人事檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)符合的要求包括電子檔案的材料必須完整，所以資料掃描也要清晰。還有就是檔案的掃描件一定要在確認無誤的情況下再設(shè)置電子檔案。因為電子檔案只有在審核沒有問題以后才可以建立，當(dāng)符合上述要求后才可以建立電子檔案。

　　檔案電子化是按照國家相關(guān)技術(shù)標準，利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么人事檔案電子化的過程包含哪些具體的工作流程呢？

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術(shù)修復(fù)，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對應(yīng)的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復(fù)核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　檔案電子化系統(tǒng)

　　前不久，國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（以下簡稱《功能規(guī)定》），并于公布之日起正式實施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時廢止。

　　當(dāng)前，各行各業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會移交到檔案部門進行管理和長期保存，并提供利用。而此項業(yè)務(wù)工作的開展，注定離不開檔案電子化系統(tǒng)。

　　2001年6月，國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生，該規(guī)定已經(jīng)無法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，迫切需要新的規(guī)范出臺。

　　2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，先后組織了10余次研討會，邀請了國家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學(xué)、人民大學(xué)和部分技術(shù)企業(yè)的專家，對文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

　　《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則，要求系統(tǒng)具有開放和可擴展的體系架構(gòu)，滿足各級各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來發(fā)展的需求?！豆δ芤?guī)定》的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計以國家各級各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準，以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線，包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。

　　《功能規(guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點，規(guī)定了檔案電子化系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能，能有效促進各級各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。

　　《功能規(guī)定》中的每一項要求，都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項要求來開發(fā)此類系統(tǒng)。《功能規(guī)定》的出臺，有利于電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于實現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用，使檔案業(yè)務(wù)人員可以利用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)對電子檔案的科學(xué)、高效和安全管理。