從一大堆紙質(zhì)戶籍檔案中細細查找某一群眾所需的檔案材料，需要花費大量的時間與精力，導致戶政服務工作效率低，這或許是戶籍內(nèi)勤一件十分發(fā)愁的事情。為實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理，結合戶籍檔案電子化管理系統(tǒng)，集中開展了電子檔案掃描錄入工作。

　　一是組織人員培訓。為確保戶籍檔案電子化工作順利開展，戶籍檔案員對電子檔案系統(tǒng)相關操作流程和規(guī)范進行了詳細學習和聯(lián)系，確保每一名工作人員都能夠熟練掌握錄入方式、系統(tǒng)操作。

　　二是全面掃描錄入。戶政窗口利用工作空余時間，組織戶籍內(nèi)勤系統(tǒng)整理、掃描錄入了2021年所有的紙質(zhì)戶籍檔案，并通過戶籍檔案電子化系統(tǒng)立卷上架、分類整理，有效解決了紙質(zhì)戶籍檔案不便查找、不便共享等問題。

　　三是加強日常管理。將電子檔案掃描錄入工作作為常規(guī)工作，列入年度工作計劃。做到檔案日清月結，要求每天辦理的業(yè)務檔案都及時錄入，確保電子檔案的連續(xù)性和完整性。同時，積極使用電子檔案服務日常工作，進一步提高電子檔案利用和查詢效率，更好地服務群眾。

　　戶籍檔案電子化系統(tǒng)

　　目前，戶籍檔案保存以紙質(zhì)為主。紙質(zhì)檔案在整理歸檔、調(diào)閱、查詢時有諸多不便。居民們在辦理檔案業(yè)務時，通常會遇到耗時太久的問題。

　　查閱歷史戶籍檔案數(shù)字化應用優(yōu)勢明顯。由于戶籍檔案歷史悠久，戶籍人口遷移變化大，新舊居民出于房產(chǎn)、征信、政審等各種用途前來辦理業(yè)務，使得歷史戶籍查檔量一直居高不下。

　　“傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢時，需要居民提供詳細地址和準確姓名，還需要人工費時翻閱查找，隨著城市的發(fā)展，同一個地址下往往有好幾家甚至是十幾家人家，翻閱查找難度就更大了?！?/p>

　　一旦家庭成員在幾個地址間多次遷移的，居民要開具家人遷出證明，民警只能隨著他的戶口遷移軌跡逐本翻閱。尤其對于年代久遠、被查詢?nèi)艘呀?jīng)過世、后代又不甚了解詳細地址的情況，僅憑通過一個姓名，要查詢到信息更是難上加難。

　　而電子檔案是通過前期掃描紙質(zhì)檔案，產(chǎn)生高清像素圖片，存入存儲設備。用戶查詢時輸入需求，后臺算法通過對存儲電子檔案進行識別，得出針對性的查詢結果。戶籍檔案電子化系統(tǒng)減輕了窗口工作人員需要離開工位、手工檢索查找等負擔，大大縮短了居民等待的時間，加快了窗口的辦事效率。

　　不僅如此，紙質(zhì)檔案因保存年代久遠后，不可避免會出現(xiàn)發(fā)黃、變脆、破損、甚至裝訂散架等情況，而在每次翻閱查找過程中，又極易造成新的、不可逆的損壞。紙質(zhì)檔案的保存還需要一定的溫度、濕度，保存條件較為嚴苛。

　　電子檔案并不會隨著時間流逝而發(fā)生物理變化，保存更加完整持久，反復查閱不會受損。紙質(zhì)檔案量只會越存越多，對保存的空間要求也會越來越大，還要安排專門的人員保管。

　　中博奧檔案針對戶籍檔案查詢痛點積極研發(fā)了基于自然語言處理構建的戶籍檔案電子化系統(tǒng)，提供檔案檢索、手寫體識別檢索、圖像檢索、同義詞檢索、特征統(tǒng)計、數(shù)據(jù)關聯(lián)、特征數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、虛擬庫房、RFID定位、數(shù)據(jù)導出、用戶管理等功能服務，實現(xiàn)對原始戶籍檔案的電子調(diào)檔查詢。

　　提升服務體驗，助力數(shù)字轉型針對手寫體及連筆字等歷史檔案檢索痛點，推出了具有針對性的解決方案。

　　通過姓名、身份證、同住人等多種維度查檔，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致的來回往返查詢舊檔案的老大難問題；同時也消除了派出所綜合窗口入駐街道服務中心、檔案室因與窗口分離導致民警調(diào)檔不便的困擾，放大了內(nèi)部“放管服”效能，市民滿意度和民警工作效率成倍提升。

　　政務服務“一網(wǎng)通辦”紅利也延伸到手機端。通過手機端就能收到一張帶有公安蓋章的電子版戶籍證明，可以永久留存，更方便隨身攜帶、打印。

　　戶籍檔案數(shù)字化轉型，使得原來的查找年代、地址的人工閱檔形式邁向從身份證、居住人、鄰居等多維度電子搜查方式的轉變，切實解決了居民因年代久遠、記憶模糊導致來回往返、多地查詢的“老大難”問題，打通了公安政務服務與群眾的“最后一公里”。

　　探索完善戶籍檔案電子化系統(tǒng)，打造一流數(shù)字基礎設施，實現(xiàn)警務效益最大化，在實現(xiàn)“進政府一扇門，辦個人大小事”的同時，助力中國城市數(shù)字化轉型和城市高品質(zhì)生活。