檔案整理服務(wù)公司泰州地區(qū)的業(yè)務(wù)也是跟隨時(shí)代在不斷拓展，根據(jù)企業(yè)檔案管理辦法，若要進(jìn)行檔案分類，需要遵循對(duì)應(yīng)的不同類型檔案整理的方法。

　　根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。

　　分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。

　　常用的分類方法有:(1)按產(chǎn)品型號(hào)分類;(2)按設(shè)備型號(hào)分類;(3)按科研課題分類;(4)按工程項(xiàng)目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機(jī)構(gòu)分類;(7)按時(shí)間分類。

　　公司檔案管理制度及流程

　　一、目的

　　加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責(zé)

　　1、行政人事部：

　　1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

　　3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

　　2、其他各部門的相關(guān)人員：

　　1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

　　3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

　　3、各部門檔案主管人員

　　1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

　　4、各部門負(fù)責(zé)人

　　1）負(fù)責(zé)對(duì)部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制本部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標(biāo)識(shí)

　　各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見后。

　　c)檔案資料的日常管理：

　?、烹娮宇惡贤蚱渌枰９艿碾娮游募瑧?yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

　　⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便

　　檢索利用。

　?、俏募Y料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排列

　　放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　　(1)借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，

　　不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

　?、茩n案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

　?、墙栝啓n案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

　?、冉铏n人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；

　　e)檔案銷毀

　?、艑?duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。

　?、茍?zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細(xì)則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　?、殴緦?duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

　?、乒臼盏降墓?，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

　?、潜竟九c其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

　?、裙绢I(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

　?、芍匾臅?huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

　　⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

　　⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

　?、瘫竟九c有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

　?、捅竟靖刹咳蚊獾奈募牧?、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　?、伪竟景l(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

　?、媳竟镜臍v史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

　　⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

　?、沿?cái)務(wù)檔案資料；

　?、腋鞣N實(shí)物檔案；

　?、悠渌哂欣煤捅４鎯r(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　　⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

　?、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存

　　檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　?、锹曄駲n案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　　⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的歸檔。

　　檔案工作制度

　　一、檔案工作是機(jī)關(guān)行政管理工作的重要組成部分，依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機(jī)制，指定檔案工作負(fù)責(zé)部門，明確檔案工作負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案工作人員。

　　二、檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將上級(jí)檔案部門的有關(guān)要求向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便分管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解檔案工作動(dòng)向，協(xié)調(diào)解決檔案工作中人、財(cái)、物等問題，部署安排檔案工作。

　　三、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應(yīng)集中存放在機(jī)關(guān)檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理。

　　四、檔案工作人員在做好檔案工作的同時(shí)，要對(duì)各科室的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案移交時(shí)審核把關(guān)。

　　五、檔案工作人員要編制各種檢索工具、參考工具，積極為單位的檔案利用工作提供便利，及時(shí)做好檔案利用情況登記和統(tǒng)計(jì)工作。

　　六、機(jī)關(guān)檔案管理部門認(rèn)真做好下屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的檢查指導(dǎo)工作。組織專（兼）職檔案工作人員參加由檔案主管部門開展的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

　　檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　二、認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。

　　三、認(rèn)真做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作，確保檔案的安全。

　　四、按規(guī)定開展檔案查閱工作，不得私自將檔案外借。

　　五、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　文件材料歸檔制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機(jī)關(guān)檔案管理部門或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。

　　二、各科室兼職檔案員于次年3月底前將工作中形成的各種應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門，由檔案工作人員整理歸檔。

　　三、專業(yè)檔案資料嚴(yán)格實(shí)行部門立卷制，各科室兼職檔案員本著“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)移交”的原則，對(duì)本科室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔，于次年6月底前移交機(jī)關(guān)檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）。

　　四、各科室兼職檔案員移交檔案前須經(jīng)單位檔案工作人員驗(yàn)收，移交時(shí)履行移交手續(xù)，填寫移交清冊(cè)。

　　檔案庫(kù)房管理制度

　　一、檔案庫(kù)房應(yīng)與查閱、辦公用房分開。

　　二、檔案庫(kù)房由檔案工作人員負(fù)責(zé)管理，并負(fù)責(zé)每天檢查門窗電源的開關(guān)情況。

　　三、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)，檔案、資料要按分類順序排列整齊。

　　四、檔案庫(kù)房必須具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)條件，并每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　五、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放其他物品，以保證庫(kù)房整潔。

　　六、檔案工作人員要做好檔案庫(kù)房的日常安全檢查，排查整改安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

　　七、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

　　二、檔案庫(kù)房和檔案柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案交接手續(xù)。

　　三、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案資料帶離崗位，確有工作需要，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

　　四、不得擅自翻印、復(fù)印涉密文件或資料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通電話或網(wǎng)絡(luò)中涉及檔案秘密；不得向無關(guān)人員談?wù)摗⑿孤队嘘P(guān)檔案內(nèi)容。

　　檔案資料查閱借閱制度

　　一、查閱各種檔案必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)同意，不準(zhǔn)私自帶走。

　　二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　三、檔案嚴(yán)格控制借出，如確因工作需要，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記，借出時(shí)間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。

　　四、查閱人員因工作需要，凡摘抄單位檔案材料，應(yīng)寫明時(shí)間、資料號(hào)、目錄，并認(rèn)真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復(fù)制，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意。

　　五、查閱檔案，必須注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布檔案內(nèi)容。如確因工作需要對(duì)外公布的，參照本單位信息公開管理辦法，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批、登記備案。

　　六、查閱檔案，必須注意愛護(hù)檔案，不得在文件材料上圈點(diǎn)、批注、勾畫、添加、篡改、污損，更不得損毀原件。

　　七、查（借）閱完畢交檔案工作人員驗(yàn)收，查（借）閱人應(yīng)填寫利用效果記錄表，以反映查（借）閱檔案資料所取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

　　檔案銷毀制度

　　一、檔案銷毀前應(yīng)當(dāng)建立由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作負(fù)責(zé)人、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及檔案工作人員（含科室兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴(yán)格進(jìn)行檔案鑒定，形成鑒定報(bào)告，按規(guī)定報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、上級(jí)業(yè)務(wù)部門同意，經(jīng)檔案主管部門審核后方可予以銷毀。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬上注明）

　　二、凡需銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　三、銷毀檔案時(shí)必須有兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和日期，并須簽名蓋章以示負(fù)責(zé)，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。

　　四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。

　　五、涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國(guó)家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　檔案統(tǒng)計(jì)與匯報(bào)制度

　　一、應(yīng)指定專人兼管檔案統(tǒng)計(jì)工作，負(fù)責(zé)單位檔案構(gòu)成、檔案利用、檔案工作人員構(gòu)成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計(jì)工作，負(fù)責(zé)檔案部門需要的各種報(bào)表填報(bào)和上報(bào)上級(jí)檔案部門工作。

　　二、抓好檔案統(tǒng)計(jì)的原始記錄工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地做好各項(xiàng)原始材料的登記，主要包括以下內(nèi)容：檔案目錄、檔案收進(jìn)、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　三、建立健全統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，掌握檔案的收進(jìn)、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數(shù)據(jù)，按上級(jí)部門要求及時(shí)報(bào)送各種報(bào)表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應(yīng)做到類別清楚、數(shù)字準(zhǔn)確無誤。

　　四、上級(jí)檔案部門需要的各類報(bào)表，要按時(shí)間要求，準(zhǔn)確無誤地報(bào)出，所報(bào)各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

　　五、統(tǒng)計(jì)人員要將統(tǒng)計(jì)工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項(xiàng)日常工作中進(jìn)行，保證檔案與賬目相符，每年年底對(duì)本年度各類數(shù)字要進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)，形成完整的統(tǒng)計(jì)資料。

　　六、統(tǒng)計(jì)人員要依據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)字及報(bào)表中的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，找出存在問題，將提出改進(jìn)措施的業(yè)務(wù)分析材料向檔案工作負(fù)責(zé)人匯報(bào)。