然后再通過材料整理將材料進行歸檔。

　?。?）檔案材料審核

　　檔案審核主要是審核材料的準確性，對材料進行調整和編輯。確保掃描的檔案材料的正確性、清晰度，在數據采集過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協同操作，流水線方式完成信息的采集、審核過程。

　?。?）系統(tǒng)維護

　　主要是增加、刪除用戶、修改用戶口令、修改用戶角色，系統(tǒng)的日志管理，數據備份、數據恢復等功能。

　　3.電子檔案管理系統(tǒng)

　　電子檔案管理系統(tǒng)可以實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數字化管理。系統(tǒng)由四大模塊組成：檔案業(yè)務管理、信息管理、系統(tǒng)維護、管理工具，其中檔案業(yè)務管理是數字化檔案管理系統(tǒng)的核心，其功能模塊包括：案卷管理、材料管理、檔案審核和任前審核。

　?。?）檔案案卷管理

　　案卷管理是檔案系統(tǒng)業(yè)務處理模塊，主要用于完成對整本檔案的管理工作，包括檔案的轉入、轉出、分箱、查閱、借閱等功能。檔案轉入是接收外來單位轉來的醫(yī)院人事檔案。首先由送檔人將“檔案”及“轉遞登記表”送交接收單位。接收單位管檔人員收到檔案，對照“轉遞登記表”，核對醫(yī)院人事檔案，審核通過后，在“轉遞登記表”回執(zhí)上簽字蓋章，返回“回執(zhí)單”，將檔案按程序入庫存放。

　　檔案轉出業(yè)務主要完成醫(yī)院人事檔案轉出移交業(yè)務，系統(tǒng)對檔案轉出情況進行詳細登記。

　　檔案的利用，對于檔案的查閱、借閱，利用人填寫“查借閱檔案審批表”內容，經審批后，方可進行檔案的查借閱。借閱人員，需在借閱的20日之內歸還檔案，到期未歸還系統(tǒng)自動提醒。

　　檔案的查詢、統(tǒng)計是對檔案利用的兩種方式。檔案查詢主要包括對醫(yī)院人事檔案狀態(tài)的查詢，包含對在庫狀態(tài)查詢、接收未入庫狀態(tài)查詢、檔案分箱位置查詢；按單位進行分類查詢；對每個人檔案材料情況查詢；其它情況查詢。

　　檔案統(tǒng)計主要包括醫(yī)院人事檔案量的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案工作情況的統(tǒng)計；包括醫(yī)院人事檔案材料收集、鑒別、歸檔、轉出等情況的統(tǒng)計；整理工作情況的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案提供利用情況的統(tǒng)計；醫(yī)院人事檔案管理隊伍狀況的統(tǒng)計；其它情況統(tǒng)計。根據日常業(yè)務的需要，靈活建立統(tǒng)計方案，完成統(tǒng)計工作。

　?。?）檔案材料管理

　　檔案材料管理主要完成對檔案目錄的編輯，材料的轉入、轉出以及紙質材料數字化等操作。檔案材料的收集、鑒別、歸檔和材料整理是檔案管理工作中的重要內容。材料接收后鑒別檔案材料，檔案核對后區(qū)分可以入檔和不可入檔材料。可以入檔材料進行歸檔操作后，將材料歸入檔案，系統(tǒng)自動調整檔案目錄。不可以入檔材料，轉入“待處理”材料。

　　（3）檔案審核

　　檔案審核業(yè)務模塊主要完成三項功能：任前審核、檔案審核、統(tǒng)計功能。任前審核是對擬任用人員情況的審核，可生成相關的擬任用表格，如果審核人員已被任用，系統(tǒng)將會在信息數據庫中增添此人員；

　　檔案審核是對當前所管檔案材料完整性，手續(xù)完備性情況的審核，系統(tǒng)可生成相應的登記表格；統(tǒng)計功能完成審核中各項情況的統(tǒng)計包括檔案審核數量情況統(tǒng)計、檔案變化數量情況統(tǒng)計、檔案材料變化情況統(tǒng)計、缺少材料統(tǒng)計、提拔情況統(tǒng)計、未提拔情況統(tǒng)計等。

　　4.檔案網上閱檔系統(tǒng)

　　通過網上審批授權檔案查閱申請，實現在網上對檔案的查閱功能以系統(tǒng)專用資源網為網絡基礎，采用B/S（瀏覽器/服務器）模式架構，在系統(tǒng)內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。

　　系統(tǒng)在進行安全方面考慮：可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日志記錄；信息采用加密信道傳輸等多種方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

　　5.備份系統(tǒng)

　　為保證系統(tǒng)數據安全，提供計劃備份和手動備份功能。備份的內容包括檔案管理數據和數字化材料數據。系統(tǒng)備份由管檔人員執(zhí)行，可以定義一個星期備份一次或隨時手動備份。備份數據可采用移動硬盤、刻錄機等存儲保存。

　　6.系統(tǒng)還原

　　系統(tǒng)還原與系統(tǒng)備份相對應，當出現硬件損壞、感染病毒、誤操作等損壞數據情況時，可還原最近的備份文件來恢復檔案管理數據和數字化材料數據。

　　電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用是對檔案管理的新的有益嘗試。它結合先進的開發(fā)技術及設計思想，根據工作的實際需求，構建安全靈活的數字化檔案管理平臺，并可完成對檔案的網上查詢，是檔案管理的新思路、是創(chuàng)新之處。

　　近年來，醫(yī)院選拔任用工作推行一系列重大改革舉措，醫(yī)院考察的方式方法有了很大改進，但要全面地、歷史地考察和了解醫(yī)院，查閱醫(yī)院檔案始終是一條重要途徑。通過電子檔案管理系統(tǒng)的應用，在選拔任用醫(yī)院工作中也將發(fā)揮重要的積極作用。將會使各級檔案管理部門的信息化水平得到進一步提高。

　　電子檔案管理系統(tǒng)，是檔案工作中的一個新課題，是檔案工作開發(fā)和利用的新契機。電子檔案管理的運用在現代化管理中不僅減輕了勞動強度，而且極大地提高了工作效率，隨著“以信息化培育新動能，用新動能推動新發(fā)展，以新發(fā)展創(chuàng)造新輝煌”的現代化進程的不斷推進，電子檔案管理系統(tǒng)的不斷完善，電子檔案管理系統(tǒng)必將備受重視，電子檔案管理的步伐必將越來越快、覆蓋面越來越廣，為自身發(fā)展和社會進步做出更大的貢獻。