傳統(tǒng)檔案管理升級(jí)為電子檔案管理的過(guò)程中，我們經(jīng)常要將檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化信息化。那么，什么是數(shù)字化？什么是信息化？數(shù)字化和信息化是一回事嗎？

　　01、什么是數(shù)字化？

　　檔案管理術(shù)語(yǔ)中的“數(shù)字化”

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2017）中，數(shù)字化指的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　檔案管理工作中的“數(shù)字化”

　　檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文化通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。

　　02、什么是信息化？

　　檔案管理術(shù)語(yǔ)中的“信息化”

　　《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009）中，信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文化、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式。

　　檔案管理工作中的“信息化”

　　檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。

　　檔案信息化建設(shè)需要結(jié)合現(xiàn)有的OA系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，搭建電子化、信息化、現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、存、用。

　　03、數(shù)字化≠信息化

　　從上述信息中，我們可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化并不等同于信息化，在檔案管理工作中，數(shù)字化建設(shè)也并不等同于信息化建設(shè)。

　　廣義上的“數(shù)字化、信息化”

　　信息化包含了數(shù)字化，數(shù)字化是信息化的一種表現(xiàn)形式。

　　檔案管理工作中的“數(shù)字化、信息化”

　　檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化電子檔案管理模式升級(jí)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)全面信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

　　從智慧和信息的區(qū)別來(lái)看，信息基本相當(dāng)于數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的含義是進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、科學(xué)研究和技術(shù)設(shè)計(jì)所依據(jù)的數(shù)值，是事實(shí)或觀察的結(jié)果，是用于表示客觀事物的未經(jīng)加工的原始素材，并被認(rèn)為是信息的表現(xiàn)形式和載體。

　　所以，數(shù)據(jù)基本上跟信息是一樣的東西。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，現(xiàn)在數(shù)據(jù)一詞很流行，幾乎和信息一詞在20世紀(jì)80年代的流行程度一樣。彼時(shí)是無(wú)事物無(wú)信息，現(xiàn)今則是無(wú)事物無(wú)數(shù)據(jù)；彼時(shí)是信息一詞泛化，而現(xiàn)今又是數(shù)據(jù)一詞泛化。

　　智慧檔案館首先要把檔案數(shù)據(jù)化或信息化。檔案數(shù)據(jù)化是相對(duì)于之前的檔案數(shù)字化而言的，是我在2019年的一次講話(huà)中為了區(qū)別于此前人們常說(shuō)的檔案數(shù)字化而提出來(lái)的。其實(shí)，它的意思就是把紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像中的每個(gè)字都轉(zhuǎn)換成電腦可以處理的數(shù)據(jù)或信息，并輸入電腦，進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，供人們通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行挖掘和處理。

　　數(shù)據(jù)是智慧檔案館的基礎(chǔ)。沒(méi)有數(shù)據(jù)，特別是沒(méi)有檔案內(nèi)容的所有數(shù)據(jù)，就不能把數(shù)據(jù)或信息變成智慧。也可以說(shuō)，智慧檔案館是基于數(shù)據(jù)的，有了數(shù)據(jù)和各種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，才有智慧檔案館。所以，沒(méi)有數(shù)據(jù)就談不上建設(shè)智慧檔案館。

　　智慧檔案館的數(shù)據(jù)應(yīng)包括電腦可檢索的檔案全文數(shù)據(jù)，即：信息流數(shù)據(jù)；檔案實(shí)體、檔案裝具、檔案設(shè)備等方面的數(shù)據(jù)，即物流數(shù)據(jù)；檔案工作者、檔案利用者、檔案參觀者等方面的數(shù)據(jù)，即人流數(shù)據(jù)；

　　檔案庫(kù)房溫度、濕度及各種有毒有害氣體濃度，水、火、菌、蟲(chóng)、鼠等各種環(huán)境或條件的數(shù)據(jù)，即環(huán)境數(shù)據(jù)。也就是說(shuō)，“智慧檔案館的數(shù)據(jù)=檔案全文數(shù)據(jù)＋物流數(shù)據(jù)＋人流數(shù)據(jù)＋環(huán)境數(shù)據(jù)”。在這些數(shù)據(jù)中，檔案全文數(shù)據(jù)是最關(guān)鍵、最重要、最根本、具有決定性的部分。

　　建設(shè)智慧檔案館，最重要的是運(yùn)用各種手段盡快地把紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像及錄音錄像檔案等全部轉(zhuǎn)化為電腦可以檢索的電子文檔，把檔案里的前人智慧挖掘出來(lái)，轉(zhuǎn)化為今人的智慧，這就是檔案數(shù)據(jù)化，即檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作。檔案數(shù)據(jù)化是智慧檔案館建設(shè)的要義和核心。

　　目前，檔案數(shù)據(jù)化或是把檔案由文字、聲音轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的途徑至少有以下幾種：第一種，對(duì)原件上文字為鉛排、打印的紙質(zhì)檔案以及原件上文字雖然手寫(xiě)但又十分工整的檔案，用OCR識(shí)別技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，其準(zhǔn)確率可在99%以上；

　　第二種，對(duì)原件上文字為手寫(xiě)且OCR技術(shù)不易識(shí)別的檔案，用特殊的手寫(xiě)字識(shí)別技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，其準(zhǔn)確率目前最高可達(dá)95%左右；

　　第三種，用人工錄入電腦的辦法轉(zhuǎn)化；

　　第四種，用人工朗讀文字并通過(guò)音頻技術(shù)把聲音轉(zhuǎn)換成文字，其準(zhǔn)確率也可達(dá)95%左右。需要指出的是，目前這4種轉(zhuǎn)化方式都需要人工進(jìn)行校核，都不能100%準(zhǔn)確。在轉(zhuǎn)化過(guò)程中，文字能全部準(zhǔn)確轉(zhuǎn)化出來(lái)最好，如不能也不要緊。

　　因?yàn)闄n案中并不是每個(gè)字都具有數(shù)據(jù)意義或檢索價(jià)值的，有的虛詞、連接詞、形容詞、裝飾詞、重復(fù)強(qiáng)調(diào)語(yǔ)等，即使這些字轉(zhuǎn)化不出來(lái)或不準(zhǔn)確，也并不會(huì)太大影響整份檔案的實(shí)際應(yīng)用。對(duì)全文數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，當(dāng)然是越多越好，但也不是每個(gè)字都不能少，或少一個(gè)字就不行。

　　舉一個(gè)例子：“張建國(guó)，他出生于一九四九年，也就是新中國(guó)成立的那一年。”這句話(huà)共24個(gè)字，但真正具有實(shí)際檢索意義的，只有“張建國(guó)，一九四九年出生”這10個(gè)字。

　　只要把這10個(gè)關(guān)鍵的字轉(zhuǎn)化出來(lái)了，這句話(huà)的基本意思或基本要素、主要信息、核心要義就有了，其他14個(gè)字，也就是一半以上的部分，能轉(zhuǎn)化出來(lái)當(dāng)然更好，即使不能轉(zhuǎn)化出來(lái)也不太影響全句主要意思和基本信息的表達(dá)。因此，現(xiàn)有的各種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化技術(shù)都可以先進(jìn)行應(yīng)用，并在應(yīng)用中不斷提高其轉(zhuǎn)化準(zhǔn)確率，而不必等到某種技術(shù)完全成熟了再去用。

　　智慧檔案館，光有數(shù)據(jù)還不行，還必須有數(shù)據(jù)挖掘和主動(dòng)推送技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘就是通過(guò)算法從數(shù)據(jù)庫(kù)的大量數(shù)據(jù)中展開(kāi)搜索，找出隱含的、先前未知的、有潛在價(jià)值的信息。

　　由此看來(lái)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)實(shí)際上就是對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行智慧性處理的技術(shù)，是把信息變成智慧的技術(shù)，是讓蘊(yùn)含在檔案里的智慧更加顯性、更加集中、更加智慧的技術(shù)。通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠挖掘出檔案的潛在價(jià)值和潛在用戶(hù)，挖掘出用戶(hù)的潛在需求，從而大大提高檔案的價(jià)值。

　　檔案數(shù)字化信息化管理

　　檔案數(shù)字化信息化管理是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，數(shù)字化工作涉及需要數(shù)字化檔案、人員、數(shù)字化設(shè)備與技術(shù)等，最終的產(chǎn)品是高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化系統(tǒng)工程需要大量的人力、物力和財(cái)力的投入，同時(shí)需要對(duì)數(shù)字化的流程、質(zhì)量實(shí)施有效的組織、監(jiān)控和管理等工作。

　　1、明確檔案數(shù)字化信息化內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

　　確實(shí)數(shù)字化信息化處理的檔案范圍、數(shù)量和數(shù)字化工作任務(wù)的時(shí)間周期。根據(jù)檔案數(shù)字化相關(guān)規(guī)范要求及實(shí)際情況，制定出詳細(xì)可行的紙質(zhì)檔案整理分類(lèi)、分級(jí)、編號(hào)、編頁(yè)、掃描與處理等工作規(guī)范。

　　2、確定數(shù)字化信息化實(shí)施技術(shù)途徑及質(zhì)量管控制標(biāo)

　　紙質(zhì)檔案介質(zhì)多種多樣，有打印紙、硫酸紙、繪圖紙等，記錄方式有打印、書(shū)寫(xiě)等。要有效完成檔案數(shù)字化工作，除了具備相關(guān)掃描設(shè)備的圖像處理軟件外，同時(shí)必須具體分析檔案特性。確定切實(shí)可行的實(shí)施技術(shù)途徑，根據(jù)工作標(biāo)準(zhǔn)和個(gè)流程，確定好數(shù)字化信息化過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控指標(biāo)。

　　3、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計(jì)劃

　　數(shù)字化加工場(chǎng)所組建局域網(wǎng)便于集中作業(yè)、相互協(xié)調(diào)配合，高效管理掃描、圖像處理及文件收發(fā)等工作。進(jìn)行數(shù)字化加工前需要制定一個(gè)合理的工作計(jì)劃，管理者利用該計(jì)劃結(jié)合項(xiàng)目管理類(lèi)軟件動(dòng)態(tài)地管理數(shù)字化工作進(jìn)程，兵進(jìn)行合理的調(diào)整，同時(shí)讓參與數(shù)字化工作的人員了解自己的工作量和整個(gè)數(shù)字化進(jìn)度，確保數(shù)字化工作進(jìn)展順利。

　　4、數(shù)字化加工環(huán)境搭建與工作計(jì)劃

　　檔案數(shù)字化加工工作人員必須通過(guò)嚴(yán)格的面試、考試合格后才能錄用，同時(shí)提供個(gè)人簡(jiǎn)歷及相關(guān)證件，雙方簽訂保密協(xié)議。工作人員由檔案數(shù)字化加工公司經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行統(tǒng)一上崗培訓(xùn)，具備檔案數(shù)字化加工的相關(guān)知識(shí)。檔案數(shù)字化工作涉及環(huán)節(jié)多、工作量大。往往需要大量工作人員來(lái)協(xié)同完成，這種情況下尤其需要明確工作內(nèi)容與職責(zé)，否則人多反而協(xié)調(diào)困難，差錯(cuò)多。

　　5、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備管理

　　檔案數(shù)字化加工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)所使用的掃描儀設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照涉密設(shè)備進(jìn)行管理和使用，不使用無(wú)保密保障的設(shè)備。

　　6、實(shí)時(shí)監(jiān)控

　　按照信息安全管理體系ISO270001的要求，對(duì)加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施24小時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握現(xiàn)場(chǎng)加工狀態(tài)，保證現(xiàn)場(chǎng)加工信息安全。